Mit digitalem Onboarding Prozesse optimieren
Die Digitalisierung hat in nahezu jedem Unternehmensbereich Einzug gehalten. Auch die Organisation von HR-Prozessen kommt ohne digitale Lösungen heute nicht mehr aus. Das gilt insbesondere für das Onboarding neuer Mitarbeitender. Hier können digitale Lösungen helfen, die oft kleinteiligen Aufgaben und notwendigen Absprachen besser zu organisieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen.
Was bedeutet “Digitales Onboarding”?
Eine verbindliche Definition des Begriffs “Digitales Onboarding” gibt es nicht. Grundsätzlich versteht man unter einem digitalen Onboarding, gelegentlich auch e-Onboarding bezeichnet, den Verzicht auf Offline-Bestandteile wie Mappen, Broschüren und Handzettel. Stattdessen kommen Software- und App-Lösungen zum Einsatz, über die die einzelnen Aufgaben organisiert und durchgeführt werden.
Besonders an Bedeutung gewonnen hat das digitale Onboarding durch die Corona-Krise im Jahr 2020, als viele Unternehmen gezwungen waren, neue Mitarbeitende im Homeoffice statt vor Ort im Büro einzuarbeiten und hierfür geeignete Lösungen finden mussten. Ausgehend von einer zunehmend hybriden Arbeitswelt, wird ein solches Remote Onboarding, bei welchem Mitarbeitende zu großen Teilen online eingearbeitet werden, künftig zunehmend an Bedeutung gewinnen.
In welchen Bereichen des Onboardings können digitale Lösungen unterstützen?
Das Onboarding neuer Mitarbeitender ist ein komplexer Prozess. In möglichst kurzer Zeit sollen die neuen Kolleg*innen nicht nur fachlich eingearbeitet, sondern auch sozial in eine neue Organisation integriert werden. Entsprechend vielfältig sind die Einsatzgebiete, bei denen digitale Lösungen genutzt werden können. Wir stellen Dir im weiteren Verlauf unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten vor, die Du künftig in Deinem Onboarding-Konzept berücksichtigen solltest.
Allgemeine Organisation des Onboardings
Onboarding-Prozess transparent machen und automatisieren
Das Onboarding besteht aus einer Vielzahl an teils kleinteiligen Aufgaben, sowohl für die neuen Mitarbeitenden als auch die Verantwortlichen. Zudem ist eine Vielzahl unterschiedlicher Personen in den einzelnen Onboarding-Phasen beteiligt. Welche Aufgaben wurden bereits erledigt, welche noch offen? Bei wem liegt gerade die Verantwortung? Onboarding-Software und -Apps sind hilfreich, um hierbei nicht den Überblick über den aktuellen Stand des Onboardings zu verlieren.
Wichtige Informationen jederzeit auffindbar bereitstellen
Wissen mit E-Learning vermitteln
Die Wissensvermittlung ist ein wesentlicher Bestandteil des Onboardings. Neuen Mitarbeitenden frühzeitig und ausreichend die notwendigen Kenntnisse für die tägliche Arbeit zu vermitteln, schafft die Grundlage für effizientes Arbeiten.
Zu den Bereichen, in denen E-Learning genutzt werden kann, gehören zum Beispiel:
- Vorstellung des Unternehmens- und der Kolleg*innen
- Informationen zu allgemeinen Abläufen und Prozessen
- Informationen zu geltenden Compliance-Richtlinien
- Informationen zu personenbezogenen Fragen, etwa zu Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder Zugang zu Gehaltsunterlagen
- Informationen zu Arbeitssicherheit oder Hygienevorschriften
- Vorstellung der durch das Unternehmen angebotenen Produkte, Marken oder Dienstleistungen
- Einführungen zu unternehmensweit genutzten Software-Programmen
Viele E-Learning-Plattformen bieten die Möglichkeit, einzelne Module zu Trainingseinheiten zu einzelnen Themenbereichen zusammenzufügen. Aus einzelnen Trainingseinheiten können wiederum komplette Trainingspläne für die Zeit des Onboardings erstellt werden, die von den neuen Mitarbeitenden absolviert werden müssen.
Wichtig hierbei ist
- darauf zu achten, dass die Trainingseinheiten nicht in beliebiger Reihenfolge, sondern aufeinander aufbauend organisiert sind.
- dass die Trainingspläne so abgegrenzt sind, dass sie nur Informationen enthalten, die für den jeweiligen Onboardee von Bedeutung sind.
Kommunikation und Interaktion fördern
Während der Zeit des Onboardings ist Kommunikation das A und O. Das gilt umso mehr, wenn das Onboarding remote erfolgt. Dabei geht es nicht nur um das Beantworten von Fragen. Der enge Austausch ist gerade zu Beginn wichtig, um ein positives Gefühl und Vertrauen bei den neuen Kolleg*innen zu schaffen.
Mitarbeitende unkompliziert optimal ausstatten
Laptop, Monitor, Schreibtisch, Bürostuhl und sonstige Arbeitsmittel – damit die neuen Kolleg*innen von Tag 1 an produktiv arbeiten können, muss einiges an Ausstattung pünktlich zum Arbeitsbeginn organisiert werden. Hierfür die nötigen Absprachen mit allen Beteiligten zu treffen, passende Anbieter zu finden und zu kontaktieren, und schlussendlich die Lieferung zu organisieren, kann bei einer Vielzahl an New Startern schnell komplex und zeitaufwändig werden. Sollen die Kolleg*innen zusätzlich auch für die Remote Work ausgestattet werden, ist diese Aufgabe durch eine Person meist nicht mehr zu leisten. Auch für diese Aufgabe schaffen digitale Lösungen Abhilfe, indem Prozesse standardisiert und automatisiert werden.
Über das Lendis OS lassen sich selbst hunderte Mitarbeitende mit wenigen Klicks bequem mit Technik und Büroeinrichtung ausstatten. Deine Mitarbeitenden wählen ihre Wunschausstattung aus einem eigens zusammengestellten Portfolio. Nach erfolgter Freigabe, automatisiert oder manuell durch Dich, kümmert sich Lendis um alles Weitere, einschließlich der Lieferung an die jeweilige Adresse und den Aufbau vor Ort.