Die Phasen des Onboardings

Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist Voraussetzung für eine schnelle und erfolgreiche Einarbeitung in die fachlichen Aufgaben und Eingewöhnung in ein neues soziales Umfeld. Dabei müssen zahlreiche unterschiedliche Aufgaben erledigt werden. Doch nicht jede Aufgaben ist in der aktuellen Phase des Onboardings wichtig. Wir stellen Dir die einzelnen Phasen des Onboardings vor und zeigen Dir, worauf Du jeweils Deinen Fokus legen solltest.

Onboarding: Das 3-Phasen Modell

Im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeiter*innen geht es gleichermaßen um die Erledigung administrativer & organisatorischer Aufgaben, die konkrete Einarbeitung in die fachlichen Aufgaben als auch die soziale Integration in das neue Arbeitsumfeld.

Um dies zu gewährleisten, setzen die meisten Unternehmen bei der Organisation des Onboarding-Prozesses auf ein 3-Phasen-Modell, in denen der Schwerpunkt auf jeweils unterschiedlichen Aufgaben liegt. Die einzelnen Phasen dabei sind

  • Preboarding bzw. Vorbereitungsphase – Zeit vor dem 1. Arbeitstag
  • Orientierungsphase – ab dem 1. Arbeitstag bis ca. 3. Monat
  • Integrationsphase – ab dem 3. Monat bis ca. 6. Monat

Die Vorbereitungsphase

Lendis Onboarding Phasen - Preboardingphase

Die Vorbereitungsphase (Preboarding) beginnt prinzipiell mit der Unterschrift des Arbeitspapiers und endet mit dem ersten offiziellen Arbeitstag. In der Vorbereitungsphase stehen zwei Aufgaben im Fokus.

Zum einen geht es darum, den Arbeitsbeginn der neuen Mitarbeiter*innen bestmöglich vorzubereiten. Eine Vielzahl an Aufgaben lässt sich bereits vor dem ersten Arbeitstag erledigen, sodass mit Arbeitsbeginn das Hauptaugenmerk auf der fachlichen und sozialen Integration liegen kann. Zu den Aufgaben gehören vor allem administrative und organisatorische, etwa der zur Anstellung gehörende vertragliche und arbeitsrechtliche Papierkram. Aber auch die Beschaffung der benötigten Ausstattung (Arbeitsplatz im Büro, Laptop, Homeoffice-Ausstattung, …) sollte bereits in dieser Phase organisiert werden.

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Darüber hinaus geht es in der Preboarding-Phase jedoch auch darum, die Frühfluktuation zu vermeiden. Trotz erfolgter Vertragsunterschrift, haben viele Arbeitnehmer*innen vor Antritt eines neuen Jobs Unsicherheiten. War der Jobwechsel die richtige Entscheidung? War das Unternehmen die beste Wahl? Und werde ich von den neuen Kolleg*innen gut aufgenommen?

Um offene Fragen zu beantworten und sämtliche Unsicherheiten abzubauen, ist es wichtig, in regelmäßigem Kontakt zu den Neustartern zu stehen. Versende hierfür beispielsweise bereits vor dem offiziellen Arbeitsbeginn wichtige und nützliche Informationen, in denen Du etwa erste Einblicke in das Unternehmen gibst oder künftige Kolleg*innen vorstellst. Das schafft Vertrauen und sorgt für das positive Gefühl, wahrgenommen und geschätzt zu werden.

Die Orientierungsphase

lendis Onboarding Phasen - Orientierunsgphase
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt die sogenannte Orientierungsphase. Diese erstreckt sich über die ersten Wochen bis etwa 3 Monate. Wie der Name bereits sagt, geht es in dieser Phase darum, dass sich die Neuen möglichst schnell in der neuen Umgebung zurechtfinden und willkommen fühlen. Was bietet das Unternehmen im Detail an? Mit wem werde ich künftig zusammenarbeiten? Und wo finde ich wichtige Informationen und Hilfe? In der Orientierungsphase sollten Antworten auf alle Fragen dieser Art geliefert werden.

Um die Grundlage für eine erfolgreiche fachliche Einarbeitung zu legen, muss den Onboardees in der Orientierungsphase das nötige Allgemeinwissen vermittelt werden. In einzelnen Schulungen und Workshops erfahren sie

  • Detaillierte Informationen zum Unternehmen
    • Welche Produkte und Dienstleistungen werden angeboten
    • Welche allgemeinen Abläufe gibt es im Unternehmen
  • Welche Tools und Systeme gibt es im Unternehmen und wie werden sie bedient?
  • Was muss hinsichtlich Datenschutz und Arbeitssicherheit beachtet werden?
Auch für eine soziale Integration wird die Grundlage während der Orientierungsphase gelegt. Damit sich die neuen Mitarbeitenden ein besseres Bild vom Aufbau des Unternehmens machen können, ist es hilfreich, dass sich die einzelnen Departments in kurzen Einführungsveranstaltungen vorstellen. So können Kolleg*innen von Beginn an einfacher zugeordnet werden. Um die Personen, mit denen man in Zukunft häufiger zusammenarbeit, besser kennenzulernen, bieten sich 1:1-Gespräche in entspannter Atmosphäre ohne konkrete Agenda an.
Ein Onboarding- bzw. Einarbeitungsplan ist ein hilfreiches Tool, um bei der Orientierung zu helfen. Im Onboarding-Plan finden sich detaillierte Informationen darüber, wann welche Aufgaben anstehen. Er ist so gestaltet, dass eine optimale Einarbeitung gewährleistet ist. Zusätzlich bekommen die Onboardees so schnell eine Übersicht über die kommenden Wochen und Monate.
Das Wichtigste in dieser Zeit ist die kontinuierliche Kommunikation. Klärt in einem Einführungsgespräch nicht nur, was Eure Erwartungen an die neuen Kolleg*innen und was ihre Aufgabenbereiche sind, sondern auch an wen sie sich bei Fragen oder Problemen wenden können. Bleibt anschließend in regelmäßigem Austausch, um Feedback über den aktuellen Stand und Eure Zufriedenheit zu geben, aber auch, um Feedback von den Kolleg*innen einzuholen.

Die Integrationsphase

lendis Onboarding Phasen - Integrationsphase
In der Integrationsphase sollen die neuen Mitarbeitenden tiefer in das Unternehmen integriert werden und sukzessive mehr Verantwortung übernehmen und Eigeninitiative zeigen. Der zuvor erwähnte Onboarding-Plan dient in dieser Phase als roter Faden durch die verbleibenden Monate der Einarbeitung Im Vordergrund steht in dieser Phase die Wissensvermittlung durch Vorgesetzte und Team-Mitglieder. Trainings ergänzt um Schulungen und Workshops sorgen in dieser Phase nicht nur für einen sicheren Umgang bei den täglichen Aufgaben, sondern darüber hinaus die fachliche Weiterentwicklung.

Auch in der Integrationsphase spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle. Zeigt den Mitarbeiter*innen in regelmäßigen Feedbackgesprächen, wie zufrieden Ihr mit ihrer Arbeit seid, weist gleichzeitig auch auf Probleme hin und zeigt Entwicklungsmöglichkeiten auf.

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