Berechne die Höhe der IT-Kosten, die pro Mitarbeiterarbeitsplatz über unterschiedliche Nutzungsdauern anfallen. Vergleiche auf einen Blick die Kosten beim Kauf mit den entsprechenden Kosten im IT-Mietmodell.
Gerade wenn Unternehmen kontinuierlich wachsen und regelmäßig neue Mitarbeitende mit IT-Arbeitsplätzen ausgestattet werden müssen, wird eine saubere Kostenbetrachtung wichtig. IT-Abteilungen können IT-Budgets besser planen, den tatsächlichen Aufwand pro Arbeitsplatz sichtbar machen und frühzeitig erkennen, welche Kosten bei Onboardings, Gerätewechseln oder neuen Softwareanforderungen entstehen. Finance-Teams erhalten mehr Transparenz über die Kostenstruktur und können Investitionen, laufende Kosten und Finanzierungsmodelle besser vergleichen.
Wichtig bei der Betrachtung ist, die Kosten nicht nur auf das Offensichtliche zu reduzieren. Die IT-Hardware, also Laptop, Monitor, Dockingstation oder Firmenhandy sind zwar der sichtbare und oft größte Kostenblock. In der Praxis entstehen aber weitere Kosten während des „Betriebs“ eines IT-Arbeitsplatzes: Softwarelizenzen, Einrichtung, Geräteverwaltung, IT-Support, Reparaturen, Ausfallzeiten oder der spätere Austausch der Geräte.
Der Lendis IT-Kostenrechner berücksichtigt deshalb die wichtigsten Kostenblöcke: Hardware, Software, Setup, laufender Betrieb, Betriebsrisiken und IT-Finanzierung. So entsteht ein realistischeres Bild davon, was ein Arbeitsplatz wirklich kostet.
Der offensichtlichste und größte Kostenblock für einen Mitarbeiter ist die Hardware. Dazu zählen in der Regel:
Die tatsächlichen Kosten hängen stark vom jeweiligen Mitarbeiterprofil ab. Ein klassischer Office-Arbeitsplatz benötigt meist weniger leistungsstarke Hardware als ein Arbeitsplatz für Developer, Designer oder Management. Unser Rechner berücksichtigt diese Unterscheidung von Beginn an und nimmt unterschiedliche Laptop-Modell je Profil wie Office, Creative, Developer und Management.
Tipp: Eine wesentliche Rolle bei der Kostenbetrachtung spielt die Nutzungsdauer. Ein Gerät, das über 36 Monate genutzt wird, verursacht rechnerisch andere monatliche Kosten als ein Gerät, das nach 24 oder 48 Monaten ersetzt wird. Unser IT-Kostenrechner ist so angelegt, dass einmalige Hardwarekosten auf die gewählte Laufzeit aufgeteilt werden. Zusätzlich wird eine Rücklage für Ersatzteile und Reparaturen berücksichtigt.
Neben der Hardware entstehen pro Arbeitsplatz laufende Softwarekosten. Jeder Mitarbeiter nutzt Basisanwendungen wie E-Mail, Kalender, Office-Suite, Videokonferenz-Tools und Sicherheitslösungen. Je nach Unternehmen können diese Kosten sehr unterschiedlich ausfallen.
Typische Software- und Servicekosten sind zum Beispiel:
Der Rechner unterscheidet zwischen einem Software-Grundpaket und Zusatzsoftware. Dadurch können sowohl einfache Office-Arbeitsplätze als auch teurere Fachrollen realistisch abgebildet werden. Gerade die Kosten für Software für einzelne Job-Rollen wie beispielsweise Adobe Creative Cloud werden schnell unterschätzt.
Ein IT-Arbeitsplatz ist mit der Lieferung allein meist noch nicht einsatzbereit. Vorher müssen Mobilgeräte entsprechend der Governance & Compliance-Regeln eingerichtet, konfiguriert und an den Nutzer übergeben werden. Zu den Tasks gehören unter anderem:
Je besser diese IT-Prozesse, desto geringer der Aufwand für das IT-Team. Mit Mobile Device Management, Autopilot oder Zero-Touch-Deployment kann die Einrichtung deutlich schneller erfolgen. Ohne standardisierte Prozesse entsteht dagegen schnell ein hoher manueller Aufwand.
Weil interner IT-Aufwand Kosten in Form von Arbeitskosten darstellt, wird dieser Punkt ebenfalls im Rechner berücksichtigt.
Nicht zuletzt verursacht ein IT-Arbeitsplatz indirekte Kosten. Diese entstehen dann, wenn Technik und Software nicht so funktionieren, wie sie sollten. Denn immer wenn IT-Hardware nicht oder zu langsam läuft, entstehen Kosten durch den Zeitaufwand der internen IT-Abteilung.
Typische Posten sind dabei:
Im Rechner wird dieser Block über den monatlichen Supportaufwand pro Arbeitsplatz und den Stundensatz des IT-Supports abgebildet. So wird sichtbar, wie stark sich auch kleine monatliche Supportaufwände über die gesamte Nutzungsdauer summieren können.
Ein oft vergessener Kostenfaktor sind Betriebsrisiken. Diese Kosten erscheinen selten direkt auf einer Rechnung. Trotzdem sind sie real: Wenn ein Mitarbeiter wegen eines defekten Laptops nicht arbeiten kann oder regelmäßig Zeit durch langsame Systeme verliert, entstehen dem Unternehmen indirekte Kosten.
Der Rechner berücksichtigt deshalb zwei typische Risikofaktoren:
Gerade bei älterer Hardware oder rein reaktiver IT-Betreuung können diese indirekten Kosten schnell höher ausfallen als erwartet.
Die IT-Kosten pro Arbeitsplatz hängen nicht nur von Hardware, Software und Support ab, sondern auch davon, wie Geräte beschafft und betrieben werden. Ob ein Unternehmen IT kauft, least oder als Device as a Service nutzt, verändert die Kostenstruktur deutlich.
Beim IT-Kauf entstehen meist hohe Anfangsinvestitionen. Dafür gehören die Geräte dem Unternehmen. Beschaffung, Einrichtung, Reparaturen, Ersatzgeräte, Support und spätere Entsorgung müssen jedoch intern organisiert oder zusätzlich beauftragt werden.
Beim IT-Leasing werden die Hardwarekosten auf monatliche Raten verteilt. Das schont die Liquidität, ist aber in der Regel vor allem ein Finanzierungsmodell. Services wie Setup, Austausch oder laufender Support sind meist nicht automatisch enthalten.
Bei IT-Miete beziehungsweise Device as a Service werden Geräte und Services häufig als monatliches Paket bezogen. Dadurch werden Kosten planbarer und operative Aufgaben wie Bereitstellung, Austausch oder Lifecycle-Management können teilweise ausgelagert werden.
Deshalb lohnt es sich, bei der Kostenbetrachtung nicht nur den reinen Gerätepreis zu vergleichen. Entscheidend ist, welche laufenden Aufwände, Risiken und internen IT-Ressourcen mit dem jeweiligen Modell verbunden sind.
