Remote Onboarding – So gelingt das virtuelle Onboarding

Die Arbeitswelt befindet sich nicht zuletzt aufgrund der Corona-Situation in einer Zeit des Wandels. Der Wechsel zum hybriden Arbeitsmodell wird in vielen Unternehmen bereits vollzogen und zukünftig die neue Normalität darstellen. Teil dieser neuen Normalität wird auch das Remote Onboarding neuer Mitarbeiter*innen im Homeoffice statt im Büro sein. Wie sich das Remote Onboarding vom klassischen unterscheidet, welche Herausforderungen dadurch entstehen und wie das Onboarding auch virtuell zu einem Erfolg werden kann, klären wir in diesem Ratgeberbeitrag.

Definition: Was bedeutet Remote Onboarding

Remote Onboarding bedeutet, dass die Einarbeitung neue Mitarbeitender nicht vor Ort, sondern, zumindest teilweise, räumlich vom Büro getrennt erfolgt. Die Mitarbeitenden befinden sich stattdessen im Homeoffice oder allgemein in Remote Work.

Nötig wird das Remote Onboarding in verschiedenen Situationen:

In Zeiten von Corona musste das Onboarding in vielen Unternehmen gezwungenermaßen im Homeoffice stattfinden, da der Besuch des Büros nicht möglich war. Dies hat viele Firmen vor große Herausforderungen gestellt, da die oftmals ohnehin nur begrenzt vorhandenen Prozesse nicht für ein virtuelles Onboarding ausgelegt waren.
In Unternehmen, die auf das Modell Hybride Arbeit oder gänzlich auf das Konzept der Remote Work setzen, muss das Onboarding ebenfalls auf das ortsunabhängige Arbeiten seiner neuen Kolleg*innen angepasst werden.

Mit der räumlichen Trennung kommen natürlich neue Herausforderungen gegenüber dem klassischen Onboarding, bei welchem die Mitarbeiter zum Großteil physisch anwesend sind, Kontakt zur neuen Umgebung und den neuen Kollegen zu haben.

Digitale Möglichkeiten für das virtuelle Onboarding nutzen

Die Digitalisierung hat auch im Personalwesen Einzug gehalten und viele Unternehmen nutzen, nicht zuletzt getrieben durch die Corona-Krise, zunehmend digitale Onboarding-Lösungen, um ihre HR-Prozesse zu optimieren. Auch für die Phase des Onboardings stehen mittlerweile zahlreiche digitale Software- und App-Lösungen zur Verfügung. Mit diesen lässt sich der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und interaktiver gestalten. Doch gerade für das virtuelle Remote Onboarding im Homeoffice sind digitale Lösungen elementar, um einen sinnvollen Onboarding-Prozess zu gestalten.

Die Einsatzmöglichkeiten digitaler Tools sind ebenso vielfältig wie die Onboarding-Aufgaben selbst. Zu den möglichen Bereichen gehören beispielsweise:

Onboarding-Software, mit deren Hilfe sich der gesamte Onboarding-Prozess digital abbilden lässt
Unternehmens-Wiki, um allgemeine Informationen zum Unternehmen und Prozessen zentral zugänglich zu machen
E-Learning-Software, um Inhalte zu Arbeitssicherheit, Hygienevorschriften uvm. zu vermitteln
Interaktive Produkt-Demonstrationen, die den Umgang mit intern genutzten Anwendungen zeigen

Tipps für das virtuelle Remote-Onboarding

Durch die räumliche Entfernung unterscheidet sich das virtuelle Onboarding in einigen Punkten vom klassischen Onboarding. Diesem Umstand sollte auch bei der Erarbeitung des Onboarding-Konzepts Rechnung getragen und die unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Wir geben Dir einige Tipps, mit denen das Remote Onboarding dennoch zum Erfolg wird.

Kommunikation is King

Das Onboarding ist ein wichtiger Teil der Employer Experience. Kommunikation ist der Schlüssel, damit sich neue Mitarbeitende direkt vom ersten Tag an willkommen und integriert im neuen Unternehmen fühlen. Der Kommunikation sollte beim Remote Onboarding eine umso größere Bedeutung beigemessen werden, ganz nach dem Prinzip “Mehr ist besser als weniger.”.

Der Austausch mit neuen Kolleg*innen sollte allerdings nicht erst am 1. Tag beginnen. Beispielsweise können in einer E-Mail bereits einige Tage vor Arbeitsbeginn häufig gestellte Fragen beantwortet werden. Dies ist auch eine gute Gelegenheit die Neustarter wissen zu lassen, dass man sich auf ihren Beginn freut.

Nichts schafft mehr Vertrauen und ein positives Gefühl als persönlicher Kontakt. Werden neue Mitarbeiter*innen in kurzen Einzelgesprächen begrüßt, fühlt man sich beachtet und wertgeschätzt. Durch Videokonferenzen mit dem neuen Team fühlt man sich auch direkt fachlich angekommen. Um die neuen Teammitglieder auch persönlich besser kennenzulernen, sind virtuelle Kaffeepausen mit einzelnen Kolleg*innen eine entspannte Ergänzung.

Bestens ausgestattet - auch außerhalb des Büros

Damit die neuen Kolleg*innen vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind, sollten sie bereits von Tag 1 an mit allem Nötigen für die Arbeit im Homeoffice oder Remote Work ausgestattet sein. Hierzu zählen einerseits hochwertige Büroeinrichtung, allen voran ergonomische Schreibtische und Bürostühle. Was darüber hinaus benötigt wird, um produktiv zu arbeiten (bspw. Tischleuchte, Rollcontainer oder ähnliches), sollte jede*r Mitarbeiter*in selbst entschieden.

Neben einem ergonomischen Arbeitsplatz ist das Wichtigste die technische Ausstattung. Diese umfasst in der Regeln einen Laptop, einen zusätzlichen Monitor sowie Tastatur und Maus als Grundausstattung. Was außerdem benötigt wird, ist abhängig vom Aufgabengebiet und muss individuell geklärt werden. Zur technischen Ausstattung gehören alle benötigten Software-Programme, etwa die klassischen Office-Programme, Videokonferenz-Software und Kollaborations-Tools. Im besten Fall sind diese bereits vorinstalliert, sodass die “Neuen” sofort loslegen können.

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Persönliche Onboarding-Buddy

In den ersten Tagen müssen viele Eindrücke verarbeitet werden und es ergeben sich zahlreiche Fragen. Ein Onboarding-Mentor ist hier Gold wert. Als direkte*r Ansprechpartner*in und Bezugsperson begleitet er oder sie den Neustarter in den ersten Tagen, stellt andere Kolleg*innen vor, zeigt Abläufe im Unternehmen, beantwortet Fragen und macht den Einstieg in die neue soziale Umgebung dadurch deutlich einfacher.

Umgang mit Remote Work vermitteln

Nicht jeder ist sicher im Umgang mit Remote Work. Für manch einen sind Videokonferenzen und der digitale Informationsaustausch noch immer unbekanntes Terrain. Doch in einer hybriden Arbeitswelt können Besprechungen und die digitale Zusammenarbeit nur dann effektiv gelingen, wenn jede*r Mitarbeiter*in vertraut mit den wichtigsten Tools ist.

Aus diesem Grund sollte sichergestellt werden, dass alle Neustarter in den ersten Tagen eine kurze Einführung in die regelmäßig genutzten Tools für die Zusammenarbeit und Verhaltensregeln bekommen. Das Aufsetzen von Meetingräumen, Ein- und Ausstellen von Kamera und Audio, das Versenden von Dateien oder Erwähnen von Kolleg*innen in Gruppen-Chats sind hier wesentliche Funktionen, die alle Mitarbeitenden beherrschen müssen.

Begleitet neue Kolleg*innen während des gesamten Onboardings

Das Thema Kommunikation sollte sich natürlich nicht auf die Anfangszeit beschränken. Auch wenn die ersten Tage mit vielen Eindrücken erfolgreich absolviert wurden, sollte es zu jeder Phase des Onboardings einen regelmäßigen Austausch mit den neuen Kolleg*innen geben. Im Rahmen des Remote Onboardings empfiehlt es sich, die Gespräche in kürzeren Abständen zu führen.

Vor allem Vorgesetzte sollten sich die Zeit nehmen, in kurzen Pulse-Checks offene Fragen oder Probleme zu besprechen. Das zeigt den neuen Mitarbeiter*innen, dass sie wahrgenommen werden und ein wichtiger Teil des Teams sind.