Die Zukunft des Büros
Ein Thema, das bereits seit langem diskutiert und erforscht wird, ist durch die aktuelle Corona-Krise wieder in den Fokus gerückt. Da viele Unternehmen gezwungen waren, ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice zu schicken, denken Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmende wieder intensiv über die Frage, wie die Zukunft des Büros aussieht, nach. Werden wir künftig alle von zu Hause arbeiten und wird das Firmenbüro dadurch bald überflüssig?
Auch wir beschäftigen uns regelmäßig mit den Entwicklungen in diesem Bereich. Dabei hängt die Zukunft des Büros auch stark damit zusammen, wie wir künftig arbeiten. Wir haben uns Gedanken gemacht und zeigen verschiedene Zukunftsszenarien für Arbeit und Büros.
Wie werden wir künftig arbeiten?
Unterstützt von der Digitalisierung lassen sich die meisten Büroarbeiten mittlerweile von überall aus erledigen. Ob von zu Hause, im Cafe oder in der Bahn – alles was benötigt wird, ist meist nur ein Laptop und eine stabile Internetverbindung. Entgegen noch immer existierender Zweifel hat die aktuelle Phase gezeigt, dass Mitarbeitende sehr wohl auch dann produktiv tätig sind, wenn sie in Remote Work arbeiten.
Gestärkt durch diese Erkenntnis, wird sich der Trend orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, in den nächsten Jahren weiter verstärken. Die freie Einteilung der Arbeitszeit, die Reduzierung von Anfahrtswegen, die Pflege von Familienmitgliedern – all dies sind für viele Menschen wichtige Gründe, künftig noch flexibler bei der Wahl von Arbeitsort und -zeit zu sein. Eine gesetzliche Regelung für die Arbeit von zu Hause wird momentan auf politischer Ebene intensiv diskutiert und scheint daher nur eine Frage der Zeit.
Homeoffice, Co-Working, Hoffice – Alternativen zum Firmenbüro
Dabei wird das Homeoffice nicht die alleinige Alternative zum Arbeiten im Büro sein. Denn nicht für jeden Arbeitnehmer ist das eigene Zuhause der perfekte Arbeitsort. Ergonomische Tische und Stühle fehlen meist und viele Mitarbeitende klagen über gesundheitliche Beschwerden. Auch, dass es keine klare Abgrenzung zwischen Arbeits- und Privatleben gibt, E-Mails häufig auch außerhalb der Arbeitszeit noch beantwortet werden, macht das Home Office nicht für jeden attraktiv.
Stattdessen wird das Homeoffice nur eine von zahlreichen Alternativen sein. Bereits heute sind Co-Working-Spaces für Kreative und Kleinunternehmer*innen flexible Orte für die Arbeit. Im Rahmen von Partnerschaften mit lokalen Cafes und Restaurants entstehen bereits Co-Working-Netzwerke. Langfristig werden aufgrund der hohen Flexibilität auch Mitarbeitende mittelständischer Unternehmen und Konzerne Co-Working-Spaces als Arbeitsplatz verstärkt nutzen.
Ergänzend und ähnlich den Co-Working-Spaces werden sich Quartiers-Büros, also gemeinsam genutzte Büros in der Nachbarschaft, etablieren. Als Anbieter treten Privatpersonen, Wohnungsgenossenschaften und Kommunen auf. Das sogenannten Hoffice, bei dem Privatpersonen ihre Wohnung als Co-Working-Space für andere zur Verfügung stellen, findet in Skandinavien bereits viele Anhänger*innen. Für Arbeitnehmende ergibt sich aus diesen unterschiedlichen Möglichkeiten, eine Vielzahl an Arbeitsplätzen, die sie flexibel entsprechend ihrer Orts- und Zeitplanung wählen.
Das Firmenbüro muss neu gedacht werden!
Doch was bedeuten diese Entwicklungen für das Firmenbüro und seine Rolle im Arbeitsalltag? Wird künftig überhaupt noch ein Firmenbüro benötigt, wenn alle Mitarbeitenden flexibel von unterwegs arbeiten?
Die Antwort lautet: Ja! Jedoch wird sich seine Rolle zunehmend verändern. Präsenztermine, Meetings oder auch Kundentermine werden nach wie vor auch in der mittelfristigen Zukunft nicht vollständig digital ablaufen können. In einer hybriden Arbeitswelt, in der Mitarbeitende regelmäßig zwischen dem Büro und dem Homeoffice wechseln, wird das Büro aber vor allem zum Treffpunkt, an dem sich Mitarbeitende zur Interaktion mit den Kolleg*innen treffen und das Wir-Gefühl gestärkt wird.
Reformation der Büroflächen
Durch die veränderten Arbeitsmodelle und Anforderungen an die Funktion des Büros müssen Büroflächen neu geplant werden. Dies wird zu einem verringerten Flächenbedarf bei einigen Unternehmen führen, mit der Folge, dass sich auch die Landschaft für Büroimmobilien verändern wird. Daneben wird sich ein neuer optimaler Flächenmix von Büroflächen (v.a. Arbeitsplätze/-möglichkeiten) und Sonderflächen (v.a. Kommunikationsflächen und Sozialflächen wie Cafeteria oder Küche), ergeben. Die Büroflächen werden den Fokus auf
- Kommunikation
- Konzentration
- Kreativität
- Kollaboration
legen und müssen folglich neu gedacht werden. Eine klassische Büroplanung mit dem Ziel der reinen Flächenoptimierung wird dafür nicht mehr ausreichen. Vielmehr müssen psychologische Aspekte und Bewegungsdaten in die Planung einfließen. Welche Teams arbeiten wie und wie häufig zusammen. Welche Bürobereiche werden wie (intensiv) genutzt?
Das Ergebnis werden Smart Offices sein. Intelligente Bürolandschaften kombinieren offene und geschlossene Bereich sinnvoll miteinander. Akustisch geschützte Arbeitsplätze ermöglichen Konzentration und fokussiertes Arbeiten. Raum-in-Raum-Lösungen wie Telefon- & Meeting-Boxen oder Silent-Boxen bieten Rückzugsmöglichkeiten für Teams und Einzelpersonen.
Mit jeweils passenden Büromöbeln ausgestattete Arbeitsbereiche fördern die Kommunikation, Kreativität und Zusammenarbeit, indem sie für die jeweilige Aufgabe die passende Umgebung schaffen und dazugehörige Technik bereitsteht.
Arbeitsplatz weicht dem Flex Office
Gleichzeitig wird die Zeit starrer und fest zugeordneter Arbeitsplätze zu Ende gehen. Bereits heute werden viele Aufgaben immer seltener am persönlichen Arbeitsplatz erfüllt. Stattdessen findet die Arbeit mehr und mehr in Meetings, bei Geschäftspartner*innen, von unterwegs oder eben im Homeoffice statt. Der Fix-Arbeitsplatz wird zum Flex-Arbeitsplatz. Desk Sharing ist einer dieser Begriffe des New Work-Konzepts. Wer ins Büro kommt, geht nicht zum ihm zugeordneten Arbeitsplatz, sondern wählt den für die Aufgabe oder Stimmung besten.
Nicht erst seit heute finden sich solche Ansätze bereits in großen Unternehmen wieder. Mit Erfolg: Denn das Prinzip der freien Platzwahl fördert den Austausch zwischen den Mitarbeitenden, auch bereichsübergreifend. Je nachdem, mit wem im aktuellen Projekt zusammengearbeitet wird, wird sich situativ zusammengesetzt.
Was bringt die Zukunft für das Büro?
Die aktuelle Corona-Krise hat gezeigt, dass es nötig und möglich ist, klassische Arbeitsweisen zu überdenken und sich mit neuen Modellen zu beschäftigen. Trotz mehr und mehr Arbeit fern des Büros, wird das Büro auch in Zukunft eine wichtige Rolle im Arbeitsleben einnehmen. Allerdings wird sich seine Bedeutung und Funktion stark ändern. Für Unternehmen stellt die aktuelle Krise eine Chance dar, um optimiert aus ihr hervor zu gehen und das Büro für die Zukunft vorzubereiten.
Allerdings sind konkrete Vorhersagen zur Entwicklung in den kommenden Jahren nur schwer möglich. Zumal es die eine, für alle Unternehmen gültige Lösung nicht gibt. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen je nach Branche oder Unternehmensgröße.
Für Unternehmen beginnt daher heute eine mehrjährige Findungsphase, in der immer wieder Ansätze verworfen, neue Ideen getestet und kontinuierlich Anpassungen an Raumplanung und Büroausstattung vorgenommen werden. Die Herausforderung besteht also auch darin, jederzeit flexibel auf solche Änderungen reagieren zu können.
Ein Ansatz, mit dem sich Unternehmen agil(er) aufstellen können, ist die Asset Light Strategie Das Mieten strategisch nicht bedeutender Assets, wie etwa der Büroausstattung, ist eine Komponente dieser Strategie. Als professioneller Ausstatter unterstützen wir Unternehmen bei der Planung und Umsetzung neuer Raumkonzepte und richten die Büros mit passenden Lösungen ein. Zahlreichen Kund*innen haben wir so bereits auf dem Weg zu ihrem Büro der Zukunft begleitet.
