So organisieren Unternehmen die Rückkehr ins Büro

Um die Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen, wurden weite Teile des öffentlichen Lebens in den vergangenen Wochen heruntergefahren. Auch das Wirtschaftsleben erlebte gravierende Veränderungen, viele Unternehmen haben ihre Aktivitäten ins Homeoffice verlegt. Um die Auswirkungen auf die Wirtschaft zu begrenzen, greifen ab 04.05.2020 erste Lockerungsmaßnahmen, in zahlreichen Firmen kehren Mitarbeitende in ihre Büroräume zurück. Doch von einer Rückkehr zur Normalität kann noch keine Rede sein, denn nach wie vor geht es darum, die Zahl der Infizierten unter Kontrolle zu behalten.

Wir haben uns daher angeschaut, worauf Mitarbeitende bei einer Rückkehr ins Büro achten sollten und wie Unternehmen ihre Büroräume ausstatten können, um die veränderten Anforderungen zu erfüllen.

1. Vorgesetztenverhalten

Dem Führungspersonal kommt in der aktuellen Zeit eine besondere Fürsorgepflicht zu. Sie müssen einerseits dafür Sorge tragen, dass die Mitarbeiter*innen zu jeder Zeit über die aktuellen Entwicklungen und Zustände im Bilde sind und den geltenden Vorgaben, insbesondere in Bezug auf die Hygiene, nachkommen. Zudem muss sich die Unternehmensleitung darum kümmern, dass die Büros so ausgestattet sind, dass die Maßnahmen auch zu jeder Zeit umgesetzt werden können.

Viele unserer Kollegen wünschen sich wieder ins Büro zu kommen. In den vergangenen Tagen haben wir darum unsere Büroräume in Berlin umfangreich umstrukturiert, um allen Hygieneanforderungen gerecht zu werden. So können unsere Mitarbeiter*innen sicher ins Büro zurückkehren.
Julius Bolz
Co-Founder Lendis

Nachfolgend einige Tipps für Personen in Führungspositionen zum Umgang mit der aktuellen Situation:

  1. Weise Deine Mitarbeitenden regelmäßig auf die Hygienestandards hin und sorge dafür, dass diese auch eingehalten werden.
  2. Sorge ferner dafür, dass alle Manager und Teamleiter*innen die typischen Symptome von COVID-19 kennen und entsprechende Maßnahmen im Falle eines potentiell erkrankten Mitarbeiters einleiten können.
  3. Der Reinigung der Büroräume und Arbeitsbereiche kommt in diesen Tagen eine besondere Bedeutung zu. Stelle sicher, dass eine regelmäßige Reinigung stattfindet und häufig angefasste Gegenstände und Oberflächen zusätzlich desinfiziert werden.
  4. Die Einführung eines Schichtsystems – soweit möglich – hilft dabei, dass sich möglichst wenige Mitarbeitende gleichzeitig im Büro aufhalten.
  5. Verlängere das Fenster für Essens- und Pausenzeiten und ermögliche so, dass Personen sich besser verteilen können und nur wenige Leute zeitgleich zusammen sind.
  6. Prüfe, ob bei der Rückkehr ins Büro eine Staffelung nach Risikogruppen umsetzbar ist. Halte ältere Mitarbeitende, Personen mit Vorerkrankungen oder Schwangere so lange vom Arbeitsplatz fern wie möglich.

2. Verhaltensregeln im Büro

Hygieneregeln einhalten

Auch wenn die Einhaltung der Hygienestandards bereits grundsätzlich im Büroalltag erfüllt werden sollte, gilt dies aktuell um so mehr. Hände sollten regelmäßig und gründlich mit warmem Wasser und Seife gewaschen werden. Vermeide unnötige Berührungen von Oberflächen und Gegenständen und desinfiziere Deine Hände regelmäßig.  Selbstverständlich ist es, nicht in die Richtung Deiner Mitmenschen, sondern in die Armbeuge zu husten oder zu niesen.

Mundschutzpflicht

Für zahlreiche öffentliche Orte gilt mittlerweile das Gebot zum Tragen eines Mundschutzes. Der Weg zur Arbeit im öffentlichen Nahverkehr ist dadurch bereits betroffen. Doch auch im Büro empfiehlt sich das Tragen eines Mundschutzes, um sich, aber vor allem seine Kolleg*innen zu schützen.

Rueckkehr-ins-Buero-Verhaltensregeln

Social Distancing

Der Begriff Social Distancing ist zu einem prägenden für die momentane Situation geworden. Einen ausreichend großen Abstand zu anderen Menschen einzuhalten, verringert die Ansteckungsgefahr deutlich. Auch wenn es im Büro deutlich schwieriger ist, sollte wann immer möglich, ausreichend Abstand zu seinen Mitmenschen eingehalten werden. Folgende Grundregeln gelten dabei:

  • Vermeide physische Meetings. Eine große Personenzahl über einen längeren Zeitraum auf begrenzter Fläche ist momentan keine gute Idee. Nutze stattdessen digitale Tools wie Slack oder Zoom.
  • Gleiches gilt für ausschweifende Besprechungen und Planungen am Whiteboard.
  • Auch wenn es sich zunächst seltsam anfühlen mag, halte auch auf dem Weg in die Küche oder zur Toilette Abstand von anderen Kolleg*innen.

Auf Symptome achten

Es ist weiterhin wichtig, die Verbreitung des Virus einzudämmen. Achte daher bei Dir und bei anderen auf typische Symptome (weitere Informationen dazu finden sich auf den Seiten des Robert Koch Instituts und der Weltgesundheitsorganisation WHO). Personen, die diese Symptome zeigen, sollten das Büro sofort verlassen und sich auf eine mögliche Ansteckung testen lassen.

Ist ein*e Mitarbeiter*in erkrankt, ist es hilfreich und wichtig, Personen die mit diesem in Kontakt standen, zu identifizieren. Hierfür können beispielsweise sämtliche Meetings und Gespräche sowie alle daran teilnehmenden Personen im Kalender vermerkt werden.

3. Ausstattung des Büros

Rückkehr ins Buero - Tischtrennwände

Um all die oben angeführten Verhaltensregeln auch einhalten zu können, müssen sich Unternehmen darum kümmern, ihre Büroräume entsprechend auszustatten und, falls nötig, umzustrukturieren.

Als Geschäftsleitung trägst Du dafür Sorge, dass Deine Mitarbeitenden die genannten Hygieneregeln einhalten können. Stelle also Handdesinfektionsmittel (hierfür eignen sich Desinfektionsspender), Taschentücher und mit dem Fuß bedienbare Abfalleimer an unterschiedlichen Stellen im Büro auf. Stationen zur Desinfektion mobiler Geräte helfen zusätzlich, die Verbreitung von Viren einzugrenzen.

Überprüfe Dein Büro und die Anordnung von Tischen, Schränken oder sonstigen Büromöbeln darauf, ob sich schnell Gruppen bilden können. Gerade in Empfangsbereichen oder an Meetingpoints ist dies häufig der Fall. Beseitige alle Hindernisse, damit Deine Mitarbeitenden schnell an ihren Arbeitsplatz gelangen. Besorge hierfür beispielsweise auch zusätzliche Garderoben und Stauraum, sodass Mitarbeitende persönliche Gegenstände wie Jacken oder Taschen direkt am Arbeitsplatz verstauen können.

Zur Verbesserung der Hygiene am Arbeitsplatz kannst Du einzelne Arbeitsbereiche durch Tischtrennwände voneinander abgrenzen. An Team-Arbeitsplätzen eignet sich beispielsweise der Einsatz von (Tisch-)Trennwänden. Diese verbessern nicht nur die Hygiene, sondern auch die Akustik am Platz. Statt der klassischen textilbezogenen Trennwände empfehlen wir Trennwände aus Kunststoff zu verwenden. Auf den glatten Oberflächen haften Viren schlechter und auch die Reinigung ist deutlich besser und einfacher reinigen und erfüllen so die erhöhten Hygieneanforderungen.

Trennwände lassen sich ebenfalls dazu nutzen, die Büroräume entsprechend der Anforderungen zu strukturieren. Platziere die Raumtrenner so, dass sich Deine Mitarbeitenden im Büro entlang definierter Wege bewegen und so den Mindestabstand einhalten. Trenne mithilfe der Trennwände Personennetzwerke, etwa einzelne Teams oder Abteilungen, voneinander ab und vermeide so bereichsübergreifenden Kontakt.

Nicht zuletzt stellen Telefonboxen eine zusätzliche Möglichkeit der Raumstrukturierung dar. Die Telefonboxen sind mit allen notwendigen Anschlüssen ausgerüstet, verfügen über eine eigenständige Belüftung und ermöglichen das ungestörte, fokussierte und kontaktlose Arbeiten.
Aufgrund der eingeschränkten Reisemöglichkeiten gibt es zudem einen zusätzlichen Bedarf an Rückzugsorten im Büro, die ungestörte Gespräche mit Kund*innen und Partnern erlauben. Die schallabsorbierenden Telefonzellen bieten hierfür Zonen völliger Ruhe.

Rückkehr ins Buero - Telefonboxen

Lendis kann Dich dabei unterstützen, Dein Büro für die Rückkehr Deiner Mitarbeitenden vorzubereiten. Unsere Produkte lassen sich flexibel für die bisher noch immer unbestimmte Zeit der Corona-Krisen mieten. Nach Ablauf der Mietdauer kannst Du die Büroeinrichtung problemlos wieder zurückgeben. Darüber hinaus kann Dich Lendis bei der Büroplanung unterstützen und Deine Büroräume für die erhöhten Anforderungen an Hygiene und Abstand vorbereiten.

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Gemeinsam finden wir die passenden Lösungen für Dein Unternehmen.