Offboarding – So wird Exit-Management zum Erfolg

Neue Mitarbeitende kommen und gehen. Doch während das Onboarding bei den meisten Unternehmen mittlerweile die nötige Beachtung bekommt, fristet das Offboarding scheidender Mitarbeiter*innen weiterhin häufig ein Schattendasein. Dabei ist ein professionelles Exit Management nicht weniger wichtig als die erfolgreiche Einarbeitung. In unserem Ratgeberbeitrag liest Du, worauf es bei einem erfolgreichen Offboarding ankommt.

Was bedeutet Offboarding - Eine Begriffsdefinition

Wann immer Angestellte das Unternehmen – freiwillig oder unfreiwillig – verlassen, muss ein entsprechendes Offboarding erfolgen. Offboarding (oder auch Exit Management) bezeichnet dabei den strukturierten und professionellen Prozess, die Mitarbeitenden in der Phase des Austritts zu begleiten.

Folgende Ziele verfolgt das Offboarding:

  • Eine positive Atmosphäre zwischen Unternehmen und scheidenden Angestellten für die Zeit bis zum letzten Arbeitstag zu gestalten
  • Einen reibungslosen Austritt, sowohl technisch-administrativ als auch emotional, zu gewährleisten

Warum ist Offboarding wichtig?

Noch immer misst die Mehrzahl der Unternehmen dem Offboarding keine oder nur eine geringe Bedeutung bei. Dabei sorgt ein gut organisierter Offboarding-Prozess nicht nur für die betroffenen Mitarbeiter für einen reibungslosen Austritt, sondern bietet vor allem für das Unternehmen viele Vorteile.

Wertschätzung

Mit einem sinnvoll gestalteten Offboarding-Prozess zeigt man seine Wertschätzung für seine Mitarbeitenden und die bisher geleistete Arbeit. In der Regel steigert das die Motivation auf Arbeitnehmerseite, auch in den verbleibenden Wochen oder Monaten mit vollem Einsatz die Aufgaben zu erledigen.

Onboarding von Nachfolgern

Zu den Aufgaben gehören auch die umfängliche Dokumentation der eigenen Arbeit und das Vorbereiten einer sauberen Übergabe. Motivierte Kolleg*innen sind eher bereit, diese auch im Detail zu erstellen und schaffen so eine wichtige Grundlage für das spätere Onboarding des oder der neuen Mitarbeiter*in.

Mithilfe eines detaillierten Offboarding-Plans wird zudem sichergestellt, dass keine Informationen, die später von Bedeutung sein könnten, vergessen werden.

Employer Branding

Mitarbeiter*innen, die die Organisation verlassen, sind wichtige Markenbotschafter. Zeigt man sich mittels eines geordneten Offboardings als seriöser Arbeitgeber, verlassen die Mitarbeitenden das Unternehmen mit einem guten Gefühl. Imageschäden, etwa durch schlechte Bewertungen auf Arbeitgeberportalen, lassen sich dadurch vermieden. Im besten Fall führt das professionelle Auftreten sogar zu positiven Bewertungen, wodurch das Offboarding positiv auf das Employer Branding einzahlt.

Kostenersparnis

Ein strukturiertes Exit Management kann auf unterschiedliche Art und Weise dabei helfen Kosten zu sparen.

Indem durch den Offboarding-Prozess sichergestellt wird, das die gesamte ausgegebene Technik, bereitgestellte Möbel für das Homeoffice und alle sonstigen Materialien zurückgegeben werden, lassen sich teure Neuanschaffungen vermeiden und Abschreibungen verhindern.

Zudem sorgt ein strukturiertes Offboarding und das zielgerichtete Erledigen von Aufgaben für einen effizienteren Prozess beim Exit Managements, wodurch sich Zeit und folglich Kosten sparen lassen.

Optimierung von Unternehmensprozessen

Nicht zuletzt sind Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, wertvolle Quellen für Feedback. Vor allem wenn die Mitarbeitenden von sich aus gehen, haben sie oft wertvolles Feedback dazu, an welchen Punkten das Unternehmen arbeiten sollte, um die Fluktuation von Personal in der Zukunft zu verringern.

Was ist beim Offboarding zu beachten?

Die Gründe, aus denen Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, können unterschiedlicher Natur sein, etwa:

  • Offen kommunizierte Kündigung durch den Angestellten
  • Entlassung aufgrund finanzieller Situation des Unternehmens
  • Kündigung aufgrund negativer Umstände
  • Beginn der Rente

Auch kann es einen Unterschied für den Offboarding-Prozess machen, welche Position im Unternehmen der oder die Mitarbeiter*in hat. Geht eine ranghohe Managementposition, hat dies weitreichendere Folgen für die Firma, als das etwa der Fall beim Ausscheiden von Praktikanten der Fall ist.

All diese Faktoren sollten bei der Erarbeitung des Offboarding-Konzepts berücksichtigt und der jeweilige Offboarding-Prozess entsprechend angepasst werden.

Digitalisierung des Offboardings zur Prozessoptimierung

Offboarding - Digitalisierung zur Prozessautomatisierung
Wie beim Onboarding, gibt es auch beim Offboarding zahlreiche Aufgaben, die bei jeder Trennung wiederkehren. Vor allem administrative Aufgaben binden häufig viel Zeit und führen dadurch zu unnötig hohen Kosten für das Unternehmen.
Digitalisierung ist, insbesondere für das technische Offboarding, eine Möglichkeit den Offboarding-Prozess zu automatisieren, transparent zu gestalten und so deutlich zu optimieren.

Digitale Lösungen helfen unter anderem dabei, Aufgaben zu vereinfachen, transparent zu gestalten und zu automatisieren und so deutlich zu beschleunigen. Beispiele dafür sind:

  • Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente
  • Koordinierung aller am Offboarding beteiligten Personen
  • Rückgabeprozess von Firmengeräten

Offboarding & Datenschutz

Offboarding - Datenschutz erfolgreich meistern

Besonderes Augenmerk sollte im Rahmen des Offboardings auf dem Thema Datenschutz liegen. Denn verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, besteht die Gefahr, dass:

  • personenbezogene Daten
  • Know-How des Unternehmens
  • Geschäftsgeheimnisse
verloren gehen oder an unberechtigte Personen geraten.
Vor allem, wenn Mitarbeitende unerwartet kündigen oder fristlos gekündigt wurden und damit kurzfristig das Unternehmen verlassen, können wichtige Dinge in der Eile untergehen. Dann sollte dem Datenschutz umso mehr Beachtung gewidmet werden.
Ein strukturierter Offboarding-Prozess hilft, die Gefahr von Datenschutzverletzungen zu minimieren oder gänzlich zu vermeiden. Die Grundlagen hierfür sollten jedoch bereits im Rahmen des Onboardings gelegt werden.

Folgende Maßnahmen können hierfür getroffen werden:

  • Vollständig und nachvollziehbar vermerken, wann welche Geräte und Materialien an die Mitarbeitenden übergeben wurden
  • Dokumentieren, welche Zugriffsrechte die jeweiligen Mitarbeitenden im Laufe der Zeit erhalten haben, um diese später vollständig entziehen zu können.
  • Mobile Device Management-Lösungen zur Geräteverwaltung nutzen. Darüber lassen sich Zugänge oder komplette Geräte remote mit wenigen Klicks sperren.
  • Das Lendis OS zur Ausstattung von Mitarbeiter*innen nutzen. Mit dem Lendis OS behält man stets den Überblick, welche Geräte und Ausstattung für welche Mitarbeitenden bereitgestellt wurden, sodass diese vollständig wieder zurückgegeben werden.

Offboarding-Gespräch

Offboarding-Prozess - Finales Offboarding-Gespräch
Wesentlicher Teil eines strukturierten Offboarding-Prozesses sollte ein Offboarding-Gespräch (bzw. Austrittsinterview) vor dem endgültigen Ausscheiden sein. Je nachdem, was der Grund für die Trennung ist, wird das Austrittsinterview von der fachlichen Führungskraft oder der HR-Abteilung durchgeführt.
Das Offboarding-Gespräch ist nicht nur deshalb so wichtig, weil es die Möglichkeit bietet, den/die Kolleg*in respektvoll und mit persönlichen Worten zu verabschieden. Vielmehr kann es hilfreichen Input zu den Gründen liefern, die zur Entscheidung führten, nicht weiter für das Unternehmen tätig zu sein.

Ein im Rahmen des Offboarding-Konzepts erstellter Gesprächsleitfaden sorgt dafür, dass das Interview zielgerichtet verläuft. Im Leitfaden finden sich alle relevanten Punkten, die besprochen werden sollen. Darin enthalten sind Themen, zu denen sich das Unternehmen Feedback vom Angestellten wünscht, etwa:

  • Unternehmenskultur
  • Arbeitsbedingungen
  • Führungsstil
  • Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Prozesse innerhalb des Unternehmens
  • Gehalt
  • Sonstige Kritikpunkte
Bei Interesse, sollte auch der Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, Feedback zu seiner Arbeit und seiner Bedeutung für das Unternehmen zu erhalten.
Um die positive Erfahrung während des Offboardings abzurunden, sollte das Gespräch mit dem Dank für alles Geleistete und dem Angebot, weiterhin in Kontakt zu bleiben, enden.

Offboarding-Checkliste

Das Offboarding ist ein in weiten Teilen standardisierbarer Prozess. Um sämtliche Aufgaben strukturiert abzuarbeiten und nichts zu vergessen, empfiehlt sich der Einsatz einer Offboarding-Checkliste.

Die Offboarding-Checkliste enthälte sämtiche im Rahmen des Exit Managements anfallenden Aufgaben sowie die jeweils verantwortlichen Stakeholder (Department/Kolleg*in). So sind alle am Offboarding Beteiligten stets darüber im Bilde, welche Aufgaben bereits erledigt und welche noch offen sind.
Die nachfolgende Liste enthält die grundlegenden Aufgaben, die während des Offboardings anfallen. Nutze die Liste und ergänze sie um die in Deinem Unternehmen anfallenden Tasks ergänzen und bring mehr Struktur in Dein Offboarding.

Aufgaben für die fachlichen Vorgesetzten

  • Ausscheiden des Mitarbeiters im Team / Unternehmen kommunizieren
  • Technisches Offboarding starten
  • Dokumentation und Übergaben sicherstellen
  • Erstellen des Arbeitszeugnisses
  • Verabschiedung organisieren
  • Bedarf an Nachbesetzung prüfen
  • (Ggf.) Offboarding-Gespräch führen

HR

  • Vorbereiten und Übermitteln der Kündigungsbestätigung
  • Letzten Arbeitstag anhand von Urlaub/Überstunden ermitteln
  • Ausstehende finanzielle Ansprüche errechnen
  • Hiring für die offene Stellen starten