Hybride Arbeit & die neuen Anforderungen an das Büro

Zahlreiche Studien und Umfragen haben mittlerweile gezeigt, dass das hybride Arbeiten in Zukunft für die meisten Unternehmen die neue Normalität sein wird. Eine von vielen Fragen ist, wie Firmen mit ihren Büroflächen umgehen sollen, wenn Mitarbeiter*innen künftig ihren Arbeitsort frei wählen können und dauerhaft weniger Personen ins Büro kommen. Wir beschäftigen uns daher mit den Anforderungen an das hybride Office.

Den Mensch im Fokus

Die Mehrheit der Mitarbeiter*innen gibt an, nicht mehr auf die Möglichkeit, außerhalb des Büros zu arbeiten, verzichten zu wollen. Laut einer Studie von BCG und The Network (Link zur Studie) geben 89 Prozent der Befragten an, künftig an mindestens einem Tag außerhalb des Büros zu arbeiten. Die Arbeit im Homeoffice oder in Remote Work bietet schließlich zahlreiche Vorteile, während die Produktivität gleich bleibt oder sogar steigt. Unter diesem Gesichtspunkt wird die Kernfrage in Zukunft also lauten: Was bietet mir das Büro, was ich nicht auch an jedem anderen Ort habe, um meine Arbeit zu verrichten?

Wer als Unternehmen daran interessiert ist, seine Mitarbeiter*innen ins Büro zu holen, muss daher den Menschen und seine Bedürfnisse wieder stärker in den Mittelpunkt stellen und das Büro zu einem attraktiven Ort für seine Nutzer*innen, die Mitarbeitenden, machen. Das bedeutet natürlich für eine hohe Aufenthaltsqualität zu sorgen. Doch vor allem muss das Ziel eine funktionale Gestaltung der Arbeitsbereiche sein. Denn die Frage lautet nicht, wo ich mich am wohlsten fühle, sondern wo ich meine zu erledigenden Aufgaben am besten und effektivsten ausüben kann.

Spezialisierung statt Generalisierung

Lange Zeit galt das Großraumbüro als das perfekte Bürokonzept. Während die einen am Arbeitsplatz produktiv arbeiten, ermöglicht die offene Gestaltung die Kommunikation zwischen den Kolleg*innen und einzelnen Teams. Ergänzt wird der Open Space durch einen mit Trennwänden abgegrenzten Meetingbereich und fertig ist die multifunktionale All-In-One-Lösung. Heute wissen wir, am Ende funktioniert weder das eine noch das andere, der Open Space ist The Worst of Both Worlds.

Das hybride Büro ist eine Rückbesinnung und schenkt den unterschiedlichen Anforderungen der jeweiligen Aufgabe die nötige Beachtung. Grundsätzlich muss das Büro der Zukunft drei Anforderungen erfüllen:

1. Ort des sozialen Austausches

Entgegen vieler Befürchtungen haben sich die meisten Arbeitnehmer*innen schnell mit der Situation und Arbeit im Homeoffice arrangiert. Doch schnell wurde klar, dass soziale Kontakte und der Austausch untereinander wesentlich für die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen sind. Ob beim Kaffee in der Küche oder durch das kurze Gespräch mit dem oder der Sitznachbar*in, das soziale Miteinander steigert die Zufriedenheit, ist allerdings auch essentiell, um die Unternehmenskultur zu fördern und die Verbundenheit der Mitarbeiter*innen mit dem Unternehmen zu stärken.
Hybride Arbeit - Die neuen Anforderungen an das Büro - Sozialer Austausch

Eine passend eingerichtete Büroküche, Cafeteria oder Lounge-Bereich bieten eine entspannte Umgebung für Gespräche mit den Kolleg*innen. Ein zentraler Marktplatz kann als Ort für zufällige Begegnungen dienen. Denn gerade der Austausch außerhalb des eigenen Kosmos, also mit Personen anderer Abteilungen, gibt häufig neue Perspektiven und kreative Denkanstöße.

Town Halls sind der ideale Ort, um die gesamte Belegschaft für Meetings im größeren Rahmen zu versammeln. Mittels neuester Technologie können alle Personen, die außerhalb des Büros arbeiten, zugeschaltet werden. Das sorgt für Transparenz und verstärkt das Wir-Gefühl untereinander.

2. Kreativer Austausch & Zusammenarbeit

Für Standardaufgaben, die selbständig erledigt werden können, eignet sich prinzipiell jeder beliebige Ort der der Welt. Aus diesem Grund führte auch der durch Corona erzwungene Wechsel ins Homeoffice in vielen Unternehmen nicht zum befürchteten Produktivitätsverlust. Demgegenüber ist gerade die Innvotionskraft eines Unternehmens stark von der Zusammenarbeit und dem kreativen Austausch zwischen den Mitarbeitenden abhängig.

Seinen Angestellten hierfür die passenden Kollaborations- und Meetingflächen zu schaffen, wird die Hauptaufgabe für Unternehmen bei der Transformation zur hybriden Organisation werden. Hierbei sollten allerdings die unterschiedlichen Formen der Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Schließlich haben Morning-Standups agiler Teams andere Anforderungen an die Gestaltung und Ausstattung als kreative Brainstormings für die Kampagnenplanung im Marketing.

Hybride Arbeit - Die neuen Anforderungen an das Büro - Zusammenarbeit

Entsprechend groß sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Die Bandbreite reicht von mit Smartboards ausgestatteten Meeting-Points über klassische Konferenzräume bis zu Play Areas und Klassenraum-ähnlichen Spaces für das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Und auch hierbei sollte man sich immer fragen, wie es gelingen kann Remote Worker adäquat einzubeziehen.

3. Konzentriertes Arbeiten

Nicht zuletzt muss auch das konzentrierte Arbeiten weiterhin im Büro möglich sein. Denn nicht jede*r Mitarbeiter*in möchte außerhalb des Büros arbeiten oder hat im Homeoffice die Möglichkeit fokussiert zu arbeiten, etwa weil Kinder zu Hause warten, Bauarbeiten stattfinden oder der Straßenlärm stört.
Hybride Arbeit - Die neuen Anforderungen an das Büro - Konzentriertes Arbeiten

Neben den klassischen Zellenbüros mit 2 bis 4 Arbeitsplätzen finden sich in vielen Unternehmen bereits heute Silent Rooms. Eine weitere Möglichkeit sind sogenannte Telefonboxen, die als Raum-in-Raum-Lösung einen Rückzugsort bieten. Zudem können Bibliotheken eine Möglichkeit sein, ruhige Arbeitsbereiche zu schaffen, ohne dass sich Mitarbeiter*innen isoliert von den restlichen Personen fühlen.

Zusätzlich verfolgt das Büro der Zukunft bei der Planung einen möglichst dynamischen Ansatz. Das bedeutet, dass sich die Bereiche je nach Auslastung Bereiche an die aktuellen Gegebenheiten anpassen lassen. Können beispielsweise Angestellte mit Kindern während der Schulferien zu Hause nicht mehr ungestört arbeiten, können in einem dynamisch konzipierten Office problemlos zusätzlich Bereiche zum konzentrierten Arbeiten geschaffen werden.

Tipps für die Planung Eurer Arbeitsbereiche

Die Planung des Büros ist eine komplexe Aufgabe. Wir möchten Dir 4 Tipps an die Hand geben, die Dir bei der Transformation Deiner Arbeitsbereiche helfen und sich in der Vergangenheit bei zahlreichen Projekten mit unseren Kund*innen bewährt haben.

Zuerst die Arbeit, dann die Planung

Dein Büro sollte Deinen Mitarbeiter*innen den bestmöglichen Arbeitsort bieten. Hierfür ist es wichtig zu verstehen, welche Arbeiten erledigt werden müssen und was hierfür benötigt wird. Denn natürlich stellt die Marketingabteilung andere Anforderungen an seine Workspaces als der Vertrieb oder die Logistik. Erst wenn Du Dir ein umfassendes Bild Deines Unternehmens verschafft hast, solltest Du mit der konkreten Planung Deiner Office Spaces beginnen und Dich fragen, wie Du der jeweiligen Aufgaben am besten gerecht werden kannst.

Mitarbeiter*innen einbeziehen

Die Mitarbeiter*innen sind diejenigen, die Deine Arbeitsbereiche tagtäglich nutzen. Nur logisch also, dass sie im Fokus Deiner Planung stehen sollten. Schließlich sollen sie dort später gleichermaßen produktiv und zufrieden sein. Nicht zuletzt sind sie es, die am besten beantworten können, was es benötigt, um effektiv zu arbeiten. Beziehe Deine Kolleg*innen daher von Beginn an in Deine Planungen ein, hol Feedback ein und teste Dinge aus, um zu verstehen, was bereits gut funktioniert und was nicht.

Remote First-Ansatz

Eine Rückkehr zum Status Quo, wie er vor der Corona-Pandemie herrschte, wird es nicht geben. Dort wo es möglich ist, werden die Menschen zunehmend orts- und zeitunabhängig arbeiten wollen. Diesen Umstand musst Du bei der Planung des Office berücksichtigen. Vor allem für Zonen zur Zusammenarbeit solltest Du Dich stets fragen, wie alle Kolleg*innen, egal ob im und außerhalb des Büros, optimal zusammenkommen können.

Passe Dich an

Die Arbeitswelt mit all seinen Prozessen ist kein starres Konstrukt. Neue externe Richtlinien oder sich ändernde Arbeitsweisen bedeuten auch neue Anforderungen für die Gestaltung und Ausstattung Deiner Arbeitsbereiche. Hinterfrage also stets den aktuellen Status und nimm, falls nötig, entsprechende Anpassungen vor.
Die Erhebung von Daten kann hier sehr nützlich sein, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Digitale Lösungen helfen Dir zu verstehen, welche Räume und Arbeitsplätze häufig oder nur selten genutzt werden. Anhand dieser Informationen lassen sich zielgerichtet Änderungen vornehmen.
Wir unterstützen Dich gern bei Deinem Projekt!

Du willst Dein Büro fit für die hybride Zukunft machen? Du suchst einen Partner der Dich dabei unterstützt? Wir sind für Dich da. Vereinbare jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin mit einem unserer Beratungsexpert*innen.