Offboarding - So wird Exit-Management zum Erfolg
Neue Mitarbeitende kommen und gehen. Doch während das Onboarding bei den meisten Unternehmen mittlerweile die nötige Beachtung bekommt, fristet das Offboarding scheidender Mitarbeiter*innen weiterhin häufig ein Schattendasein. Dabei ist ein professionelles Exit Management nicht weniger wichtig als die erfolgreiche Einarbeitung. In unserem Ratgeberbeitrag liest Du, worauf es bei einem erfolgreichen Offboarding ankommt.
Rund um Offboarding
Was bedeutet Offboarding - Eine Begriffsdefinition
Folgende Ziele verfolgt das Offboarding:
- Eine positive Atmosphäre zwischen Unternehmen und scheidenden Angestellten für die Zeit bis zum letzten Arbeitstag zu gestalten
- Einen reibungslosen Austritt, sowohl technisch-administrativ als auch emotional, zu gewährleisten
Warum ist Offboarding wichtig?
Wertschätzung
Onboarding von Nachfolgern
Zu den Aufgaben gehören auch die umfängliche Dokumentation der eigenen Arbeit und das Vorbereiten einer sauberen Übergabe. Motivierte Kolleg*innen sind eher bereit, diese auch im Detail zu erstellen und schaffen so eine wichtige Grundlage für das spätere Onboarding des oder der neuen Mitarbeiter*in.
Employer Branding
Mitarbeiter*innen, die die Organisation verlassen, sind wichtige Markenbotschafter. Zeigt man sich mittels eines geordneten Offboardings als seriöser Arbeitgeber, verlassen die Mitarbeitenden das Unternehmen mit einem guten Gefühl. Imageschäden, etwa durch schlechte Bewertungen auf Arbeitgeberportalen, lassen sich dadurch vermieden. Im besten Fall führt das professionelle Auftreten sogar zu positiven Bewertungen, wodurch das Offboarding positiv auf das Employer Branding einzahlt.
Kostenersparnis
Indem durch den Offboarding-Prozess sichergestellt wird, das die gesamte ausgegebene Technik, bereitgestellte Möbel für das Homeoffice und alle sonstigen Materialien zurückgegeben werden, lassen sich teure Neuanschaffungen vermeiden und Abschreibungen verhindern.
Optimierung von Unternehmensprozessen
Was ist beim Offboarding zu beachten?
Die Gründe, aus denen Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, können unterschiedlicher Natur sein, etwa:
- Offen kommunizierte Kündigung durch den Angestellten
- Entlassung aufgrund finanzieller Situation des Unternehmens
- Kündigung aufgrund negativer Umstände
- Beginn der Rente
Auch kann es einen Unterschied für den Offboarding-Prozess machen, welche Position im Unternehmen der oder die Mitarbeiter*in hat. Geht eine ranghohe Managementposition, hat dies weitreichendere Folgen für die Firma, als das etwa der Fall beim Ausscheiden von Praktikanten der Fall ist.
All diese Faktoren sollten bei der Erarbeitung des Offboarding-Konzepts berücksichtigt und der jeweilige Offboarding-Prozess entsprechend angepasst werden.
Digitalisierung des Offboardings zur Prozessoptimierung
Digitalisierung ist, insbesondere für das technische Offboarding, eine Möglichkeit den Offboarding-Prozess zu automatisieren, transparent zu gestalten und so deutlich zu optimieren.
Digitale Lösungen helfen unter anderem dabei, Aufgaben zu vereinfachen, transparent zu gestalten und zu automatisieren und so deutlich zu beschleunigen. Beispiele dafür sind:
- Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente
- Koordinierung aller am Offboarding beteiligten Personen
- Rückgabeprozess von Firmengeräten
Offboarding & Datenschutz
Besonderes Augenmerk sollte im Rahmen des Offboardings auf dem Thema Datenschutz liegen. Denn verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, besteht die Gefahr, dass:
- personenbezogene Daten
- Know-How des Unternehmens
- Geschäftsgeheimnisse
Ein strukturierter Offboarding-Prozess hilft, die Gefahr von Datenschutzverletzungen zu minimieren oder gänzlich zu vermeiden. Die Grundlagen hierfür sollten jedoch bereits im Rahmen des Onboardings gelegt werden.
Folgende Maßnahmen können hierfür getroffen werden:
- Vollständig und nachvollziehbar vermerken, wann welche Geräte und Materialien an die Mitarbeitenden übergeben wurden
- Dokumentieren, welche Zugriffsrechte die jeweiligen Mitarbeitenden im Laufe der Zeit erhalten haben, um diese später vollständig entziehen zu können.
- Mobile Device Management-Lösungen zur Geräteverwaltung nutzen. Darüber lassen sich Zugänge oder komplette Geräte remote mit wenigen Klicks sperren.
- Das Lendis OS zur Ausstattung von Mitarbeiter*innen nutzen. Mit dem Lendis OS behält man stets den Überblick, welche Geräte und Ausstattung für welche Mitarbeitenden bereitgestellt wurden, sodass diese vollständig wieder zurückgegeben werden.
Offboarding-Gespräch
Wesentlicher Teil eines strukturierten Offboarding-Prozesses sollte ein Offboarding-Gespräch (bzw. Austrittsinterview) vor dem endgültigen Ausscheiden sein. Je nachdem, was der Grund für die Trennung ist, wird das Austrittsinterview von der fachlichen Führungskraft oder der HR-Abteilung durchgeführt.
Ein im Rahmen des Offboarding-Konzepts erstellter Gesprächsleitfaden sorgt dafür, dass das Interview zielgerichtet verläuft. Im Leitfaden finden sich alle relevanten Punkten, die besprochen werden sollen. Darin enthalten sind Themen, zu denen sich das Unternehmen Feedback vom Angestellten wünscht, etwa:
- Unternehmenskultur
- Arbeitsbedingungen
- Führungsstil
- Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Prozesse innerhalb des Unternehmens
- Gehalt
- Sonstige Kritikpunkte
Offboarding-Checkliste
Das Offboarding ist ein in weiten Teilen standardisierbarer Prozess. Um sämtliche Aufgaben strukturiert abzuarbeiten und nichts zu vergessen, empfiehlt sich der Einsatz einer Offboarding-Checkliste.
Aufgaben für die fachlichen Vorgesetzten
- Ausscheiden des Mitarbeiters im Team / Unternehmen kommunizieren
- Technisches Offboarding starten
- Dokumentation und Übergaben sicherstellen
- Erstellen des Arbeitszeugnisses
- Verabschiedung organisieren
- Bedarf an Nachbesetzung prüfen
- (Ggf.) Offboarding-Gespräch führen
HR
- Vorbereiten und Übermitteln der Kündigungsbestätigung
- Letzten Arbeitstag anhand von Urlaub/Überstunden ermitteln
- Ausstehende finanzielle Ansprüche errechnen
- Hiring für die offene Stellen starten