Lendis Office Hacks: 5 Tipps für eine produktivere Arbeitsumgebung
In fast allen Unternehmen ist die Arbeitszeit der Mitarbeiter eine begrenzte Ressource. Umso wichtiger ist es, diese möglichst effizient zu nutzen. Allerdings gibt es in jedem Office Störfaktoren, die die Produktivität jedes Mitarbeitenden einschränken. Mit Hilfe einfacher Änderungen im Büro kann man einigen davon effektiv entgegenwirken. In diesem Artikel findest Du 5 leicht umsetzbare Mittel zur Steigerung der Produktivität in Deinem Office:
1. Stelle Richtlinien für Meetings auf
Meetings sind essentiell für den internen Austausch sowie für Kreativität und Innovation im Unternehmen. Allerdings gehören sie auch zu den größten Produktivitätskillern im Arbeitsalltag und stören oftmals bei fokussiertem Arbeiten. Aus diesem Grund ist es hilfreich Richtlinien für Meetings aufzustellen. Auch der Harvard Business Review fordert in einem Artikel den Meeting-Wahnsinn zu beenden und nennt, neben einem strukturellen Ansatz zur Änderung der Meetingkultur, einfache Maßnahmen um Meetings produktiver zu gestalten.
Dazu zählt bspw., dass regelmäßige Meetings nicht länger als 30 Minuten dauern sollten sowie ausschließlich zur Entscheidungsfindung genutzt und im Stehen durchgeführt werden, um die Aufmerksamkeit der Beteiligten zu erhöhen. Einige junge Unternehmen gehen sogar soweit, komplette Wochentage ganz ohne Meetings einzuführen. Solche Richtlinien sollte man allerdings immer den Ansprüchen der Mitarbeitenden und des Unternehmens anpassen.
2. Richten Sie ein Raumbuchungssystem ein
Eine weitere Möglichkeit den Ablauf von Meetings insgesamt effizienter zu gestalten, ist die Einführung eines Raumbuchungssystems. Diese unterstützen bei der Terminfindung im Team und bringen Transparenz in die Nutzung der Meetingräume.
Unserer Einschätzung nach, stellt ein solches System einen großen Wert für jedes Büro dar. Aus diesem Grund haben wir verschiedene Systeme getestet und mit „Joan 6“ das vielversprechendste Produkt in unser Portfolio aufgenommen. Die Integrierbarkeit in verschiedene Kalender, kabellose Montage und schnelle Installation über bestehendes Wi-Fi ermöglichen eine einfache Einrichtung des Systems. Zudem bietet Joan 6 die Möglichkeit für Analysen der Raumnutzung und sagt Meetings automatisch ab, die nicht stattfinden. So stärkt Joan 6 die effiziente Raumnutzung, die Umsetzung von Richtlinien für Meetings sowie die Unternehmenskultur.
3. Gestalte Dein Büro grüner
Auch die Raumgestaltung und -einrichtung beeinflusst die Produktivität Deiner Mitarbeiter*innen. So können zum Beispiel Büropflanzen die Arbeitsweise in verschiedenen Bereichen positiv beeinflussen. Schon in einem vorherigen Artikel haben wir erklärt, dass „Pflanzen am Arbeitsplatz die Produktivität um 15 % […] steigern können“. So bezieht etwa biophiles Design die Nähe zur Natur schon in die Architektur von Gebäuden ein. Allerdings kann man diesen Effekt auch mit Hilfe einfacher Hauspflanzen im Büro nutzen.
4. Führe Fokusstunden ein
Besonders in Open-Space-Büros stellt sich oft die Frage, wie man eine produktivere Atmosphäre herstellen kann. Hier kann die Einführung von Fokusstunden mit minimalem Geräuschpegel, z. B. am Vormittag, eine schnelle Verbesserung herbeiführen. Das kann sich zunächst etwas ungewohnt anfühlen und einige Zeit zur vollständigen Umsetzung benötigen. Allerdings wird diese Phase meist von allen Beteiligten schnell in die alltägliche Routine übernommen und schätzen gelernt.
5. Halte Deinen Arbeitsplatz ordentlich
Dieser Tipp bezieht sich eher auf die individuelle und unmittelbare Arbeitsumgebung und ist wohl am einfachsten umzusetzen. Auch wenn es sich zunächst sehr simpel anhört, stößt man doch öfter auf chaotische Büros und Arbeitsplätze. In verschiedenen Zusammenhängen wurde gezeigt, dass die direkte Umgebung Einfluss auf kognitive Fähigkeiten, Emotionen sowie Entscheidungsfähigkeit hat. Eine chaotische Umgebung erschwert strukturiertes Arbeiten und kann unter Umständen das individuelle Stresslevel erhöhen. Ein einfacher Weg dem entgegenzuwirken ist am Ende jedes Arbeitstages 10 Minuten zu nehmen, um den Arbeitsplatz zu ordnen und genutzte Dokumente zu sortieren. Das gilt übrigens auch für digitale Dokumente.
