Steigere mit Kennzahlen & KPIs die Onboarding-Qualität

Das Onboarding ist häufig richtungsweisend für die weitere Zeit im Unternehmen. Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnell sozial und fachlich in die neue Umgebung integriert sind. Doch wie lässt sich wissen, ob das Onboarding für Mitarbeitende und Verantwortliche ein Erfolg ist? Wir stellen Dir hilfreiche Kennzahlen vor, mit denen Du die Qualität Deines Onboardings messen kannst.

Warum Du Dein Onboarding messen solltest

Das Onboarding zählt zu den wichtigsten Stationen entlang des Employee Lifecycle und hat wesentlichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine gute Onboarding-Experience zu bieten, bedeutet allerdings einen großen administrativen Aufwand auf Seiten des Unternehmens. Vor allem für HR- und IT-Verantwortliche sind mit der Einstellung neuer Kolleg*innen eine Vielzahl an Aufgaben verbunden.

Doch wie stelle ich sicher, dass das, was vorher im Onboarding-Konzept erarbeitet wurde, auch zum gewünschten Erfolg führt? Die Antwort: Indem ich die Qualität meines Onboarding-Prozesses messe. Die passenden Instrumente hierfür sind Kennzahlen und KPIs.

Bei Kennzahlen handelt es sich um direkt messbare Werte oder Kombinationen aus mehreren Kennzahlen. Onboarding-Kennzahlen helfen, den Onboarding-Prozess quantifizierbar zu machen und können sowohl die Mitarbeiter- als auch aus Unternehmensperspektive darstellen.

Anhand der Kennzahlen lässt sich erkennen

wie effizient die Onboarding-Prozesse aktuell funktionieren und wo Optimierungspotenziale liegen.
wie zufrieden die Mitarbeitende mit dem Ablauf der Einarbeitung sind.

Bei KPIs (Key Performance Indicator) handelt es sich, wie der Name bereits anzeigt, um Schlüsselkennzahlen für das Unternehmen. Welche Kennzahl als KPI dient, richtet sich folglich nach den strategischen Zielen. Anhand eines KPI lässt sich der Fortschritt bei der Erreichung des jeweiligen Ziels ablesen.

Und was sollte nun gemessen werden? Wie so häufig lässt sich das allgemeingültig nicht beantworten. Vielmehr müssen die gewählten Kennzahlen Deinem Zweck dienen, sprich anhand Deiner individuellen Ziele gewählt werden.

Grundsätzliche Ziele für die Einarbeitung sind:

Soziale Integration
Fachliche Integration
Willkommenskultur schaffen
Wertschätzung zeigen

Je nachdem welche Ziele für Dich wichtig sind, solltest Du die dazugehörigen Kennzahlen erheben und analysieren.

Welche Kennzahlen solltest Du im Blick behalten?

Für das Onboarding gibt es eine Reihe von Kennzahlen, die in vielen Unternehmen erhoben werden. Die wichtigsten stellen wir Dir nachfolgend vor.

Die wichtigsten Onboarding-Kennzahlen

Rate der erfolgreichen Einstellungen
Quote der Frühfluktuation
Time to environmentally operative
Time to fully operative
Anzahl der Schulungen & Feedback-Gespräche
Übernahmequote
Onboarding-Experience

1. Rate der erfolgreichen Einstellungen

Die Kennzahl ist das Verhältnis der Zahl von Personen, welche die Stelle antreten und der Zahl an Personen, die einen Arbeitsvertrag unterschrieben haben. Die Quote lässt Rückschlüsse auf das Recruiting zu, kann aber auch als Onboarding-Kennzahl herangezogen werden. Das mag zunächst irritierend klingen. Es wird aber klar, wenn man sich bewusst macht, dass das Onboarding nicht erst mit dem 1. Arbeitstag, sondern bereits mit der Vertragsunterschrift (Hier erfährst Du mehr zu den Onboarding-Phasen) beginnt.

Ein anderes Job-Angebot, persönliche Gründe oder eine schlechtes Bauchgefühl, die Gründe, eine neue Stelle nicht anzutreten, sind sehr unterschiedlich. Gerade letzteres ist ein Zeichen für ein schlechte Experience während des Preboardings.

Ist die Quote allzu groß, solltest Du Absagen also nicht einfach hinnehmen. Versuche stattdessen im persönlichen Gespräch herauszufinden, was die Person veranlasst hat, den neuen Job nicht anzutreten. Liegen die Ursachen im Preboarding, sollte dringend der Prozess für diese Phase verbessert werden. Regelmäßiger Kontakt zu den Eingestellten und ihnen zu zeigen, dass ihr euch auf den baldigen Start freut, sind hier die wesentlichen Anforderungen.

2. Quote der Frühfluktuation

Die Frühfluktuationsrate ergibt sich aus der Zahl der Neustarter und der Zahl derjenigen, die das Unternehmen innerhalb der ersten Wochen oder Monate wieder verlassen. Auch die Frühfluktuation hat unterschiedliche Ursachen, die nicht zwangsläufig auf Unternehmensseite liegen.

Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen allerdings frühzeitig, ist dies häufig ein Indikator für eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann entweder auf Probleme im Recruiting (evtl. aufgrund falscher Versprechungen) oder im Onboarding (z.B. mangelnde Betreuung) hinweisen. Stellst Du eine hohe Quote bei der Frühfluktuation fest, solltest du versuchen die Gründe hierfür zu verstehen. Ein Offboarding-Gespräch ist eine gute Möglichkeit, mehr über die Gründe zu erfahren.

Wird das Onboarding regelmäßig als Grund genannt, solltest Du unabhängig von der Frage nach Mitarbeiterzufriedenheit den Prozess zu überarbeiten. Denn: Die Frühfluktuation zu senken, ist auch aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll. Ein Austritt kann Kosten in Höhe von bis zu 50.000 € für das Unternehmen bedeuten. Dazu tragen direkte Kosten (Abfindung, Urlaubsabgeltung, Kosten der Personalsuche sowie Kosten für den Eintritt neuer Mitarbeitender) und indirekte Kosten (Zeitaufwand der HR-Abteilung, Entgangene Einnahmen durch nicht erfüllbare Aufträge, etc.) bei.

3. Time to environmentally operative

Hinter “time to environmentally operative” steht die benötigte Dauer, um neuen Mitarbeitenden die Arbeitsplatzausstattung und sämtliche für den Start notwendigen Arbeitsmittel bereitzustellen. Zu den Arbeitsmitteln zählt alles, was nötig ist, um eine Aufgabe bestmöglich zu erfüllen. Das sind nicht nur Schreibtisch, Bürostuhl oder Laptop. Auch der Notizblock, das Firmenhandy oder der Dienstwagen gehören zu den notwendigen Arbeitsmitteln.

Sämtliche Arbeitsmittel zu beschaffen, bedeutet in vielen Unternehmen noch immer einen enormen Zeitaufwand. Entsprechende Anbieter müssen gefunden und die pünktliche Lieferung organisiert werden. Technik muss konfiguriert und in bestehende MDM-Lösungen integriert werden. Für HR- und IT-Verantwortliche bzw. Office Manager führt all dies zu einem hohen Zeitaufwand.

Die time to environmentally operative ist daher insbesondere für die Unternehmensseite von Interesse. Denn sie zeigt, wie gut aktuelle Prozesse funktionieren und ob es Optimierungs- und folglich Einsparmöglichkeiten gibt. Doch auch in Bezug auf die Mitarbeitenden solltest Du die Kennzahl regelmäßig prüfen. Dauert die Bereitstellung regelmäßig zu lange und sind Mitarbeitende nicht spätestens ab dem 1. Arbeitstag startklar, führt das meist zu Unzufriedenheit.

Produktive Mitarbeitende ab dem 1. Tag

Mit dem Lendis OS stattest Du Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks optimal aus – ob im Büro, Homeoffice oder für Remote Work. Du verringerst den Aufwand für HR & IT und sparst jede Menge Zeit.

4. Time to fully operative

Die Kennzahl “time to fully operative” gibt an, wie lange es dauert, bis neue Mitarbeitende vollständig einsatzbereit sind. Dieser Wert ist deshalb wichtig, weil Deine Mitarbeitenden erst ab diesem Zeitpunkt ihre volle Leistung erbringen können.

Wesentlicher Teil des Onboardings ist die fachliche Integration. Das Ziel ist es, neuen Kolleg*innen neben der Ausstattung auch das notwendige Know-How zur Verfügung zu stellen, um die jeweiligen Aufgaben zu erledigen. Da sie Rückschlüsse darauf zulässt, wie wirksam Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sind, ist diese Kennzahl für diesen Bereich des Onboardings wichtig.

Beurteile die time to fully operative jedoch immer kontextabhängig. Die Einarbeitung im Marketing-Team verlangt in aller Regel weniger Zeit als das Onboarding eines Entwicklers. Gleiches gilt im Vergleich von Führungskräften zu “einfachen” Angestellten.

5. Anzahl der Schulungen & Feedback-Gespräch

Bei der Erarbeitung des Onboarding-Konzepts wird für gewöhnlich auch festgelegt, in welchem Umfang Schulungen während des Onboardings durchgeführt werden sollen, um Mitarbeitenden die notwendigen Grundlagen zu vermitteln. Das Gleiche gilt für Feedback-Gespräche mit Vorgesetzten und Kolleg*innen.

Als Kennzahl wird diesbezüglich festgehalten, wie viele solcher Maßnahmen am Ende tatsächlich nötig waren, um Neulinge fit für ihre Aufgabe zu machen. Im Ergebnis liefert sie Hinweise

auf die Qualität der Schulungen und Gespräche
ob die zuvor gewählte Zahl der Realität entspricht
auf den Fit von Position und eingestelltem Mitarbeitenden

6. Übernahmequote

Die Übernahme-Quote, also die Zahl an Einstellungen, die nach Ablauf der Probezeit übernommen werden, ist eine weitere hilfreiche Metrik. Als Kennzahl für das Onboarding unterstützt sie ebenfalls dabei, die Qualität der Einarbeitung einzuordnen.

Eine geringe Übernahme-Quote kann darauf hindeuten, dass das Onboarding nicht ausreichend war, um die neuen Teammitglieder

gut auf ihre Aufgabe vorzubereiten oder
sie optimal ins Unternehmen und das Team zu integrieren.

7. Onboarding-Experience

Nicht zuletzt ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Onboarding eine entscheidende Kennzahl. Schließlich sollen die Mitarbeitenden nicht nur korrekt eingearbeitet werden. Sie sollen sich außerdem auch schnell in der neuen Umgebung wohlfühlen.

Der NPS – Net Promoter Score – wird bereits in vielen unterschiedlichen Bereichen als Kennzahl eingesetzt, um die Kundenzufriedenheit zu messen. Seit einiger Zeit wird das NPS-System auch im HR-Bereich verwendet, um die Mitarbeiterzufriedenheit und Loyalität zu ermitteln. Das Prinzip lässt weiter herunterbrechen und auf den Onboarding-Prozess anwenden.

Um den NPS auf Unternehmensebene zu ermitteln, beantworten die Angestellten die Frage: “Würdest Du unser Unternehmen an Freunde und Bekannte als Arbeitgeber weiterempfehlen.” Die Antwort wird auf einer Skala von 0 bis 10 (0 = stimme gar nicht zu, 10 = stimme voll zu) gegeben. Analog kann dieser Ansatz auf das Onboarding angewendet werden.

Berechnet wird der NPS als Differenz zwischen Promotoren und Detraktoren. Mitarbeitende die auf die Frage mit 9 oder 10 antworten, gelten als Promotoren. Detraktoren sind alle, die mit 0 bis 6 antworten.

Der NPS errechnet sich dann wie folgt:

Berechnung des NPS

NPS = Promotoren (in Prozent aller Befragten) – Detraktoren (in Prozent aller Befragten)

Der NPS-Wertebereich liegt folglich zwischen -100 und +100.

Onboarding-Prozess mit Kennzahlen und KPIs verbessern

Welche der oben genannten Kennzahlen Du für Dein Unternehmen nutzt, hängt wie erwähnt von den Zielen des Onboardings ab. Natürlich kannst Du neben den genannten auch weitere Kennzahlen nutzen. Es ist außerdem nicht ungewöhnlich, dass im Laufe der Zeit andere Kennzahlen verwendet werden. Ein junges Start-Up hat andere Anforderungen als ein etabliertes mittelständisches Unternehmen.

Um allerdings sinnvoll mit Kennzahlen zu arbeiten, ist ein ein strukturierter Prozess notwendig. Erst wenn es feste Abläufe im Onboarding gibt, lassen sich Kennzahlen nutzen, um Schwächen zu identifizieren und Entwicklungen festzustellen. Ändert sich Dein Onboarding fortwährend, ist eine Vergleichbarkeit kaum möglich.

Stellst Du anhand Deiner Kennzahlen fest, dass es Optimierungsbedarf gibt, gilt es herauszufinden, wo die Ursachen dafür liegen. Ist klar, was zu den schlechten Werten führt, kannst Du gemeinsam mit Deinem Team Ziele zur Verbesserung definieren.

Anhand der Ziele werden dann konkrete Maßnahmen erarbeitet, mit denen diese Ziele erreichen werden sollen. Für die Zielerreichung sollte auch immer ein Zeitraum festgelegt werden. Dieser sollte nicht zu groß gefasst werden. Für gewöhnlich bieten sich Quartals- oder Halbjahresziele an.

Beispiel: KPI für das Onboarding

Hat sich beispielsweise herausgestellt, dass die Mehrheit der Kündigungen aufgrund einer schlechten Onboarding-Experience innerhalb der ersten 6 Wochen nach Start erfolgt, könnte ein entsprechendes Ziel lauten: “Die Zahl der Kündigungen in den ersten 6 Wochen nach Arbeitsbeginn soll innerhalb der nächsten 3 Monate um 50 % verringert werden.”

Im Team stellt ihr fest, dass durch Feedback-Gespräche Ängste und Sorgen bei neuen Mitarbeitenden genommen werden. Aus diesem Grund setzt ihr als Maßnahme fest, die Zahl der Feedback-Gespräche in diesem Zeitraum zu verdoppeln.

Am Ende der 3 Monate wertet Ihr die KPI aus und bewertet, ob die gewählte Maßnahme den gewünschten Erfolg gebracht hat.

Anfrageliste