Mobilgeräte-Strategie – BYOD, CYOD, COPE & COBO?

Mit der Zunahme von hybrider Arbeit steigt der Bedarf an Mobilgeräten, damit Mitarbeitende auch im Homeoffice produktiv arbeiten können. Unternehmen brauchen hierfür eine geeignete Mobilgeräte-Strategie, um sämtliche Devices unkompliziert bereitzustellen und sicher in die bestehende Infrastruktur zu integrieren. Schnell wird man bei der Identifizierung der passenden Strategie mit Begriffen wie BYOD, CYOD, COPE und COBO konfrontiert. Was verbirgt sich hinter den Abkürzungen? Und welche Strategie passt zu welchem Unternehmen?

Was bedeuten die Begriffe?

Jede der Abkürzungen steht für einen unterschiedlichen Ansatz, um Mobilgeräte wie Laptops, Smartphones oder Tablets für Mitarbeitende bereitzustellen. Die Unterschiede beziehen sich auf Fragen des Eigentums und der Verantwortlichkeiten für die Geräte.

Die Abkürzungen selbst sind zunächst schnell geklärt:

  • BYOD – Bring your own device
  • CYOD – Choose your own device
  • COPE – Corporate Owned / Personally Enabled
  • COBO – Corporate Owned / Business Only

Die jeweiligen Ansätze unterscheiden sich jedoch in Bezug auf 3 Elemente und damit verbundene Fragen:

  • Das Mobilgerät
    • Welches ist es?
    • Wer beschafft es?
    • Wer zahlt für das Gerät bzw. den Mobilfunkvertrag
  • Verwaltung und Instandhaltung
    • Wer verwaltet die Konfiguration des Geräts?
    • Wer kümmert sich um Reparaturen, Wartung und Updates?
  • Integration
    • Wie umfangreich wird das Gerät in die Unternehmensstrukturen integriert?

Was bedeutet Bring your own device (BYOD)?

Bring your own device ist das wohl bekannteste Konzept. Bei diesem Ansatz nutzen Mitarbeitende ihre eigenen, selbst angeschafften Mobilgeräte und greifen über diese auch auf das Firmennetzwerk zu. Da es sich um eigene Technik handelt, kümmern sich die Mitarbeitenden auch selbst um das Funktionieren der Geräte.

Auf den ersten Blick sieht dieser Ansatz sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeitende attraktiv aus und bietet einige Vorteile.
Vorteile
  • Da man mit den Funktionen und der Bedienung des eigenen Mobilgeräts meist gut vertraut ist, steigt auch die Effizienz bei der Arbeit.
  • Die Möglichkeit, eigene Geräte wie das private Smartphone auch für die Arbeit zu nutzen, führt häufig zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens als moderner Arbeitgeber.
  • Unternehmen sparen Zeit bei der Evaluierung und Beschaffung von Mobilgeräten.
  • Unternehmen reduzieren Aufwand und Kosten für Reparaturen defekter Geräte.
Auf den zweiten Blick erkennt man allerdings auch einige Herausforderungen.

Nachteile

  • Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Geräten, steigt auch das Sicherheitsrisiko und die Zahl potenzieller Sicherheitslücken.
  • Um zu gewährleisten, dass private und berufliche Daten entsprechend der Datenschutzanforderungen strikt voneinander getrennt sind, bedarf es entsprechender Regelungen und technischer Maßnahmen.
  • Die Nutzung von privaten Anwendungen für berufliche Zwecke (und umgekehrt) kann zu lizenzrechtlichen Problemen führen.
  • Bei der Integration der zahlreichen Geräte in die IT-Struktur des Unternehmens kann es zu Kompatibilitätsproblemen kommen.

Was bedeutet Choose your own device (CYOD)?

Mit Choose your own device erfolgt der Versuch, die Vorteile des BYOD-Ansatzes ohne dessen verbundenen Nachteile zu nutzen. Das Unternehmen stellt den Arbeitnehmer*innen eine Liste an möglichen Geräten zur Verfügung. Aus dieser Liste wählen die Mitarbeitenden selbst ein Gerät aus. Dadurch wird die Zahl unterschiedlicher Gerätemodelle reduziert, wodurch mögliche Kompatibilitätsprobleme reduziert und die Integration vereinfacht werden.

Eine Nutzung für private Zwecke ist dabei zumeist erlaubt. Gleichzeitig ist das Unternehmen verantwortlich für das Funktionieren des Geräts.

Vorteile

  • Da keine privaten Geräte mehr für berufliche Zwecke genutzt werden, sinkt potentiell das Sicherheitsrisiko beim Zugriff auf das Firmennetzwerk.
  • Unternehmen legen selbst fest, welche Geräte ausgewählt werden können. Das vereinfacht die IT-Administration bei Fragen der Integration und Wartung.
  • Durch die Möglichkeit, selbst ein passendes Gerät zu wählen, kann CYOD als Anreiz für Mitarbeitende dienen.
  • Da die Devices auch privat verwendet werden können, geben Mitarbeitende tendenziell mehr Acht auf die ihnen bereitgestellten Geräte.
  • Durch die private Nutzung sind Mitarbeitende tendenziell sicherer im Umgang mit den Geräten und folglich produktiver.

Nachteile

  • Durch die Wahlmöglichkeit ist die Zahl an unterschiedlichen Gerätetypen weiterhin groß, was zu einem höheren Bedarf an IT-Ressourcen für den Support führt.
  • Bei erlaubter Privatnutzung wird ebenfalls eine technische Möglichkeit benötigt, um private und geschäftliche Daten strikt voneinander zu trennen.

Was bedeutet Corporate Owned, Personally Enabled (COPE)?

Ein im Vergleich zu CYOD restriktiverer Ansatz steht hinter COPE. Bei diesem Modell stellt das Unternehmen den Mitarbeitenden ein Mobilgerät zur Verfügung. Der Fokus der Nutzung liegt auf beruflichen Zwecken, auch wenn eine private Nutzung der Smartphones, Tablets oder Laptops erlaubt ist. Die Gewichtung im COPE-Modell liegt eindeutig auf Seiten des Unternehmens. Entsprechend ist es nicht nur Eigentümer und damit verantwortlich für die Beschaffung und Bezahlung, sondern auch für die Verwaltung und Abwicklung von Reparaturen.

Vorteile

  • Das Unternehmen bestimmt, welche Geräte bereitgestellt werden. Werden nur wenige Modelle in großer Zahl bereitgestellt, ist eine einfache & kostengünstige Beschaffung möglich.
  • Durch die geringe Zahl an Gerätemodellen, werden Integration und Verwaltung deutlich vereinfacht.
  • Da die Devices auch privat verwendet werden können, geben Mitarbeitende tendenziell mehr Acht auf die ihnen bereitgestellten Geräte.
  • Durch die private Nutzung sind Mitarbeitende tendenziell sicherer im Umgang mit den Geräten und folglich produktiver.
  • Hochwertige Premium-Geräte zur Verfügung zu stellen, hat auch positive Effekte für das Employer Branding und die Wahrnehmung als Arbeitgeber*in

Nachteile

  • Wie in allen Fällen, bei denen Geräte gleichzeitig für private und berufliche Zwecke genutzt werden, müssen auch im COPE-Modell private und berufliche Daten strikt getrennt werden, was höheren organisatorischen und technischen Aufwand mit sich bringt.
  • Durch die Möglichkeit der privaten Nutzung steigen auch die Sicherheitsrisiken. Entsprechend steigt der Aufwand zur Absicherung, Verwaltung und Monitoring

Was bedeutet Corporate Owned, Business Only (COBO)?

Vorteile

  • Das Unternehmen hat die vollständige Kontrolle über die Geräte und die verwendeten Anwendungen und kann so größtmögliche Sicherheit gewährleisten.
  • Analog zum COPE-Modell sind auch in diesem Modell die deutlich einfachere Beschaffung, Verwaltung und Support wichtige Vorteile auf Unternehmensseite.

Nachteile

  • Da Mitarbeitende die Geräte nicht auch für private Zwecke nutzen können, sondern es sich nur um Firmengeräte handelt, ist tendenziell ein weniger sorgfältiger Umgang mit der Technik zu befürchten.
  • Gleichzeitig steigt die Gefahr, dass Geräte verloren gehen, wenn Kolleg*innen immer zwei Geräte mitführen müssen. Entsprechend braucht es Lösungen, um Daten im Falle von Verlust oder Diebstahl zu sichern.

Welche Strategie eignet sich für welches Unternehmen?

Bei der Suche nach der geeigneten Strategie sollten zunächst die eigenen Anforderungen geklärt werden. Stehen die Mitarbeiterzufriedenheit und größtmögliche Produktivität im Vordergrund? Oder sind Datensicherheit und der Datenschutz die maßgebenden Faktoren? Anschließend müssen die Vor- und Nachteile individuell für das eigene Unternehmen gegeneinander abgewogen werden.

Anbieter von Betriebssystemen (allen voran Apple und Android) haben mittlerweile die Grundlagen für eine sichere Integration von Mobilgeräten gelegt. Doch vor allem mit Mobile Device Management-Lösungen steht Unternehmen heute ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem der Großteil moderner Devices sicher in die IT-Infrastruktur integriert und Sicherheitseinstellungen mit wenigen Klicks angepasst und verwaltet werden können. Auch die aus Datenschutzgründen notwendige Trennung von privaten und beruflichen Daten ist über eine MDM-Lösung problemlos möglich.

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