Büro richtig einrichten - Was gilt es zu beachten?
Die optimale Einrichtung des Büros ist eine Frage, die Unternehmen fortlaufend begleitet. Durch eine sich regelmäßig ändernde Arbeitswelt – neue Arbeitsmodelle, neue rechtliche Vorgaben oder veränderte Anforderungen der Mitarbeitenden an das Büro – muss auch die Einrichtung des Büros regelmäßigen an diese Änderungen angepasst werden.
Das Bürokonzept - Grundstein für erfolgreiches Arbeiten
Rund um Hybrid Office
Bevor man sich mit Fragen der Einrichtung und Gestaltung des Büros beschäftigt, stehen konzeptionelle und strategische Überlegungen an. Denn ein Büro ist heute weit mehr als die bloße Ansammlung von Arbeitsplätzen. In Zeiten zunehmender hybrider Arbeit muss das Büro den Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten, damit sie sich gegen das Homeoffice und für die Arbeit im Büro entscheiden. Modern gestaltete Büros orientieren sich daher an den Aufgaben und Prozessen im Unternehmen und helfen, diese zu optimieren.
Bei der Erstellung eines Raumkonzepts sollten zwei grundsätzliche beantwortet werden.
- Wie viele der Mitarbeitenden befinden sich regelmäßig im Büro?
- Welche Aufgaben müssen die Mitarbeitenden erledigen?
Wie viele der Mitarbeitenden befinden sich regelmäßig im Büro?
Bis vor wenigen Jahren hätte die Frage gelautet, wie viele Angestellte das Unternehmen hat. Doch mit dem Aufkommen neuer Arbeitsmodelle (Stichwort Remote Work) hat sich auch die Bürolandschaft verändert. Mitarbeitende arbeiten immer häufiger in Teilzeit oder machen von der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, Gebrauch. Freelancer werden projektbezogen eingestellt und sind nur für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen. All dies führt zu einem veränderter Kapazitätsbedarf im Büro.
Unternehmen müssen dies berücksichtigen und entsprechend in ihre Büroplanung einfließen lassen.
Welche Aufgaben müssen die Mitarbeitenden erledigen?
Büroarbeit ist nicht gleich Büroarbeit. Je nach Aufgabengebiet unterscheiden sich die Anforderungen an die Bürogestaltung. Grundsätzlich ist in den vergangenen Jahren ein verstärkter Trend zu mehr Kommunikation und Kooperation zu erkennen. Das heißt, Mitarbeitende arbeiten zunehmend gemeinsam an Projekten und Aufgaben erfordern eine immer engere Zusammenarbeit innerhalb eines Teams als auch teamübergreifend. Auch dies muss in der Konzeptionsphase berücksichtigt werden und die Büroräume diesem Umstand gerecht werden.
Welche unterschiedlichen Bürokonzepte gibt es?
Folgende allgemeine Bürokonzepte werden typischerweise unterschieden:
Zellenbüro
| Vorteile | Nachteile |
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Großraumbüro
Das Gegenstück zum Zellenbüro ist das Großraumbüro. Eine große Zahl an Mitarbeitenden arbeitet auf einer gemeinsamen, offenen Fläche zusammen. Konkrete Werte, ab welcher Fläche bzw. Mitarbeiterzahl ein Büro als Großraum zählt, gibt es nicht.
| Vorteile | Nachteile |
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Gruppenbüro
Eine Mischung aus Zellen- und Großraumbüro ist das Gruppenbüro. Mit diesem Konzept wird versucht, die Vorteile der beiden zu vereinen. So soll eine effektive Zusammenarbeit möglich gemacht werden und gleichzeitig konzentriert gearbeitet werden können. Die Trennung kann über fest eingerichtete Räume oder mithilfe mobiler Trennwände erfolgen.
| Vorteile | Nachteile |
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Kombinations-Büros
Das Kombinations-Büro vereint verschiedene Ansätze miteinander und führt zu einer individuell angepassten und optimierung Gestaltung. Dabei existieren Einzelbüros neben Multifunktionsflächen. Die Multifunktionsflächen können auf unterschiedliche Weise gestaltet werden und neben Meeting-Möglichkeiten auch Café- und Lounge-Bereiche bieten.
| Vorteile | Nachteile |
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Open-Desk und non-territoriale Büros
Ein vergleichsweise neues Konzept, das aufgrund der zunehmenden Fluktuation durch neue Arbeitsmodelle entstanden ist, ist das non-territoriale Büro. Bei dem Desk-Sharing-Ansatz werden keine Arbeitsplätze mehr für jede*n Mitarbeiter*in bereitgestellt. Stattdessen wählen die Mitarbeitenden bei Bedarf einen freien Arbeitsplatz.
| Vorteile | Nachteile |
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Aus diesen Ansätzen muss jedes Unternehmen eine für die eigenen Ansprüche passende Lösung finden. Zwar werden Reinformen wie das Zellenbüro oder das Gruppenbüro auch künftig weiterbestehen, in den meisten Fällen sind jedoch individuelle Bürokonzepte unumgänglich, um das optimale Arbeitsumfeld für die Mitarbeitenden zu schaffen.
Passende Ausstattung für das Büro
Das geplante Bürokonzept dient der Aufteilung der zur Verfügung stehenden Bürofläche in unterschiedliche Räumlichkeiten. Damit die Räume ihren Zweck optimal erfüllen können, wird entsprechende Büroausstattung benötigt. Welche Büromöbel, Technik oder Arbeitsmittel nötig sind, richtet sich nach dem jeweiligen Bereich.
Mit der nachfolgenden Checkliste sorgst Du dafür, dass Dein Büro richtig ausgestattet ist.
Allgemeine Infrastruktur
Unabhängig von konkreten Konzepten, benötigt jedes Büro eine funktionierende Infrastruktur, damit alle Angestellten problemlos arbeiten können.
In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung gehört dazu eine leistungsstarke Breitband-Internetverbindung. Berücksichtige dabei die Anzahl an Mitarbeitenden und sorge für eine ausreichende Übertragungsgeschwindigkeit.
Des Weiteren wird in jedem Büro Technik zur Verarbeitung von Dokumenten benötigt. Das schließt Drucker und Kopierer (oder Multifunktionsgeräte) zur Vervielfältigung von Unterlagen sowie Aktenvernichter zur professionellen Zerkleinerung sensibler Unterlagen ein. Welche und wie viele Geräte im Büro benötigt werden, muss im Einzelfall entschieden werden.
Auch der Sicherheit sollten Unternehmen entsprechende Beachtung schenken. Dies beginnt bei einer Alarmanlage, um Diebstahl zu vermeiden. Für die Sicherheit der Mitarbeiter*innen gehört zur Ausstattung ebenfalls eine Brandmeldeanlage sowie eine Erste-Hilfe-Ausrüstung.
Viele Unternehmen kümmern sich mittlerweile auch um das Wellbeing ihrer Mitarbeiter*innen. Mit Kaffeeautomaten, Wasserspendern und Snackautomaten zeigen sie ihren Angestellten ihre Wertschätzung. Eine Klimaanlage oder mobile Klimageräte sorgen in den Sommermonaten für angenehme Temperaturen im Büro.
Checkliste Allgemeine Infrastruktur
- Leistungsstarker Breitbandanschluss
- Aktenvernichter, Drucker & Kopierer
- Sicherheitsgeräte wie Alarmanlagen, Brandmeldeanlagen, Notfallausstattung
- Kaffeeautomaten, Wasserspender, Snackautomaten
- Klimaanlage, mobile Klimageräte
Arbeitsplätze
Unabhängig davon, ob Open-Desk-Policy oder eine feste Zuordnung, der Arbeitsplatz bleibt der primäre Ort, um produktiv und konzentriert zu arbeiten. Entsprechend sollte dieser auch mit allem Nötigen ausgestattet. Die Mindestanforderung an einen Arbeitsplatz umfasst einen großen Schreibtisch, einen bequemen Bürostuhl, eine gute Beleuchtung sowie einen Computer. Was darüber hinaus benötigt wird, richtet sich sehr nach den jeweiligem Aufgabengebiet und den Bedürfnissen des/r Mitarbeiter*in.
Mehr zum Thema “Optimale Arbeitsplatz-Ausstattung” erfährst Du hier: Arbeitsplatz richtig einrichten
Checkliste Arbeitsplatz
- Großer Schreibtisch
- Bequemer Bürostuhl
- Beleuchtung – Deckenleuchten, Steh- und Tischlampen
- Computer
- Stauraum nach Bedarf (Rollcontainer, Sideboards, Aktenregale)
- Drucker, Kopierer
- Zubehör (Tastatur, Maus, Head-Sets)
Konferenz- und Meetingräume
Durch die zunehmende Bedeutung der Kooperation und Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden, wächst auch der Bedarf an Besprechungsräumen. In den meisten Unternehmen gibt es einen chronischen Mangel an Konferenz- und Meetingräumen.
Einerseits müssen Konferenzräume ausreichend Platz für alle anwesenden Gesprächsteilnehmer bieten. Ein geeigneter Konferenztisch bildet das Zentrum und allen Personen ausreichend Platz zum Sitzen und für Unterlagen und Laptops. Mit bequemen Konferenzstühlen sorgst Du dafür, dass die Teilnehmer*innen auch in längeren Besprechungen bequem sitzen können.
Andererseits muss es in einem modernen Konferenzraum möglich sein, auch externe Personen an Meetings teilhaben zu lassen. Hierfür wird hochwertige Konferenzraumtechnik benötigt. Dazu gehören Telefon- und Videokonferenzanlagen.
Nicht zuletzt bedarf es moderner Präsentationstechnik, mit der sich Projektplanungen und -fortschritte einfach und gut für alle Teilnehmer*innen vorstellen lassen, etwa Beamer, Fernseher oder Smartboards.
Checkliste Konferenz- und Meetingraum
- Konferenztisch
- Konferenzstühle
- Telefon- & Videokonferenztechnik
- Präsentationstechnik wie Beamer, Fernseher & Smartboards
Open-Space
Als Multifunktionsfläche werden Open Spaces in immer mehr Büros in die Planung einbezogen. Die Flächen können flexibel genutzt werden. So eignen sie sich optimal für kurze Meetings mit wenigen Teilnehmer*innen, was sie zu einer guten Ergänzung zu den Konferenzräumen macht. Mit Open Desks ist der Open Space eine beliebte Alternative zum eigenen Arbeitsplatz.
Der konkrete Ausstattungsbedarf kann für den Open-Space ganz unterschiedlich ausfallen und richtet sich stark danach, wofür die Fläche genutzt werden soll.
Um zusätzliche Meeting-Möglichkeiten zu schaffen, können Telefon- & Meetingboxen platziert werden. Auch mit Akustikmöbeln lassen sich Meetingpoints schaffen, die gleichzeitig die Geräuschkulisse minimieren. Ergänzt um Smartboards sind die Bereiche bestens geeignet um Projekte zu besprechen.
Mit Schreibtischen, Bürostühlen sowie passender Beleuchtung lassen sich flexible Arbeitsplätze schaffen.
Checkliste Open Space
- Telefon- & Meetingboxen
- Akustikmöbel (Sessel, Sofas)
- Schreibtische
- Bürostühle
- Arbeitsplatzbeleuchtung
Lounge-Bereich
Auch Lounge-Bereiche erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Gäste erwartet mit dem Lounge-Bereich eine angenehme Atmosphäre, während sie auf einen Termin warten. Doch auch Mitarbeitende haben mit einer Lounge die Möglichkeit, sich in Pausenzeiten in angenehmer Atmosphäre zu entspannen und schnell zwischen Arbeits- und Pausenmodus umzuschalten.
Mit Sofas und Sesseln lassen sich bequeme Sitzlandschaften kreieren, die nicht nur der Entspannung dienen, sondern alternativ ebenfalls als Besprechungsmöglichkeit in lockerer Atmosphäre genutzt werden können. Auch hier kann mit Technik wie Smartboard oder Beamer der Meetingpoint für mehr Produktivität erweitert werden.
Um die Qualität der Pausenzeit zu verbessern, können Kaffeeautomaten und Wasserspender bereitgestellt werden.
Checkliste Lounge-Bereich
- Polstersitzmöbel wie Sessel, Sofas & Sitzhocker
- Alternativ: Akustikmöbel (Sessel, Sofas)
- Meetingtechnik wie Smartboards, Fernseher, Beamer
- Kaffeeautomaten, Wasserspender, Snacks
