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Lendis Ratgeber - Homeoffice im Ausland - Dos and Don'ts
Inhaltsübersicht

Homeoffice im Ausland

Der Wandel zur hybriden Arbeitswelt lässt für viele Arbeitnehmer auch den Traum vom Arbeiten am Strand aufleben. Immer häufiger nutzen Angestellte bereits die Möglichkeit aus anderen Ländern zu arbeiten, während andernorts Unternehmen noch zögern Ihren Mitarbeitenden mehr Freiheit bei der Wahl des Arbeitsortes zu geben.
Den Urlaub verlängern und einige Tage am Strand arbeiten, was zunächst unkompliziert klingt, kann jedoch zu einigen Fragen führen. Dieser Ratgeber gibt einen Überblick, worauf man achten sollte, wenn man seinen Arbeitsort ins Ausland verlegen will.

Was ist mit Homeoffice im Ausland gemeint?

Liest man von Homeoffice im Ausland, wird meist zuerst an den verlängerten Urlaub und das Arbeiten vom Urlaubsort gedacht. Doch diese unter dem Begriff Workation bekannte Form der mobilen Arbeit ist nicht das einzige Szenario, in welchem man von Homeoffice im Ausland spricht.

Klären wir daher zunächst einmal, wann von Homeoffice im Ausland gesprochen werden kann. Folgende Szenarien sind denkbar:

  • Arbeitnehmer fahren für einen gewissen Zeitraum ins Ausland und arbeiten von dort
  • Grenzgänger fahren für die Arbeit nicht mehr in das Nachbarland, sondern arbeiten stattdessen von zu Hause
  • Arbeitnehmende verlegen ihren Lebensmittelpunkt ins Ausland und arbeiten dauerhaft von dort für das bisherige Unternehmen in Deutschland
  • Arbeitnehmende aus dem Ausland nehmen eine Entsendung oder den Stellenantritt in ein anderes Land nicht wahrnehmen
Wie zu erkennen, kann es ganz unterschiedliche Fälle vom Auslands-Homeoffice geben, welche alle unterschiedliche Konsequenzen mit sich bringen.

Gründe & Vorteile von Homeoffice im Ausland

Homeoffice im Ausland - Gründe für die mobile Arbeit im Ausland

Arbeitnehmende

Die Arbeit auch in einem anderen Land zu erbringen, ist sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch den Arbeitgeber ein relevantes Thema. Für die Arbeitnehmerseite ist die Flexibilität bei der Wahl von Arbeitsort und Arbeitszeit ein immer wichtigeres Thema. Der Wunsch, Privat- und Berufsleben besser miteinander zu vereinbaren, wird für viele bei der Wahl des Jobs und des Arbeitgebers in Zukunft eine zunehmend wichtigere Rolle spielen.

Arbeitgeber

Umgekehrt gilt das gleiche für die Arbeitgeberseite. Im Kampf um die besten Talente stellt die Möglichkeit, sich den besten Ort für das Homeoffice  selbst zu wählen, eine Möglichkeit dar, sich von anderen Arbeitgebern abzugrenzen. Gerade, wenn man als Unternehmen bei anderen Faktoren wie Gehalt, Zahl von Urlaubstagen oder Company Benefits nicht mit den Wettbewerbern mithalten kann, kann das Angebot von Remote Work ein Wettbewerbsvorteil sein.

Gleichzeitig haben Unternehmen, die mobiles Arbeiten im Ausland anbieten auch Zugang zu einem größeren Kandidatenpool. Müssen Talente nicht mehr nur im Inland akquiriert werden, kann es einfacher sein offene Stellen mit passenden Kandidaten zu besetzen. Gerade im Tech-Sektor, wo die Nachfrage das Angebot schon seit längerer Zeit übersteigt, ist es gängige Praxis, Teams international zusammenzustellen.

Welche Fragen müssen vor Beginn des Auslands-Homeoffice beantwortet werden?

Sollen Mitarbeiter*innen auch aus dem Ausland arbeiten können, müssen unterschiedliche Fragen im Vorfeld des Aufenthalts Land geklärt werden.

Relevante Fragestellungen in Bezug auf das Homeoffice im Ausland

  • Aufenthaltsrecht
  • Arbeitserlaubnis
  • Arbeitsrechtlich
  • Steuerrechtliche Behandlung
  • Sozialversicherung
  • Datenschutz & Datensicherheit
Insbesondere die HR-Abteilung, aber auch die IT-Verantwortlichen müssen sich daher intensiv mit den Folgen der mobilen Auslandsarbeit beschäftigen, um spätere Probleme zu vermeiden.

Gibt es ein Recht auf Homeoffice im Ausland?

Grundsätzlich besteht kein Recht zum Homeoffice im Ausland. Vielmehr muss der Arbeitgeber sein OK dazu geben. Ein Anspruch kann sich nur ergeben, wenn eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten wird. Doch selbst, wenn es eine entsprechende Regelung zum Homeoffice gibt, muss diese nicht für das Homeoffice im Ausland gelten. Da sich weitreichender Klärungsbedarf hinsichtlich weiterer Fragestellungen (siehe nachfolgend) ergeben kann, ist dies entsprechend gerichtlicher Entscheidungen im Zweifel nicht zumutbar für den Arbeitgeber.

Aufenthaltsrecht

Um Homeoffice im Ausland betreiben zu können, muss zunächst klar sein, ob sich überhaupt in dem entsprechend Land aufgehalten werden darf. Innerhalb der Europäischen Union genießen EU-Bürger in dieser Hinsicht zahlreiche Freiheiten und können sich ohne weitere Einschränkungen in anderen EU-Staaten aufhalten. Für die weiteren Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Norwegen, Liechtenstein) sowie für die Schweiz gilt ein 3 monatiges Aufenthaltsrechts.
Für alle sonstigen Staaten müssen zunächst die nationalen Regelungen geprüft werden.Hierzu sollten die jeweiligen Aufenthaltsbestimmungen geprüft werden und, falls nötig, eine Aufenthaltserlaubnis beantragt werden.

Arbeitserlaubnis

Eine Aufenthaltserlaubnis ist nicht gleichbedeutend mit der Erlaubnis, im Zielland auch arbeiten zu dürfen. Zusätzlich kann also auch eine Arbeitserlaubnis notwendig sein. Auch hinsichtlich der Arbeitserlaubnis gilt, dass Bürger der EU innerhalb der Union Freizügigkeit genießen und keine Arbeitserlaubnis benötigen. Für die Schweiz kann diese Regelung ebenfalls angewendet werden.
Für alle anderen Länder müssen die jeweiligen Vorgaben geprüft werden.

Arbeitsrecht

Wenn Mitarbeitende ihr Homeoffice ins Ausland verlegen, muss die HR-Abteilung klären, welche Vorgaben in Bezug auf das Arbeitsrecht gelten. Damit verbunden sind die Vorgaben hinsichtlich

Prinzipiell gelten für das vorübergehende Homeoffice im Ausland die arbeitsrechtlichen Vorgaben des Landes, in dem der gewöhnliche Arbeitsort liegt. Was allerdings als vorübergehend gilt, ist noch nicht final beantwortet.
Wird das Homeoffice in einem anderen Land zu einem dauerhaften Zustand, müssen ggf. weitere Vorgaben beachtet werden. In diesem Fall gilt, dass das Arbeitsschutzniveau nicht unter das des Aufenthaltsstaates fallen. Innerhalb der Europäischen Union regelt die Rom-I-Verordnung diesen Sachverhalt. Konkret: Gelten beispielsweise in Italien strengere Vorgaben als in Deutschland, so sind die italienischen Rechtsvorgaben verbindlich und nicht die deutschen.

Steuerrechtliche Regelungen

Wird die Arbeit teilweise oder dauerhaft außerhalb Deutschlands erbracht führt dies zur Frage, an welches Land die Steuern zu entrichten sind. Dabei sind grundsätzlich sowohl die Regeln des Arbeitgeberlandes als auch des Aufenthaltslandes zu beachten.
Zwischen Deutschland und einer Vielzahl anderer Staaten bestehen Doppelbesteuerungsabkommen, die festlegen, dass Angestellte nur im Wohnsitzland steuerpflichtig sind. Das Wohnsitzland ist dabei das Land, in dem sich der oder die Arbeitnehmer*in mehr als 183 Tage im Jahr aufhält.
Liegt kein Doppelbesteuerungsabkommen vor, müssen in der Regel im Ausland Steuern entrichtet werden. Diese können im Normalfall aber auf die in Deutschland fällige Steuerbelastung angerechnet werden.

Sozialversicherung

Eine vergleichbare Fragestellung ergibt sich für die Sozialversicherungspflicht. Für die Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (EU plus Island, Liechtenstein Norwegen und Schweiz) regelt das die Verordnung (EG) 883/2004. Entsprechend dieser ist die Person in dem Staat sozialversicherungspflichtig, in welchem sie ihre Tätigkeit ausübt. Wird eine Person in einen anderen EWR-Staat entsendet, ändert dies nichts an der Sozialversicherungspflicht, wenn die Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreitet.
Analog zur steuerrechtlichen Behandlung gibt es auch für die Sozialversicherung zahlreiche Abkommen zwischen Deutschland und anderen Staaten, die diese Frage klären. Liegt ein solche Abkommen nicht vor, sollte die jeweilige Rechtslage im Vorfeld geklärt werden.

Datenschutz & Datensicherheit

Nicht zuletzt dürfen auch beim Homeoffice aus dem Ausland die Themen Datenschutz und Datensicherheit nicht vernachlässigt werden. So müssen Daten und vertrauliche Dokumente im gleichen Maße vor der Einsicht durch Dritte geschützt werden, wie dies bei der Arbeit im Büro oder am Homeoffice-Arbeitsplatz im eigenen Zuhause der Fall ist.

Die Datensicherheit ist bei der Arbeit außerhalb des Firmenbüros ein grundsätzliches Problem für die IT-Abteilungen im Unternehmen. Hier sollten HR-Verantwortliche eng mit den IT-Verantwortlichen nach geeigneten Lösungen suchen, um mobiles Arbeiten sicherer zu gestalten. Dies beginnt bei der Netzwerkverbindung (Stichwort VPN) und dem Speicherort (Cloud vs. Lokal) und geht bis zu Fragen der Überwachung und Verwendung privater Geräte.

Abgrenzung Homeoffice im Ausland vs. Workation

Workation ist eine Wortkombination, die sich aus den englischen Begriff Work und Vacation ableitet – Arbeiten im Urlaub. Workation ist damit eine Unterform des Homeoffice im Ausland.
Homeoffice im Ausland - Abgrenzung Workation und Homeoffice im Ausland
Rechtlich ist der Begriff in Deutschland noch nicht definiert. Sollte Workation vereinbart werden, empfiehlt es sich also ebenfalls vertragliche Regelungen zu treffen. Entscheidend hierbei ist, um welchen Zeitraum es sich bei der Workation handeln soll. Bei einem Zeitraum von weniger als 4 Wochen gibt es aus Sicht des Arbeitsrechts keinen Bedarf zu handeln. Geklärt werden sollte jedoch die grundsätzliche Möglichkeit, im Zielland zu arbeiten oder Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisse benötigt werden.

Worauf achten beim Homeoffice im Ausland

Abgesehen von rechtlichen und Sicherheitsfragen, gilt es auch die Arbeit an Projekten und die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen gut zu organisieren.

Arbeitszeiten & Erreichbarkeit

Arbeiten Kolleg*innen anderswo, sollte die anderen Teammitglieder wissen, wann man für Fragen erreichbar ist. Trefft hierfür klare Absprachen, zu welchen Uhrzeiten die jeweiligen Personen erreichbar sein müssen.
Das gilt insbesondere dann, wenn die Kolleg*innen in anderen Zeitzonen arbeiten. Orientiert Euch in diesem Fall am besten an der Ortszeit am Unternehmensstandort, sodass Unklarheiten vermieden werden.

Projektzusammenarbeit

Wie für die hybride Arbeit generell, ist es außerdem wichtig, klare Regeln für die Zusammenarbeit zu definieren. Software-Tools vereinfachen die digitale Zusammenarbeiten verteilter Teams auf unterschiedliche Weise.

Lendis Ratgeber Homeoffice im Ausland - Projektzusammenarbeit
Mit Projektmanagement-Tools wie Asana oder Jira lassen sich Projekte komplett digital abbilden. So hat jeder Projektbeteiligte von überall aus Zugriff auf die relevanten Informationen, kennt die zu erledigenden Aufgaben und deren aktuellen Stand. Videokonferenzlösungen wie Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet ermöglichen es, Projekte direkt mit allen Beteiligten zu besprechen und Fragen zu klären.

Technische Ausstattung & Infrastruktur

Die Remote Work stellt die IT-Abteilungen im Unternehmen vor zusätzliche Herausforderungen. Dennoch muss sichergestellt sein, dass Mitarbeitende auch außerhalb von Büro oder dem festen Homeoffice-Platz Zugriff auf für sie benötigte Dokumente und Informationen haben.
Lendis Ratgeber Homeoffice im Ausland - Technische Ausstattung und Infrastruktur

Klärt mit den IT-Verantwortlichen daher im Vorfeld, ob alle technischen Voraussetzungen (Die passende technische Ausstattung wie Laptop, Smartphone oder Tablet, als auch die nötigen Zugriffsmöglichkeiten) für die Arbeit aus dem Ausland heraus gegeben sind. Das vermeidet ein späteres böses Erwachen vor Ort.