22 Tipps für mehr Produktivität in hybriden Arbeitsmodellen

22. Februar 2022

“The future is hybrid!” Die Mehrheit der Arbeitnehmenden will künftig in einem hybriden Arbeitsmodell arbeiten.
Neben zahlreichen Vorteilen, müssen dabei auch einige Herausforderungen gemeistert werden.
Wir geben Dir 22 Tipps, die für mehr Produktivität Deiner Mitarbeitenden in der hybriden Arbeitswelt sorgen.

Ausstattung von Arbeitsbereichen

Mit der passenden Ausstattung von Büro, Homeoffice und Remote Work wird die Grundlage dafür gelegt, dass Deine Teams von jedem Ort aus produktiv Arbeiten können. Hierzu gehört einerseits moderne Technik, ohne die die digitale Zusammenarbeit nicht möglich ist. Zum anderen müssen auch alle Arbeitsbereiche mit der geeigneten Büroeinrichtung versehen werden.

1. Digitale Ausstattung des Büros

Statte das Büro mit moderner Technik wie Videokonferenzlösungen & Smartboards aus, sodass sich Teams vor Ort jederzeit problemlos mit den Kolleg*innen außerhalb des Büros austauschen können.

2. Ort des kreativen Austauschs

Schaffe optimal ausgestattete Kreativzonen im Büro, um die Zusammenarbeit Deiner Teams bei der Projektplanung, dem kreativen Austausch oder der Ideenfindung zu ermöglichen. Hierfür kannst du zum Beispiel bequeme Sessel & Sofas oder Akustikmöbel bereitstellen und um Smartboards und Whiteboards ergänzen.

3. Orte der Konzentration

Sorge durch Rückzugsorte und Ruhezonen dafür, dass Deine Mitarbeiter*innen auch im Büro einen passenden Ort für konzentriertes Arbeiten vorfinden. Eine praktische Möglichkeit hierfür sind Telefon- & Meetingboxen, die sich alternativ auch als zusätzliche Besprechungsmöglichkeit nutzen lassen.

4. Professionelle Arbeitsplätze im Büro & Homeoffice

Um bei der Arbeit von zu Hause produktiv sein zu können, solltest Du Deinen Mitarbeitenden neben dem Büro auch im Homeoffice einen ergonomischen Arbeitsplatz mit professionellem Bürotisch und Bürostuhl zur Verfügung stellen.

5. Mobile Devices für Deine Teams

Statte Deine Kolleg*innen mit leistungsstarken und leicht zu transportierenden Geräten wie Laptops, Smartphones und Tablets aus, damit sie von überall aus produktiv arbeiten können und stets Zugriff auf wichtige Dokumente haben.

6. Ausstattung für digitale Meetings

Stelle hochwertige Headsets und Webcams für den Homeoffice-Arbeitsplatz zur Verfügung, um eine beste Bild- und Tonqualität in Deinen digitalen Meetings zu garantieren.

Softwarelösungen

Erst mithilfe unterschiedlicher Softwarelösungen ist es möglich, dass Du und Deine Teams in einem hybriden Arbeitsmodell effizient miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können.

7. Cloud-Lösungen für gemeinsam genutzte Dokumente

Über Cloud-Lösungen wie Google Drive oder Microsoft OneDrive sind Dokumente für jede*n Mitarbeiter*in egal an welchem Ort erreichbar und Teams können gleichzeitig daran arbeiten.

8. Videokonferenzlösungen einsetzen

Durch den Einsatz moderner Software-Lösungen wie Zoom oder MS Teams mit Videofunktion wird die zwischenmenschliche Ebene nicht vernachlässigt, was zu einem besseren Meeting-Erlebnis für alle Beteiligten führt.

9. Tools zur Zusammenarbeit nutzen

Digitale Lösungen wie Slack oder MS Teams bieten zahlreiche Funktionen, um mit Kolleg*innen zu kommunizieren und Daten auszutauschen und vereinfachen so die Zusammenarbeit über verteilte Teams.

10. Projekte digital managen

Tools wie Trello, Asana oder Confluence unterstützen Deine Teams beim Projektmanagement. Sie sind jederzeit online erreichbar und liefern einen Überblick zu wichtigen Meilensteinen und zum aktuellen Stand der ToDos.

11. Wichtige Informationen zentral bereitstellen

Erstelle ein Wiki oder Firmen-Intranet, um wichtige interne Informationen und gesammeltes Wissen für alle Mitarbeitenden von überall aus erreichbar zur Verfügung zu stellen.

12. Unkomplizierte Ausstattung Deiner Mitarbeitenden

Nutze das Lendis OS, um Deine Mitarbeitenden mit nur wenigen Klicks optimal auszustatten – egal, ob im Büro, Homeoffice oder für Remote Work. Du behältst zu jeder Zeit den Überblick über Bestellungen und Dein gesamtes Inventar, während sich Lendis um Lieferung, Aufbau und Geräteeinrichtung kümmert.

13. Mobile Device Management zur Geräteverwaltung

Mit modernen MDM-Lösungen verwaltest Du zentral die Laptops, Smartphones & Tablets in Deinem Unternehmen. Ohne die Geräte in die Hand nehmen zu müssen, spielst Du Updates auf, passt Sicherheitsvorgaben an und nimmst viele weitere Einstellungen vor.

Prozesse & Organisation

14. Entscheidungsspielraum für Mitarbeitende

Gib Deinen Mitarbeiter*innen die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen. So ermöglichst Du effizientes Arbeiten, das den individuellen Bedürfnissen Deiner Mitarbeitenden entspricht.

15. Prozesse und Richtlinien definieren

Sorg für klar definierte Prozesse im Unternehmen, etwa für welche Zwecke, welche Kommunikationskanäle verwendet werden. Dies spart Zeit und beugt Missverständnisse vor.

16. Transparente Kommunikation

Stell sicher, dass alle Mitarbeitenden, egal, ob sie im Büro oder remote arbeiten, alle wichtige Informationen erhalten und über aktuelle Entwicklungen im Bilde sind.

17. Arbeitszeiten abstimmen

Gerade wenn Mitarbeitende in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, empfiehlt es sich, Arbeitszeiten innerhalb eines Teams aufeinander abzustimmen, sodass die Antwortzeit bei Rückfragen so gering wie möglich zu halten.

18. Regelmäßige Meeting-Termine

Vereinbare feststehende, wiederkehrende Meeting-Termine, in denen der aktuelle Stand zu Aufgaben und Projekten besprochen wird und Rückfragen geklärt werden können.

19. Schulungen im Umgang mit digitalen Tools

Sorge mittels Schulungen dafür, dass jede*r Mitarbeiter*in sicher im Umgang mit den im Unternehmen eingesetzten Tools ist.

20. Kennzahlen für Produktivität

In der hybriden Arbeitswelt verlieren geleistete Arbeitsstunden an Bedeutung. Überlege mit Deinem Team, welche KPIs geeigneter sind, um die Produktivität zu messen und zu optimieren.

21. Teamzusammenhalt stärken

Teamgeist und Zusammenhalt sind wichtig für die Motivation. Fördere durch virtuelle Teamevents oder Kaffeepausen zwischen einzelnen Mitarbeiter*innen das Zusammengehörigkeitsgefühl.

22. Onboarding-Prozess anpassen

Passe Eure Onboarding-Prozesse an die Bedingungen der hybriden Arbeitswelt an und sorge so dafür, dass neue Mitarbeitende direkt motiviert und produktiv starten können.

Eric Grieben

Hier schreibt Eric Grieben, Chief Operating Officer (COO) bei Lendis. Eric verantwortet das Herzstück von Lendis. Mit seinem Team sorgt er für den reibungslosen Ablauf der gesamten Logistik und stellt die hohe Servicequalität für unsere Kund*innen sicher. In seinen Beiträgen teilt er sein Wissen, um Arbeitsumgebungen und Mitarbeiter*innen für größtmögliche Produktivität auszustatten.