Steigere mit Kennzahlen & KPIs die Onboarding-Qualität
Das Onboarding ist häufig richtungsweisend für die weitere Zeit im Unternehmen. Ein gutes Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende schnell sozial und fachlich in die neue Umgebung integriert sind. Doch wie lässt sich wissen, ob das Onboarding für Mitarbeitende und Verantwortliche ein Erfolg ist? Wir stellen Dir hilfreiche Kennzahlen vor, mit denen Du die Qualität Deines Onboardings messen kannst.
Warum Du Dein Onboarding messen solltest
Das Onboarding zählt zu den wichtigsten Stationen entlang des Employee Lifecycle und hat wesentlichen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. Eine gute Onboarding-Experience zu bieten, bedeutet allerdings einen großen administrativen Aufwand auf Seiten des Unternehmens. Vor allem für HR- und IT-Verantwortliche sind mit der Einstellung neuer Kolleg*innen eine Vielzahl an Aufgaben verbunden.
Doch wie stelle ich sicher, dass das, was vorher im Onboarding-Konzept erarbeitet wurde, auch zum gewünschten Erfolg führt? Die Antwort: Indem ich die Qualität meines Onboarding-Prozesses messe. Die passenden Instrumente hierfür sind Kennzahlen und KPIs.
Bei Kennzahlen handelt es sich um direkt messbare Werte oder Kombinationen aus mehreren Kennzahlen. Onboarding-Kennzahlen helfen, den Onboarding-Prozess quantifizierbar zu machen und können sowohl die Mitarbeiter- als auch aus Unternehmensperspektive darstellen.
Anhand der Kennzahlen lässt sich erkennen
- wie effizient die Onboarding-Prozesse aktuell funktionieren und wo Optimierungspotenziale liegen.
- wie zufrieden die Mitarbeitende mit dem Ablauf der Einarbeitung sind.
Bei KPIs (Key Performance Indicator) handelt es sich, wie der Name bereits anzeigt, um Schlüsselkennzahlen für das Unternehmen. Welche Kennzahl als KPI dient, richtet sich folglich nach den strategischen Zielen. Anhand eines KPI lässt sich der Fortschritt bei der Erreichung des jeweiligen Ziels ablesen.
Grundsätzliche Ziele für die Einarbeitung sind:
- Soziale Integration
- Fachliche Integration
- Willkommenskultur schaffen
- Wertschätzung zeigen
Welche Kennzahlen solltest Du im Blick behalten?
Die wichtigsten Onboarding-Kennzahlen
- Rate der erfolgreichen Einstellungen
- Quote der Frühfluktuation
- Time to environmentally operative
- Time to fully operative
- Anzahl der Schulungen & Feedback-Gespräche
- Übernahmequote
- Onboarding-Experience
1. Rate der erfolgreichen Einstellungen
Die Kennzahl ist das Verhältnis der Zahl von Personen, welche die Stelle antreten und der Zahl an Personen, die einen Arbeitsvertrag unterschrieben haben. Die Quote lässt Rückschlüsse auf das Recruiting zu, kann aber auch als Onboarding-Kennzahl herangezogen werden. Das mag zunächst irritierend klingen. Es wird aber klar, wenn man sich bewusst macht, dass das Onboarding nicht erst mit dem 1. Arbeitstag, sondern bereits mit der Vertragsunterschrift (Hier erfährst Du mehr zu den Onboarding-Phasen) beginnt.
2. Quote der Frühfluktuation
Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen allerdings frühzeitig, ist dies häufig ein Indikator für eine geringe Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wiederum kann entweder auf Probleme im Recruiting (evtl. aufgrund falscher Versprechungen) oder im Onboarding (z.B. mangelnde Betreuung) hinweisen. Stellst Du eine hohe Quote bei der Frühfluktuation fest, solltest du versuchen die Gründe hierfür zu verstehen. Ein Offboarding-Gespräch ist eine gute Möglichkeit, mehr über die Gründe zu erfahren.
3. Time to environmentally operative
Hinter “time to environmentally operative” steht die benötigte Dauer, um neuen Mitarbeitenden die Arbeitsplatzausstattung und sämtliche für den Start notwendigen Arbeitsmittel bereitzustellen. Zu den Arbeitsmitteln zählt alles, was nötig ist, um eine Aufgabe bestmöglich zu erfüllen. Das sind nicht nur Schreibtisch, Bürostuhl oder Laptop. Auch der Notizblock, das Firmenhandy oder der Dienstwagen gehören zu den notwendigen Arbeitsmitteln.
Sämtliche Arbeitsmittel zu beschaffen, bedeutet in vielen Unternehmen noch immer einen enormen Zeitaufwand. Entsprechende Anbieter müssen gefunden und die pünktliche Lieferung organisiert werden. Technik muss konfiguriert und in bestehende MDM-Lösungen integriert werden. Für HR- und IT-Verantwortliche bzw. Office Manager führt all dies zu einem hohen Zeitaufwand.
Produktive Mitarbeitende ab dem 1. Tag
Mit dem LendisOS stattest Du Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks optimal aus – ob im Büro, Homeoffice oder für Remote Work. Du verringerst den Aufwand für HR & IT und sparst jede Menge Zeit.
4. Time to fully operative
Die Kennzahl “time to fully operative” gibt an, wie lange es dauert, bis neue Mitarbeitende vollständig einsatzbereit sind. Dieser Wert ist deshalb wichtig, weil Deine Mitarbeitenden erst ab diesem Zeitpunkt ihre volle Leistung erbringen können.
5. Anzahl der Schulungen & Feedback-Gespräch
Als Kennzahl wird diesbezüglich festgehalten, wie viele solcher Maßnahmen am Ende tatsächlich nötig waren, um Neulinge fit für ihre Aufgabe zu machen. Im Ergebnis liefert sie Hinweise
- auf die Qualität der Schulungen und Gespräche
- ob die zuvor gewählte Zahl der Realität entspricht
- auf den Fit von Position und eingestelltem Mitarbeitenden
6. Übernahmequote
Eine geringe Übernahme-Quote kann darauf hindeuten, dass das Onboarding nicht ausreichend war, um die neuen Teammitglieder
- gut auf ihre Aufgabe vorzubereiten oder
- sie optimal ins Unternehmen und das Team zu integrieren.
7. Onboarding-Experience
Der NPS errechnet sich dann wie folgt:
Berechnung des NPS
NPS = Promotoren (in Prozent aller Befragten) – Detraktoren (in Prozent aller Befragten)
Onboarding-Prozess mit Kennzahlen und KPIs verbessern
Stellst Du anhand Deiner Kennzahlen fest, dass es Optimierungsbedarf gibt, gilt es herauszufinden, wo die Ursachen dafür liegen. Ist klar, was zu den schlechten Werten führt, kannst Du gemeinsam mit Deinem Team Ziele zur Verbesserung definieren.
Anhand der Ziele werden dann konkrete Maßnahmen erarbeitet, mit denen diese Ziele erreichen werden sollen. Für die Zielerreichung sollte auch immer ein Zeitraum festgelegt werden. Dieser sollte nicht zu groß gefasst werden. Für gewöhnlich bieten sich Quartals- oder Halbjahresziele an.