Die Phasen des Onboardings
Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist Voraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche Einarbeitung in die fachlichen Aufgaben und Eingewöhnung in ein neues soziales Umfeld. Dabei müssen zahlreiche unterschiedliche Aufgaben erledigt werden. Doch nicht jede Aufgaben ist in der aktuellen Phase des Onboardings wichtig. Wir stellen Dir die einzelnen Phasen des Onboardings vor und zeigen Dir, worauf Du jeweils Deinen Fokus legen solltest.
Onboarding: Das 3-Phasen Modell
Im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen geht es gleichermaßen um die Erledigung administrativer & organisatorischer Aufgaben, die konkrete Einarbeitung in die fachlichen Aufgaben als auch die soziale Integration in das neue Arbeitsumfeld.
Um dies zu gewährleisten, setzen die meisten Unternehmen bei der Organisation des Onboarding-Prozesses auf ein 3-Phasen-Modell, in denen der Schwerpunkt auf jeweils unterschiedlichen Aufgaben liegt. Die einzelnen Phasen dabei sind
- Preboarding bzw. Vorbereitungsphase – Zeit vor dem 1. Arbeitstag
- Orientierungsphase – ab dem 1. Arbeitstag bis ca. 3. Monat
- Integrationsphase – ab dem 3. Monat bis ca. 6. Monat
Die Vorbereitungsphase
Die Vorbereitungsphase (Preboarding) beginnt prinzipiell mit der Unterschrift des Arbeitspapiers und endet mit dem ersten offiziellen Arbeitstag. In der Vorbereitungsphase stehen zwei Aufgaben im Fokus.
Zum einen geht es darum, den Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter*innen bestmöglich vorzubereiten. Eine Vielzahl an Aufgaben lässt sich bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigen, sodass mit Arbeitsbeginn das Hauptaugenmerk auf der fachlichen und sozialen Integration liegen kann. Zu den Aufgaben gehören vor allem administrative und organisatorische, etwa der zur Anstellung gehörende vertragliche und arbeitsrechtliche Papierkram. Aber auch die Beschaffung der benötigten Ausstattung (Arbeitsplatz im Büro, Laptop, Homeoffice-Ausstattung, …) sollte bereits in dieser Phase organisiert werden.
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Darüber hinaus geht es in der Preboarding-Phase jedoch auch darum, die Frühfluktuation zu vermeiden. Trotz erfolgter Vertragsunterschrift, haben viele Arbeitnehmer*innen vor Antritt eines neuen Jobs Unsicherheiten. War der Jobwechsel die richtige Entscheidung? War das Unternehmen die beste Wahl? Und werde ich von den neuen Kolleg*innen gut aufgenommen?
Die Orientierungsphase
Um die Grundlage für eine erfolgreiche fachliche Einarbeitung zu legen, muss den Onboardees in der Orientierungsphase das nötige Allgemeinwissen vermittelt werden. In einzelnen Schulungen und Workshops erfahren sie
- Detaillierte Informationen zum Unternehmen
- Welche Produkte und Dienstleistungen werden angeboten
- Welche allgemeinen Abläufe gibt es im Unternehmen
- Welche Tools und Systeme gibt es im Unternehmen und wie werden sie bedient?
- Was muss hinsichtlich Datenschutz und Arbeitssicherheit beachtet werden?
Die Integrationsphase
Auch in der Integrationsphase spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle. Zeigt den Mitarbeiter*innen in regelmäßigen Feedbackgesprächen, wie zufrieden Ihr mit ihrer Arbeit seid, weist gleichzeitig auch auf Probleme hin und zeigt Entwicklungsmöglichkeiten auf.
Checkliste für einen reibungslosen Onboarding-Prozess
Eine Onboarding-Checkliste hilft Dir dabei, den Überblick bei der Einarbeitung Deiner neuen Mitarbeitenden zu behalten und keine wichtigen Aufgaben zu vergessen. Wir haben eine Vorlage für die Onboarding-Checkliste für Dich erstellt, die Du als Grundlage für das Onboarding in Deinem Unternehmen nutzen und hier kostenlos herunterladen kannst.