Remote Onboarding – So gelingt das virtuelle Onboarding
Definition: Was bedeutet Remote Onboarding
Remote Onboarding bedeutet, dass die Einarbeitung neue Mitarbeitender nicht vor Ort, sondern, zumindest teilweise, räumlich vom Büro getrennt erfolgt. Die Mitarbeitenden befinden sich stattdessen im Homeoffice oder allgemein in Remote Work.
Nötig wird das Remote Onboarding in verschiedenen Situationen:
- In Zeiten von Corona musste das Onboarding in vielen Unternehmen gezwungenermaßen im Homeoffice stattfinden, da der Besuch des Büros nicht möglich war. Dies hat viele Firmen vor große Herausforderungen gestellt, da die oftmals ohnehin nur begrenzt vorhandenen Prozesse nicht für ein virtuelles Onboarding ausgelegt waren.
- In Unternehmen, die auf das Modell Hybride Arbeit oder gänzlich auf das Konzept der Remote Work setzen, muss das Onboarding ebenfalls auf das ortsunabhängige Arbeiten seiner neuen Kolleg*innen angepasst werden.
Digitale Möglichkeiten für das virtuelle Onboarding nutzen
Die Digitalisierung hat auch im Personalwesen Einzug gehalten und viele Unternehmen nutzen, nicht zuletzt getrieben durch die Corona-Krise, zunehmend digitale Onboarding-Lösungen, um ihre HR-Prozesse zu optimieren. Auch für die Phase des Onboardings stehen mittlerweile zahlreiche digitale Software- und App-Lösungen zur Verfügung. Mit diesen lässt sich der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und interaktiver gestalten. Doch gerade für das virtuelle Remote Onboarding im Homeoffice sind digitale Lösungen elementar, um einen sinnvollen Onboarding-Prozess zu gestalten.
Die Einsatzmöglichkeiten digitaler Tools sind ebenso vielfältig wie die Onboarding-Aufgaben selbst. Zu den möglichen Bereichen gehören beispielsweise:
- Onboarding-Software, mit deren Hilfe sich der gesamte Onboarding-Prozess digital abbilden lässt
- Unternehmens-Wiki, um allgemeine Informationen zum Unternehmen und Prozessen zentral zugänglich zu machen
- E-Learning-Software, um Inhalte zu Arbeitssicherheit, Hygienevorschriften uvm. zu vermitteln
- Interaktive Produkt-Demonstrationen, die den Umgang mit intern genutzten Anwendungen zeigen
Tipps für das virtuelle Remote-Onboarding
Durch die räumliche Entfernung unterscheidet sich das virtuelle Onboarding in einigen Punkten vom klassischen Onboarding. Diesem Umstand sollte auch bei der Erarbeitung des Onboarding-Konzepts Rechnung getragen und die unterschiedlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
Wir geben Dir einige Tipps, mit denen das Remote Onboarding dennoch zum Erfolg wird.
Kommunikation is King
Bestens ausgestattet - auch außerhalb des Büros
Damit die neuen Kolleg*innen vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind, sollten sie bereits von Tag 1 an mit allem Nötigen für die Arbeit im Homeoffice oder Remote Work ausgestattet sein. Hierzu zählen einerseits hochwertige Büroeinrichtung, allen voran ergonomische Schreibtische und Bürostühle. Was darüber hinaus benötigt wird, um produktiv zu arbeiten (bspw. Tischleuchte, Rollcontainer oder ähnliches), sollte jede*r Mitarbeiter*in selbst entschieden.
Neben einem ergonomischen Arbeitsplatz ist das Wichtigste die technische Ausstattung. Diese umfasst in der Regeln einen Laptop, einen zusätzlichen Monitor sowie Tastatur und Maus als Grundausstattung. Was außerdem benötigt wird, ist abhängig vom Aufgabengebiet und muss individuell geklärt werden. Zur technischen Ausstattung gehören alle benötigten Software-Programme, etwa die klassischen Office-Programme, Videokonferenz-Software und Kollaborations-Tools. Im besten Fall sind diese bereits vorinstalliert, sodass die “Neuen” sofort loslegen können.
Mit dem Lendis OS wird die Ausstattung neuer Mitarbeiter*innen zum Kinderspiel. Über die Softwarelösung wählen Deine neuen Kolleg*innen mit wenigen Klicks ihre Wunschausstattung aus einem durch Dich definierten Produktportfolio. Lendis kümmert sich anschließend um alles Weitere und organisiert Einrichtung der Geräte, Lieferung und den Möbelaufbau vor Ort. Du musst nichts weiter tun.
Persönliche Onboarding-Buddy
Umgang mit Remote Work vermitteln
Nicht jeder ist sicher im Umgang mit Remote Work. Für manch einen sind Videokonferenzen und der digitale Informationsaustausch noch immer unbekanntes Terrain. Doch in einer hybriden Arbeitswelt können Besprechungen und die digitale Zusammenarbeit nur dann effektiv gelingen, wenn jede*r Mitarbeiter*in vertraut mit den wichtigsten Tools ist.
Begleitet neue Kolleg*innen während des gesamten Onboardings
Das Thema Kommunikation sollte sich natürlich nicht auf die Anfangszeit beschränken. Auch wenn die ersten Tage mit vielen Eindrücken erfolgreich absolviert wurden, sollte es zu jeder Phase des Onboardings einen regelmäßigen Austausch mit den neuen Kolleg*innen geben. Im Rahmen des Remote Onboardings empfiehlt es sich, die Gespräche in kürzeren Abständen zu führen.
Vor allem Vorgesetzte sollten sich die Zeit nehmen, in kurzen Pulse-Checks offene Fragen oder Probleme zu besprechen. Das zeigt den neuen Mitarbeiter*innen, dass sie wahrgenommen werden und ein wichtiger Teil des Teams sind.