Technisches Onboarding – Produktive Teams ab Tag 1

Ein strukturiertes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnellstmöglich produktiv arbeiten können. Eine wesentliche Voraussetzung hierfür stellt die professionelle Ausstattung der Mitarbeitenden dar und entsprechend hoch sollte das technische Onboarding priorisiert werden. Worauf es zu achten gilt, zeigen wir in unserem Ratgeberbeitrag.

Rund um Technisches Onboarding

Ab dem 1. Tag einsatzbereit

Auch wenn die Ausstattung neuer Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft für zusätzlichen Aufwand sorgt, sollte man nicht den Fehler machen, diese Aufgabe nach hinten zu verschieben. Das führt in der Regel dazu, dass nicht alles pünktlich zum Arbeitsbeginn bereitsteht.

Das ist sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch aus Sicht der Mitarbeitenden problematisch. Einerseits verzögert sich dadurch der Onboarding-Prozess und Mitarbeitende brauchen länger, bis sie produktiv tätig werden. Andererseits geht damit eine schlechte Employee Experience und unzufriedene Angestellte einher.

Um das zu vermeiden, sollte das technische Onboarding bereits in der Preboarding-Phase begonnen werden. So wird sichergestellt, dass:

die neuen Kolleg*innen pünktlich zum 1. Arbeitstag ausgestattet sind.
sie bereits Zeit hatten, sich mit der neuen Ausstattung vertraut zu machen und diese bereits einzurichten.
sie sich während des Onboardings voll auf die fachliche und soziale Integration fokussieren können.

Mitarbeitende vollständig ausstatten - Das gehört dazu

Spricht man von Mitarbeiterausstattung, denken viele nur an den Schreibtisch, den Computer und einen Bildschirm. Bei genauerem Blick sieht man jedoch schnell, dass heutzutage weit mehr zu einem produktiven Arbeitsumfeld gehört.

Arbeitsplatz

Die Grundlage für produktives Arbeiten bildet ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz. Eine zentrale Rolle dabei sollte das Thema Ergonomie einnehmen. Zu einem modernen Arbeitsplatz gehören deshalb:

Ein höhenverstellbarer Schreibtisch
Ein individuell einstellbarer Bürostuhl
Eine den Tageszeiten anpassbare Bürolampe
Ergänzender Stauraum, um Dokumente, private Gegenstände u.ä. zu verstauen

Tipp: In Zeiten hybrider Arbeit wechseln Mitarbeitende regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsorten. In hybrid organisierten Unternehmen wird deshalb nicht mehr für jeden Mitarbeitenden ein eigener Arbeitsplatz vorgesehen. Stattdessen kommt häufig ein Desk-Sharing-Modell zum Einsatz. Damit dieses erfolgreich funktioniert, sollten Arbeitsplätze mit individuell einstellbaren Büromöbeln versehen werden. So ist jeder Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden problemlos nutzbar.

Beachte: Haben Mitarbeitende die Möglichkeit zur Remote-Arbeit, muss ihnen auch im Homeoffice ein entsprechender Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Laut Arbeitsschutz gelten für den Homeoffice-Arbeitsplatz die gleichen Anforderungen wie für den Büro-Arbeitsplatz.

Technik

Für effektives Arbeiten wird die passende technische Ausstattung benötigt. Was dazu zählt, unterscheidet sich je nach Aufgabengebiet. Zur Grundausstattung gehören jedoch:

Computer (empfehlenswert sind mobile Laptops, mit denen problemlos der Arbeitsort gewechselt werden kann)
Externer Monitor
Firmensmartphone und / oder Firmentablet
Weiteres Zubehör wie
- Headsets, vor allem für Teams mit häufigem Kundenkontakt
- Externe Tastatur und Maus für ergonomisches Arbeiten
- Dockingstation zum Anschluss weiterer Geräte

Nicht vergessen: Wenn Mitarbeitende auch von unterwegs Zugriff auf wichtige Dokumente haben sollen, vergesst nicht die dazugehörigen Mobilfunkverträge abzuschließen.

Beachte: Gerade im Bereich der Technik sind Lieferzeiten aktuell noch immer ein großes Problem und man sollte nicht von sofortiger Verfügbarkeit ausgehen. Der Bedarf sollte frühzeitig mit den neuen Angestellten geklärt und die Produkte rechtzeitig bestellt werden.

Software & Lizenzen

Die Technik allein reicht in der heutigen Zeit nicht mehr aus. Erst mit der passenden Software lassen sich viele Aufgaben effizient erledigen. Zusätzlich zur technischen Ausstattung muss also die passende Software bzw. die jeweiligen Lizenzen beschafft werden. Zur Software-Ausstattung gehören heute:

Office-Programme
Messenger-Tools wie Slack, Microsoft Teams u.ä.
Projektmanagement-Tools wie Asana, Jira o.ä.
Services zur Daten- & Dokumentspeicherung wie Google Drive, Microsoft OneDrive o.ä.
Weitere aufgabenspezifische Tools, z.B. Adobe Creative Cloud

Mitarbeitende mit wenig Aufwand ausstaten

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Zugänge

Darüber hinaus werden meist weitere Zugänge zu wichtigen Tools oder Arbeitsumgebungen benötigt, um voll einsatzfähig zu sein. Das sind unter anderem:

Zugang zur Passwortverwaltung für unternehmensweite Anwendungen
Eigene geschäftliche E-Mail-Adresse
VPN-Zugänge zum Firmennetzwerk

Sonstige Arbeitsmittel

Auch wenn die Arbeit heute meist digital erfolgt, greifen manche Menschen noch immer gern auf Altbewährtes zurück. Stifte und Notizblöcke sollten daher auch weiterhin zur Grundausstattung gehören.

Zusammen mit weiterem Merch im Design der Firma lässt sich daraus ein Willkommenspaket zusammenstellen. Das zeigt zudem die Wertschätzung und fördert bereits am ersten Tag die Identifikation mit dem neuen Arbeitgeber.

Zutrittsmedien

Nicht zuletzt muss sämtliche administrative Ausstattung wie Transponder, (digitale) Büroschlüssel oder der Firmenausweis ebenfalls im Rahmen des technischen Onboardings bereitgestellt werden. Häufig werden diese Utensilien von der IT-Abteilung verwaltet. Diese sollte folglich frühzeitig über neue Mitarbeitende informiert werden.

Strukturiertes Onboarding - Grundlage für das technische Offboarding

Zum Employee Lifecycle gehört in der Regel auch, das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu verlassen. Je besser das technische Onboarding strukturiert ist, desto einfacher wird später das technische Offboarding.

Aus diesem Grund sollte die Ausgabe sämtlicher Arbeitsmaterialien vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Aus den Unterlagen sollte klar werden, wer welches Produkt an welchem Datum erhalten hat und ggf. an welchem Ort es sich befindet (vor allem bei Homeoffice-Ausstattung). In einem Übergabeprotokoll sollte sich das Unternehmen den Erhalt unterzeichnen lassen.

Durch die Dokumentation wird nicht nur die Rückgabe im Rahmen des Offboardings vereinfacht. Außerdem wird sichergestellt, dass keine Ausstattung, und damit Wert für das Unternehmen, verloren geht.