Software & Tools für die hybride Zusammenarbeit

Durch die hybride Arbeit wird die Wahl von Arbeitsort und Arbeitszeit zunehmend flexibler. Das Büro ist nicht mehr der einzige Ort für die Arbeit, 9 to 5 nicht mehr der Standard für die Arbeitszeit. All das hat künftig auch starke Auswirkungen darauf, wie wir zusammenarbeiten.

Software & digitale Arbeitsplatz-Tools können uns jedoch dabei unterstützen, die Zusammenarbeit und Kollaboration zwischen Mitarbeitenden im Büro und in Remote Work zu verbessern und zu vereinfachen. Welche Tools für die digitale Zusammenarbeit Du nutzen solltest, um die Produktivität in Deinem Unternehmen zu steigern, zeigen wir Dir hier.

Desk-Sharing-Software

lendis Software Tools fuer die hybride Zusammenarbeit Desksharing

Für die Post-Corona-Zeit planen bereits heute viele Unternehmen den Wechsel auf einen Desk-Sharing-Ansatz. Statt eines Arbeitsplatzes für jede*n Mitarbeiter*in, wird dieser künftig mit anderen Mitarbeitenden geteilt. So lassen sich Büroflächen einsparen oder für andere Bereiche, etwa zusätzliche Konferenzräume oder Meeting-Zonen, nutzen. Jedoch verlangt ein solches Konzept eine entsprechende Organisation, damit jedem Mitarbeiter*in dann ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, wenn er benötigt wird.

Desk-Sharing- (oder auch Desk-Hotelling)-Software bietet hierfür die nötigen Funktionen. Je nach Ansatz sieht man schnell und übersichtlich, wo freie Arbeitsplätze im Büro zur Verfügung stehen. Alternativ können Arbeitsplätze bereits im Vorhinein reserviert werden.

Die meisten Lösungen bieten neben der Verwaltungsmöglichkeit auch weitere Features an, etwa Reporting-Möglichkeiten. So kann die Auslastung nach Tagen, Tageszeiten oder Arbeitsplätzen erfolgen und die Ausstattung entsprechend optimiert werden.

Bekannte Anbieter sind etwa:

Cloud-basierte Office Lösungen

Cloud-basierte Office-Software ist keine Neuheit. Doch gerade in hybriden Arbeitsorganisationen ist sie von umso größerer Bedeutung. Statt auf einem zentralen Unternehmens-Server, auf den nur über Firmennetzwerk zugegriffen werden kann, liegen sämtliche Dokumente an einem Ort. Dort hat jede*r Mitarbeiter*in zu jeder Zeit und von jedem Ort aus Zugriff auf die Dateien. Auch das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments ist auf Weise kein Problem.

Bekannte Anbieter von entsprechenden Office-Lösungen sind:

Kollaborationstools für das Projektmanagement

Projekte effizient zu managen, ist stets eine Herausforderung. Entsprechende Projektmanagement-Lösungen sind daher bereits in vielen Unternehmen im Einsatz. Gerade im IT-Bereich mit den agilen Arbeitsweisen, sind die Tools unverzichtbar.

Ist man künftig nicht mehr täglich im Büro, um laufende Projekte zu besprechen und sich gegenseitig auf den aktuellen Stand zu bringen, sind Projektmanagement-Tools ein nützliches Hilfsmittel. Insbesondere für Führungskräfte bieten sie eine einfache Möglichkeit, sich einen Überblick über den Projektstatus zu verschaffen, aber auch um die Auslastung der Teammitglieder einschätzen zu können, um bei Bedarf für Entlastung zu sorgen zu können.

Zu den beliebtesten Tools mit der größten Verbreitung zählen:

Kommunikation & Datenaustausch

lendis Software Tools fuer die hybride Zusammenarbeit Kommunikation und Datenaustausch​

Messaging-Tools haben sich bereits vor Corona in vielen Unternehmen ihren Platz gesichert, da sie eine einfache und effiziente Form der Kommunikation ermöglichen. Über die Chat-Programme lassen sich kurze Fragen stellen, ohne die Kollegin aus ihrer Arbeit zu reißen und Dateien können schnell hin und her gesendet werden. Zudem arbeiten die Tool-Anbieter kontinuierlich an weiteren Funktionen, die die Zusammenarbeit weiter vereinfachen oder die Integration anderer Kollaborationstools erlauben.

Weit verbreitete Tools sind etwa:

Videokonferenz

Reicht eine kurze Nachricht nicht aus, gibt es mehrere Beteiligte oder müssen Themen umfassender besprochen werden, sind Videokonferenzen ein geeigneter Weg. Die Möglichkeit, seine Gesprächspartner*innen zu sehen, sorgt außerdem für eine persönlichere Atmosphäre. Weitere Features wie die beliebte “Bildschirm teilen”-Funktion helfen dabei, die Meeting-Effizienz zu steigern.

Die bekanntesten Anbieter von Videokonferenz-Software sind:

Virtuelle Offices

Virtuelle Online Offices sind Lösungen für die Unternehmenskollaboration, die das echte Büroleben auf den Bildschirm bringen. So sollen die Vorteile des Büros mit denen der Remote Work kombiniert und die digitale Zusammenarbeit und die soziale Interaktion verbessert werden.

Im digitalen Büro trifft man sich dann zum Beispiel an der Kaffeemaschine oder im Lounge-Bereich für einen kurzen Austausch mit den Kolleg*innen, bevor man sich zum Brainstorming im Konferenzraum trifft oder zurück zum Arbeitsplatz zum fokussierten Arbeiten geht.

Bekannte Anbieter digitale Offices sind:

Remote Onboarding

lendis Software Tools fuer die hybride Zusammenarbeit remote onboarding

Eine besondere Schwierigkeit, insbesondere zu Zeiten des Lockdown während Corona, war das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Mit hybrider Arbeit arbeiten neue Kolleg*innen auch künftig immer öfter remote. Tools bieten unterschiedliche Funktionen, um das Remote Onboarding erfolgreich zu gestalten.

Über HR-Software wie Personio oder Kenjo können einfach sämtliche Zugänge bereitgestellt werden. Sie zeigen übersichtlich, welche Aufgaben erledigt werden müssen und geben Verantwortlichen regelmäßig automatische Erinnerungen hierfür, bis sie abgeschlossen sind.

Über das Lendis OS wiederum können neue Mitarbeitende problemlos mit allem ausgestattet werden was nötig ist, um vom ersten Tag an produktiv arbeiten zu können. Mit wenigen Klicks können so komplette Arbeitsplätze mit Schreibtisch, Bürostuhl und Laptop zusammengestellt und gemietet werden. Lendis kümmert sich darum, dass alles pünktlich zum ersten Arbeitstag bei Deinen Kolleg*innen zur Verfügung steht.

Wir hoffen, wir konnten Dir mit unserem Beitrag hilfreiche Software- & Tool-Empfehlungen geben, mit Du und Deine Kolleg*innen künftig noch effizienter zusammenarbeiten werdet.

Eric Grieben

Eric Grieben

Hier schreibt Eric Grieben, Chief Operating Officer (COO) bei Lendis. Eric verantwortet das Herzstück von Lendis. Mit seinem Team sorgt er für den reibungslosen Ablauf der gesamten Logistik und stellt die hohe Servicequalität für unsere Kund*innen sicher. In seinen Beiträgen teilt er sein Wissen, um Arbeitsumgebungen und Mitarbeiter*innen für größtmögliche Produktivität auszustatten.