Mit einem Marktplatz im Office zu 15 % mehr Produktivität
Kommunikationszonen sind wichtige Treffpunkte im Büroalltag. Diese „Marktplätze“ und Begegnungsorte sorgen ganz ungezwungen für Austausch unter denjenigen, die sich im Arbeitsalltag nicht begegnen. Denn durch eingefahrene Abläufe sprechen wir mit einigen Kolleg*innen tagtäglich und mit anderen gar nicht. Doch gerade durch Gespräche außerhalb unseres Kosmos, also mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen, entstehen neue Kooperationen und kreative Denkanstöße. Die Schaffung eines idealen Begegnungsorts kann nicht nur das Gemeinschaftsgefühl zwischen Kolleg*innen stärken, sondern auch nachweislich deren Motivation und Leistungsfähigkeit anregen – so wird nicht nur das Teamgefühl verbessert, sondern das ganze Unternehmen wird produktiver!
Zufällige Begegnungen steigern die Produktivität bis zu 15 %
Wer kennt es nicht? Gerade wenn wir auf Knopfdruck nach einer herausragenden Idee suchen, will sie uns meist nicht einfallen. Oft sind es Momente fern des Leistungsdrucks, möglicherweise im Austausch mit Kolleg*innen, die uns mit Einfällen überschütten. Es entsteht eine Art „Ideen-Ping Pong“ zwischen den Gesprächspartner*innen – ein hin und her werfen von Ideen und Vorschlägen, die beide Seiten zu neuen Gedanken inspirieren. Doch gerade im Arbeitsalltag kommen zufällige Begegnungen, die mögliche Kooperationen und Innovation zwischen Kollegen und Abteilungen bestärken könnten, kaum oder selten vor.
Dabei unterstützen diese Begegnungen nachweislich die Produktivität! Eine Forschungsgruppe des MIT hat sich mit dem sogenannten „Wasserspender-Effekt“ beschäftigt – also inwiefern das Treffen von Kolleg*innen abseits des Schreibtisches, beispielsweise am Wasserspender oder an der Kaffeemaschine, sich auf die Leistungsfähigkeit auswirkt. Dabei konnten sie herausfinden, dass sich die Produktivität von Mitarbeitenden um 10 bis 15 % steigern lässt, wenn diese sich in kleinen Gruppen treffen, wodurch ein Gemeinschaftsgefühl entsteht.
Was uns seit Jahrtausenden zusammenbringt ist (k)ein Geheimnis
Das Geheimnis des natürlichen Treffpunkts, das seit Jahrtausenden in uns verankert ist, dreht sich um zwei lebenswichtige Dinge: Essen & Trinken.
Dort, wo es Essen und Trinken gibt, sind auch Menschen nicht weit. So wurde aus einer Feuerstelle nach tausenden Jahren die moderne Küche, in der die ganz netten Kolleg*innen ab und an mal den selbst gebackenen Kuchen oder ähnliche Leckereien servieren. Kaum wird im hausinternen Slack Chat das „Buffet“ für eröffnet erklärt, macht sich sogar der immer gestresste Kollege im schnellen Schritt auf Richtung Küche, oder zumindest dorthin, wo er den kostenlosen Gaumenschmaus zu finden vermag. Es treffen Kolleg*innen aufeinander, die sich im Arbeitsalltag nie begegnen. Zwischen klapperndem Geschirr und Kuchenkrümeln wird hier nonchalant über das Wetter und das vergangene Wochenende geplauscht. Doch leider bleiben diese Gespräche eher oberflächlich, da in Küchen der nötige Grad an Gemütlichkeit und Privatsphäre fehlt. Was braucht man also noch – außer fabelhaften Kuchen –, um das Gruppengefühl innerhalb einer Firma zu stärken?
Die 3 Pfeiler des idealen Treffpunkts
Was sind Effekte der Arbeitsplatzgestaltung auf Gespräche?
Zwar lädt die Küche zum kurzweiligen Verweilen ein, dennoch ist sie nicht der ideale Ort für tiefgründige Gespräche. Solange jeder mithören kann, halten sich die meisten Menschen lieber bedeckt. Woran das liegt, haben Anne-Laure Fayard und John Weeksist herausgefunden. Die Assistenz Professorin für Management am Polytechnic Instititute der New York University und der Professor für Führung und Organisationsverhalten am IMD in Lausanne haben in einem Zeitraum von über zwölf Jahren neun Studien in Europa, Asien und den USA durchgeführt, und die Effekte der Arbeitsplatzgestaltung auf die Gespräche zwischen Mitarbeitern untersucht. Es stellt sich heraus, dass ein Raum je nach „Angebots-“ oder „Aufforderungscharakter“ Kontakte fördert oder behindert. Doch was genau ist damit gemeint?
Das Konzept des US-Psychologen James Gibson
Um den „Angebots-“ und „Aufforderungscharakter“ eines Raumes zu verstehen, hilft es, das vom US-Psychologen James Gibson eigens entwickelte Konzept zu verstehen. Es beschreibt nämlich, wie ein Objekt oder ein Umfeld seinen Zweck und seine Nutzungsmöglichkeiten nach außen vermittelt. So entsteht durch das Angebot einer Tür die Aufforderung den Raum zu betreten oder zu verlassen und ihr Griff lädt zum Greifen ein. Gibson war überzeugt, dass der Angebotscharakter ignoriert oder missverstanden werden kann, falls die Effekte so subtil ausfallen, dass sie aufgrund eines veränderten Umfelds nicht mehr wahrgenommen werden.
„Nähe, Privatsphäre und Erlaubnis“ – die 3 Pfeiler des idealen Treffpunkts in Ihrem Büro für gute Gespräche zwischen Ihren Mitarbeitern
Anhand ihrer ausführlichen Studien kamen Anne-Laure Fayard und John Weeksist zu dem Ergebnis, dass der ideale Treffpunkt Nähe, Privatsphäre und Erlaubnis zulassen muss, um einen produktiven Austausch zwischen Mitarbeitenden zu gewährleisten. Jetzt stellt sich natürlich die Frage: „Wie schafft man als Arbeitgeber*in einen Ort, in dem Nähe, Privatsphäre und Erlaubnis gleichermaßen vorhanden sind? Und was bedeuten die einzelnen Punkte konkret?“
Nähe
- Ist der zur Verfügung gestellt Treffpunkt von allen Mitarbeiter*innen gut zu erreichen?
- Ist er an einem natürlichen Knotenpunkt gelegen, den alle Mitarbeiter*innen im Laufe eines Tages durchlaufen?
- Ist der Raum auf die Mitarbeiterzahl angepasst, sodass er weder beengt, noch überwältigend groß wirkt? Der britische Psychologe Robin Dunbar empfiehlt ein Mittelmaß zwischen 100 bis 250 Personen
Privatssphäre
- Gibt es genügend variierende Steh- und Sitzmöglichkeiten (wie Hochlehner-Sofas mit Sichtschutz), um ungestört Gespräche zu führen?
- Sind die Sitzmöglichkeiten so angeordnet, dass zwar alles überschaubar, jedoch jede Sitzecke für sich einen Rückzugsort bietet?
Erlaubnis
- Bietet der Raum eine offene und einladende Atmosphäre?
- Besteht die Möglichkeit auch spontane Meetings abzuhalten?
- Kann an Tischen und auf Sitzgelegenheiten gearbeitet werden?
Ein Ort zum Treffen, Austauschen, Verweilen und Arbeiten
Wie kann er also aussehen, dieser Ort, in dem sich Mitarbeitende gerne aufhalten, miteinander in Kontakt treten, spontane Meetings abhalten und von Geistesblitzen getroffen werden?
Ein Gegenbeispiel – wie es nicht funktioniert
Die Fluggesellschaft Scandinavian Airlines (SAS) machte sich schon 1987 Gedanken zu „Marktplätzen“ im Büro und konstruierte seine Konzernzentrale neu: So entstand in der Mitte des Gebäudes ein natürlicher Knotenpunkt, eine sogenannte „Straße“, die ein Café, Einkaufsmöglichkeiten, medizinische Betreuung und multifunktionale Räume (ausgestattet mit gemütlichen Büromöbeln, Drucker, Kaffeemaschine, usw.) miteinander verband.
Gerade mal 9 % der Begegnungen fanden auf der Straße und im Café statt und nur 27 % an allen anderen öffentlichen Orten – doch zwei Drittel der Begegnungen passierten in altbekannten Büroräumen. Was ist hier schief gelaufen?
Da es keine Studie gab, die erklären könnte, was bei SAS nicht funktioniert hat, können wir es nur erahnen: Zwar war der natürliche Knotenpunkt durch die „Straße“ gegeben, doch konnte man sich nicht sofort gemütlich setzen und anfangen zu plaudern – es musste zuerst nach einem passenden Ort gesucht werden. Falls dies nach ein, zwei Fehlversuchen scheiterte, wurde das Vorhaben womöglich auf einen anderen Zeitpunkt verlegt – vielleicht ins Büro. Andererseits konnte die „Straße“ auch zu groß gewesen sein, sodass sich die Menschen im entferntesten Sinne über den Weg liefen, jedoch nicht nah genug, um tatsächlich ein Gespräch beginnen zu wollen.
Wie es funktioniert: 400 m² Marktplatz für 200 Menschen
Ein gutes Beispiel dagegen ist der sogenannte „Marktplatz“ der Lufhansa Technik in Hamburg. Auf einer Fläche von 400m² finden 200 Menschen genügend Platz für spontane Gespräche, Meetings, Kicker-Duelle, sowie das Empfangen von Besucher*innen oder einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz. Das Durchqueren des Markplatzes passiert alltäglich und ganz automatisch, da die verschiedenen Abteilungen der Mitarbeitenden um diesen Begegnungsplatz anliegen. So ist es ganz natürlich, dass man Kolleg*innen über den Weg läuft und sich kurz auf einen Snack oder einen Kaffee trifft und plötzlich auf Ideen kommt, die sich die ganze Woche nicht haben blicken lassen.
Der ideale Treffpunkt: Café meets Workspace
Was bleibt also übrig, wenn man die drei Faktoren Nähe, Privatsphäre und Erlaubnis nimmt, sie Gibsons „Angebots-“ und „Aufforderungscharakters“ gegenüberstellt und mit der Feststellung differenziert, dass Begegnungspunkte allein nicht ausreichen? Ein Ort, an dem man gerne und ohne schlechtes Gewissen verweilt, der weder zu klein noch zu groß ist (Robin Dunbar’s Mittelmaß), die Privatsphäre des einzelnen schützt und für jeden Mitarbeitenden leicht erreichbar ist.
Genau darüber haben sich auch die klugen Köpfe der Agentur Dark Horse Gedanken gemacht. So behaupten sie im „New Workspace Playbook“, dass Orte aus dem Alltag auch auf die Arbeitswelt übertragen werden können – wie beispielsweise die Atmosphäre eines Cafés. Wieso gerade ein Café? Es ist ein Ort, an dem sich viele Menschen auch privat gerne aufhalten, Freunde treffen und ihre Gedanken schweifen lassen.
Dort liegt der Geruch von frisch gebrühtem Kaffee und warmen Gebäck in der Luft, die Anordnung des Mobiliars scheint für jedes Individuum den perfekten Platz bereit zu halten, und die punktuelle Beleuchtung schafft eine haarscharfe Balance zwischen Gemütlichkeit und Konzentration, um nicht schlaftrunken im Sessel zu versinken. Und wenn man sich so umschaut, hätte man am liebsten die ganze Dekoration samt Pflanzen, gerahmten Bildern und Fotos auch gern bei sich Zuhause.
Warum niemand faulenzt, sondern in Wirklichkeit alle arbeiten
Bisher klang die Idee des Cafés ziemlich verlockend. Doch der Gedanke vom Vorgesetzten „erwischt“ zu werden, während man sich kurz zurücklehnt und mit Kolleg*innen einen Plausch hält, lässt den ein oder anderen schnell unbehaglich fühlen. Doch das schlechte Gewissen muss wirklich nicht sein … Denn natürlich ist es kein richtiges Café, es sieht nur im ersten Moment so aus wie eins. Eigentlich verstecken sich im Café, nein, wir meinen in der „Work Lounge“ oder im „Communication Café“, die besten Voraussetzungen um dort zu arbeiten.
Begegnungsort ohne schlechtes Gewissen
Der ideale Begegnungsort für zwanglose Gespräche unter Kolleg*innen ist also ein Platz, der die Atmosphäre eines Cafés ausstrahlt, aber gleichzeitig optimale Bedingungen für einen unkonventionellen Arbeitsplatz bietet:
Eine Auswahl an Essen und Trinken ist immer griffbereit, helle Möbel mit Holzanteil laden zum Verweilen ein, Büropflanzen, Bilder, Teppiche und andere Elemente dämmen den Geräuschpegel ein, und die Wand- und Bodengestaltung erinnert an die Markenidentität des Unternehmens ohne aufdringlich zu wirken. Um auch jederzeit arbeiten zu können, ist der ideale Begegnungsort mit multifunktionalem Mobiliar ausgestattet. Größere und kleinere Tische unterschiedlicher Höhen stehen verschiedensten Sitzgelegenheiten wie Sesseln, Sofas, Lounge-Chairs und Stühlen gegenüber. Wichtig ist hier, dass stets die Atmosphäre eines Cafés gewahrt wird. Essenziell ist die Verfügbarkeit von ausreichend Steckdosen und gutem W-Lan-Empfang – ohne Strom und Internet geht heute nichts mehr. Für Präsentationen außerhalb der typischen Büroräume und Kinostimmung nach Feierabend eignet sich die Einbindung eines Projektors perfekt.
