Digitale Zusammenarbeit

Prozesse zu optimieren stellt für jede Organisation eine Herausforderung dar. Eine verbesserte Kommunikation oder die effizientere Arbeit an gemeinsamen Projekten sind typische Problemstellungen. Digitale Zusammenarbeit bietet großes Optimierungspotential für Unternehmen.

Lesezeit: 6 Minuten

Inhalt

  1. Welche Vorteile bringt die digitale Zusammenarbeit?
  2. Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit & wie sie gemeistert werden können
  3. Wie kann Lendis Ihr Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit unterstützen?
  4. Unternehmen zukunftssicher aufstellen

Prozesse zu optimieren stellt für jede Organisation eine Herausforderung dar. Eine verbesserte Kommunikation, effizientere Arbeit an gemeinsamen Projekten oder die erfolgreiche Einbindung externer Partner sind typische Problemstellungen. Die aktuelle Corona-Krise hat diese Herausforderungen vergrößert. Große Schwierigkeiten hatten vor allem Unternehmen, die ihre Digitalisierung wenig vorangetrieben haben, da sie für eine effiziente Zusammenarbeit aus dem Home Office schlecht aufgestellt waren.

Das Thema Digitalisierung und damit verbunden die digitale Zusammenarbeit ist infolgedessen in vielen Firmen wieder in den Fokus gerückt.

Welche Vorteile bringt die digitale Zusammenarbeit?

Definition Digitale Zusammenarbeit

Unter digitaler Zusammenarbeit versteht man das gemeinsame Arbeiten an Projekten mittels digitaler Lösungen. Sie ermöglicht Teams unterschiedlicher Größe, Fragestellungen zu diskutieren, Ideen auszutauschen und Aufgaben zuzuweisen, ohne sich an einem gemeinsamen Ort aufzuhalten. Hardware verschafft allen Teammitgliedern Zugang zu Kollaborationstools, über welche sämtliche Prozesse organisiert werden.

Richtig eingesetzt, schafft die digitale Zusammenarbeit neue Möglichkeiten und bietet zahlreiche Vorteile, wie

  • – Schnelle & transparente Kommunikation
  • – Vereinfachter Informations- und Datenaustausch 
  • – Steigerung von Effizienz und Produktivität
  • – Erhöhung der Zufriedenheit durch Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Noch immer ist die E-Mail in vielen Unternehmen der primäre Weg, um Informationen und Daten auszutauschen. Ursprünglich als Ersatz für Brief und Fax entwickelt, ist sie für die meisten Aufgaben wenig praktikabel. Während die E-Mail wie eine Korrespondenz ist, werden Chat-Programme wie Slack oder Skype wie das kurze Gespräch mit Kollegen wahrgenommen. Die Tools ermöglichen eine Kommunikation in Echtzeit, durch Chat oder über Videotelefonie-Funktionen darüber hinaus vereinfachen sie den Austausch von Daten. So wird die Kommunikation deutlich beschleunigt.

Tipp: Auf der Suche nach dem passenden Tool für Ihr Unternehmen kann ein Blick in die Online-Gaming-Szene hilfreich sein. Sie ist Vorreiter in Sachen digitaler Zusammenarbeit und für den intensiven Austausch während des Spielens wurden schon früh Kommunikationstools entwickelt, die sich auch für die Arbeit in geschäftlichen Organisationen eignen.

Cloud-Dienste wie Google Drive oder Dropbox bieten einen zentralen Zugang zu Informationen und Daten. Datensilos gehören damit der Vergangenheit an. Die Dokumente sind für jeden Mitarbeiter von jedem Ort aus erreichbar und können gleichzeitig von allen Mitarbeitern bearbeitet werden.

Die Team-Arbeit lässt sich über Projektmanagement-Tools effizient steigern. Projekte werden in einzelne Aufgaben unterteilt und Mitarbeitern zugeordnet. Fragestellungen oder Updates zum aktuellen Stand werden aufgabenbezogen im Tool kommentiert. So sind alle Team-Mitglieder zu jederzeit über den Projektstatus auf dem Laufenden. 
Projekte lassen sich einfacher steuern und Arbeitsabläufe daraufhin optimieren. Wie groß die Auslastung der Teammitglieder ist, lässt sich so auf einen Blick erkennen. Sind einzelne Mitglieder überlastet, werden Aufgaben neu verteilt. Dadurch werden Stress und Unzufriedenheit vermieden.

Die digitalen Lösungen fördern die modernen Ansätze von New Work. Arbeitsmodelle wie das Home Office oder das Verbinden von Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten wird durch die digitale Zusammenarbeit problemlos möglich und schafft zusätzliche Flexibilität.

Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit & wie sie gemeistert werden können

Digitale Zusammenarbeit im Unternehmen. Herausforderungen und wie sie gemeistert werden können.

Wie erfolgreich ein Wandel der Firmenkultur ist, steht und fällt mit der Bereitschaft aller Mitarbeiter und Entscheidungsträger,  strukturelle Grundlagen zu schaffen, neue Prozesse zu etablieren und diese in die tägliche Arbeit zu integrieren.

Kenntnisse vermitteln

Um die Unternehmenskultur zu verändern, benötigt es Mitarbeiter mit hoher Anwendungskompetenz. Um dies zu erreichen, haben Unternehmen die Aufgabe ihren Mitarbeitern die hierfür notwendigen Kenntnisse zu vermitteln. Über Weiterbildungen werden neue Prozesse vorgestellt und Mitarbeiter im Umgang mit neuen Anwendungen geschult. Durch ausreichend Raum zur Entwicklung, werden Angestellte animiert Veränderungen anzunehmen und ihr Wissen weiterzugeben.

Mitarbeiter kommen nicht umhin sich auf die neue Kultur einlassen und diese täglich zu leben. Hierfür ist neben Teamfähigkeit auch eine hohe Lernbereitschaft nötig, um schnell sicher im Umgang mit neuer Technik und Kollaborationstools zu sein. 

Hard- & Software bereitstellen

Für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen, müssen Hard- & Software flächendeckend bereitgestellt und eingesetzt werden. Mit Laptops, Tablets und Smartphones sind Mitarbeiter für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ausgestattet. Konferenztechnik und Smartboards ermöglichen die problemlose Team-Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten aus. Über moderne Technik ist der Zugriff auf Kollaborations-Tools möglich. Für kleine Unternehmen und Teams steht eine Vielzahl an kostenloser Software zur Verfügung. Enterprise-Lösungen vereinen die Funktionen mehrerer Tools und vereinfachen die Integration.

Datenschutz & Sicherheit 

Der zunehmende Austausch von Informationen und Daten auf digitalem Weg, erhöht auch die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz. Das zieht entsprechende Investitionskosten für das Unternehmen nach sich, beispielsweise in die Serverstruktur und sichere Zugänge zum Firmennetzwerk für alle Mitarbeiter.

Wie kann Lendis Ihr Unternehmen bei der digitalen Zusammenarbeit unterstützen?

Mit Lendis statten Unternehmen ihr Büro und ihre Mitarbeiter zukunftssicher mit Elektronik und Software aus und schaffen so die Voraussetzungen für die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit. Die Wunschprodukte werden zu günstigen monatlichen Beträgen gemietet, wodurch hohe Einmalzahlungen vermieden werden.

Dank der Miete Ihrer Büroausstattung bleibt Ihr Unternehmen zu jeder Zeit flexibel. Sie reagieren stets auf den aktuellen Bedarf und zahlen dadurch nur für die Geräte, die Sie tatsächlich nutzen. So werden die Ausgaben auf ein Mindestmaß reduziert.

Das Angebot an Hardware umfasst hochwertige Konferenztechnik und Smartboards, sowie moderne Laptops, Tablets und Smartphones. Kunden, die Laptops, Tablets oder Smartphones mieten, erhalten bei Ablauf der Mietlaufzeit, spätestens nach 24 Monaten,  automatisch das neueste Modell für die gemieteten Geräte.

Unternehmen zukunftssicher aufstellen

Unternehmen sollten die aktuelle Situation zum Anlass nehmen, die digitale Zusammenarbeit zu etablieren. Dabei ist ein Umdenken bei Entscheidungsträgern und Mitarbeitern nötig, um neue Formen der Zusammenarbeit zu ermöglichen. Hardware und Software-Lösungen, welche sich flexibel über das Mietmodell von Lendis beschaffen lassen, stellen die notwendigen Werkzeuge hierfür bereit. Allerdings ersetzen sie nicht die Bereitschaft der handelnden Personen, einen Kulturwandel herbeizuführen. 

Die Transformation von Geschäftsprozesses hin zu digitaler Zusammenarbeit erfolgt selten nahtlos. Vielmehr ist sie ein langwieriger Prozess, der kontinuierlich gelebt, weiterentwickelt und auf die jeweilige Organisation angepasst werden muss. Unternehmen, die diese Umwandlung heute vorantreiben, werden langfristig gestärkt aus ihr herausgehen.

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