Mit digitalem Onboarding Prozesse optimieren

Die Digitalisierung hat in nahezu jedem Unternehmensbereich Einzug gehalten. Auch die Organisation von HR-Prozessen kommt ohne digitale Lösungen heute nicht mehr aus. Das gilt insbesondere für das Onboarding neuer Mitarbeitender. Hier können digitale Lösungen helfen, die oft kleinteiligen Aufgaben und notwendigen Absprachen besser zu organisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen.

Was bedeutet “Digitales Onboarding”?

Eine verbindliche Definition des Begriffs “Digitales Onboarding” gibt es nicht. Grundsätzlich versteht man unter einem digitalen Onboarding, gelegentlich auch e-Onboarding bezeichnet, den Verzicht auf Offline-Bestandteile wie Mappen, Broschüren und Handzettel. Stattdessen kommen Software- und App-Lösungen zum Einsatz, über die die einzelnen Aufgaben organisiert und durchgeführt werden.

Besonders an Bedeutung gewonnen hat das digitale Onboarding durch die Corona-Krise im Jahr 2020, als viele Unternehmen gezwungen waren, neue Mitarbeitende im Homeoffice statt vor Ort im Büro einzuarbeiten und hierfür geeignete Lösungen finden mussten. Ausgehend von einer zunehmend hybriden Arbeitswelt, wird ein solches Remote Onboarding, bei welchem Mitarbeitende zu großen Teilen online eingearbeitet werden, künftig zunehmend an Bedeutung gewinnen.

In welchen Bereichen des Onboardings können digitale Lösungen unterstützen?

Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist ein komplexer Prozess. In möglichst kurzer Zeit sollen die neuen Kolleg*innen nicht nur fachlich eingearbeitet, sondern auch sozial in eine neue Organisation integriert werden. Entsprechend vielfältig sind die Einsatzgebiete, bei denen digitale Lösungen genutzt werden können. Wir stellen Dir im weiteren Verlauf unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten vor, die Du künftig in Deinem Onboarding-Konzept berücksichtigen solltest.

Allgemeine Organisation des Onboardings

Gerade in den ersten Tagen werden zahlreiche Informationen benötigt, unter anderem Passwörter, Vertrags- und Gehaltsunterlagen und vieles mehr. Statt großer Zettelwirtschaft helfen digitale Lösungen, alles Wichtige stets griffbereit an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen.

Onboarding-Prozess transparent machen und automatisieren

Digitales Onboarding - Prozesse transparent gestalten

Das Onboarding besteht aus einer Vielzahl an teils kleinteiligen Aufgaben, sowohl für die neuen Mitarbeitenden als auch die Verantwortlichen. Zudem ist eine Vielzahl unterschiedlicher Personen in den einzelnen Onboarding-Phasen beteiligt. Welche Aufgaben wurden bereits erledigt, welche noch offen? Bei wem liegt gerade die Verantwortung? Onboarding-Software und -Apps sind hilfreich, um hierbei nicht den Überblick über den aktuellen Stand des Onboardings zu verlieren.

Wichtige Informationen jederzeit auffindbar bereitstellen

Wie ist das Unternehmen aufgebaut? Welche Abteilungen gibt es und welche Personen arbeiten dort? Was ist im Krankheitsfalls zu tun? Wer sind Ansprechpartner*innen in Notsituationen? Die Fülle an wichtigen allgemeinen Informationen zu Organisation, Abläufen und Kontakten wird schnell groß. Ein Unternehmens-Wiki oder ein eigenes Intranet sind eine hilfreiche Möglichkeit, um Antworten zu den häufigsten und wichtigsten Fragen zu liefern.

Wissen mit E-Learning vermitteln

Digitales Onboarding - E-Learning Plattformen nutzen

Die Wissensvermittlung ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Neuen Mitarbeitenden frühzeitig und ausreichend die notwendigen Kenntnisse für die tägliche Arbeit zu vermitteln, schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten.

E-Learning, also die Schulung mithilfe digitaler Tools, kann dieses Prozess in vielen Bereichen ergänzen und vereinfachen, wodurch sich der Arbeitsaufwand stark reduzieren lässt.

Zu den Bereichen, in denen E-Learning genutzt werden kann, gehören zum Beispiel:

  • Vorstellung des Unternehmens- und der Kolleg*innen
  • Informationen zu allgemeinen Abläufen und Prozessen
  • Informationen zu geltenden Compliance-Richtlinien
  • Informationen zu personenbezogenen Fragen, etwa zu Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder Zugang zu Gehaltsunterlagen
  • Informationen zu Arbeitssicherheit oder Hygienevorschriften
  • Vorstellung der durch das Unternehmen angebotenen Produkte, Marken oder Dienstleistungen
  • Einführungen zu unternehmensweit genutzten Software-Programmen

Viele E-Learning-Plattformen bieten die Möglichkeit, einzelne Module zu Trainingseinheiten zu einzelnen Themenbereichen zusammenzufügen. Aus einzelnen Trainingseinheiten können wiederum komplette Trainingspläne für die Zeit des Onboardings erstellt werden, die von den neuen Mitarbeitenden absolviert werden müssen.

Wichtig hierbei ist

  • darauf zu achten, dass die Trainingseinheiten nicht in beliebiger Reihenfolge, sondern aufeinander aufbauend organisiert sind.
  • dass die Trainingspläne so abgegrenzt sind, dass sie nur Informationen enthalten, die für den jeweiligen Onboardee von Bedeutung sind.

Kommunikation und Interaktion fördern

Digitales Onboarding - Kommunikationstools nutzen

Während der Zeit des Onboardings ist Kommunikation das A und O. Das gilt umso mehr, wenn das Onboarding remote erfolgt. Dabei geht es nicht nur um das Beantworten von Fragen. Der enge Austausch ist gerade zu Beginn wichtig, um ein positives Gefühl und Vertrauen bei den neuen Kolleg*innen zu schaffen.

Zusätzlich zum direkten Austausch schaffen digitale Kommunikationslösungen wie Slack, Zoom oder MS Teams mit zahlreichen Features für Audio- und Video-Chat eine gute Möglichkeit, auch im Falle räumlicher Entfernung stets in persönlichem Kontakt miteinander zu stehen.
Daneben gibt es diverse weitere Möglichkeiten, wie digitale Lösungen den Austausch zwischen den Mitarbeitenden fördern können. Über eigene Profile, etwa im unternehmenseigenen Wiki, können Mitarbeitende sich selbst vorstellen und bei der Gelegenheit mehr über ihre Kolleg*innen erfahren. Die Slack-Integration “donut” wählt wöchentlich zufällige Paare zu einer virtuellen Kaffeepause ein. So lernen die Neuen die anderen Mitarbeitenden im Unternehmen auf entspannte Art und Weise kennen.

Mitarbeitende unkompliziert optimal ausstatten

Laptop, Monitor, Schreibtisch, Bürostuhl und sonstige Arbeitsmittel – damit die neuen Kolleg*innen von Tag 1 an produktiv arbeiten können, muss einiges an Ausstattung pünktlich zum Arbeitsbeginn organisiert werden. Hierfür die nötigen Absprachen mit allen Beteiligten zu treffen, passende Anbieter zu finden und zu kontaktieren, und schlussendlich die Lieferung zu organisieren, kann bei einer Vielzahl an New Startern schnell komplex und zeitaufwändig werden. Sollen die Kolleg*innen zusätzlich auch für die Remote Work ausgestattet werden, ist diese Aufgabe durch eine Person meist nicht mehr zu leisten. Auch für diese Aufgabe schaffen digitale Lösungen Abhilfe, indem Prozesse standardisiert und automatisiert werden.

Digitales Onboarding - Ausstattung mit Lendis Lösung einfach bereitstellen

Über das Lendis OS lassen sich selbst hunderte Mitarbeitende mit wenigen Klicks bequem mit Technik und Büroeinrichtung ausstatten. Deine Mitarbeitenden wählen ihre Wunschausstattung aus einem eigens zusammengestellten Portfolio.  Nach erfolgter Freigabe, automatisiert oder manuell durch Dich, kümmert sich Lendis um alles Weitere, einschließlich der Lieferung an die jeweilige Adresse und den Aufbau vor Ort.

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