Onboarding-Konzept & -Plan erstellen

Unternehmen widmen dem Onboarding neuer Mitarbeitender glücklicherweise eine immer größere Beachtung. Der Wandel zur hybriden Arbeitswelt mit immer mehr Flexibilität bei der Wahl von Arbeitsort oder Arbeitszeit sorgt für zusätzliche Herausforderungen beim Onboarding. Ein Onboarding-Konzept ist ein hilfreiches Werkzeug, um für einen strukturierten Prozess bei der Einarbeitung neuer Angestellter im Unternehmen zu sorgen. Hier erfährst Du, worauf es dabei ankommt und erhältst Tipps zur Erstellung von Konzept und Plan.

Was sind Onboarding-Konzept & Onboarding-Plan?

Sowohl ein Onboarding-Konzept als auch ein Onboarding-Plan dienen als Leitfaden bei der Implementierung eines strukturierten Onboarding-Prozess. Der Unterschied zwischen beiden liegt in ihrem Detailgrad. Während im Onboarding-Konzept die strategische Ausrichtung des Onboardings definiert wird, leitet sich der Onboarding-Plan direkt aus dem Konzept ab, ist allerdings auf die praktische Umsetzung ausgerichtet.

Onboarding-Konzept

Onboarding-Konzept & Onboarding-Plan - Was bedeuten sie?
Im Onboarding-Konzept werden die allgemeine Ausrichtung und Struktur der Einarbeitungsphase definiert. Das Konzept dient folglich als übergeordneter Leitfaden für das Onboarding im gesamten Unternehmen, unabhängig von der Position oder der Abteilung des Onboardees. Gleichzeitig sollte sich im Konzept auch die Unternehmensidentität widerspiegeln, die während des Onboardings vermittelt werden soll.

Um als Leitfaden zu fungieren, muss das fertige Onboarding-Konzept Antworten zu den wichtigsten allgemeinen Fragen enthalten. Dazu gehören beispielsweise:

  • Was ist das Ziel des Onboardings im Unternehmen?
  • Wie umfassend soll das Onboarding sein?
  • Wie viel Zeit soll das Onboarding einnehmen und über welche Dauer soll es erfolgen?
  • Wo (bei welcher Person oder in welcher Abteilung) liegen welche Verantwortlichkeiten?
  • Wie werden Informationen für neue Mitarbeitende zur Verfügung gestellt?
  • In welcher Form wird Wissen über das Unternehmen, zu internen Prozessen und zu im Unternehmen verwendeten Tools vermittelt werden?
  • In welcher Phase müssen welche Unterlagen vom bzw. für neue Kolleg*innen bereitgestellt werden?
  • Wie häufig und in welchem Format soll Feedback gegeben werden?
  • Sollen Mitarbeitende im Büro / Homeoffice / Remote Work ausgestattet werden?
  • Welche Ausstattung (Möbel, Technik) sollen Teams erhalten?
  • uvm.
Onboarding-Konzept & Onboarding-Plan - Beispiele

Onboarding-Plan

Der Onboarding-Plan leitet sich aus dem Onboarding-Konzept ab. Im Gegensatz zum allgemein gehaltenen Konzept, ist der Plan deutlich praktischer ausgelegt. Aus den noch allgemeinen Vorgaben werden nun konkrete Aufgaben für den Arbeitgeber und die neuen Arbeitnehmenden abgeleitet.

Die Aufgaben werden anschließend um Zeitangaben ergänzt, sodass klar ist, in welcher Phase des Onboardings wann die jeweiligen Aufgaben zu absolvieren sind. Im Ergebnis entsteht ein detaillierter Fahrplan für die ersten Tage und Wochen im neuen Unternehmen.

Eine Onboarding-Checkliste ist die optimale Ergänzung zum Onboarding-Plan. Die Checkliste listet übersichtlich alle zu erledigenden Aufgaben auf. Diese können einfach abgehakt werden, sobald sie erledigt sind. So behält man stets den Überblick über den aktuellen Stand des Onboardings. 

 

Um den Onboarding-Plan digital abzubilden, gibt es heutzutage eine Vielzahl an Softwarelösungen, die bei der Digitalisierung des Onboardings unterstützen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Personio
  • Kenjo
  • Factorial
  • BambooHR

Warum sind Onboarding-Konzept und -Plan wichtig?

Onboarding-Konzept & Onboarding-Plan - Wieso sind sie so wichtig?

Das Onboarding umfasst eine Vielzahl von, teilweise sehr kleinteiligen, Aufgaben. Um dabei

  1. keine wichtigen Punkte zu vergessen und
  2. einen inhaltlich aufeinander aufbauenden Prozess zu erarbeiten,
helfen die beiden Dokumente auf strategischer und taktischer Ebene. Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass alle Onzuboardende die gleiche positive Erfahrung machen und einen einheitlichen Wissensstand zu wichtigen Informationen im Unternehmen haben.
Der deutlich spezifischere Onboarding-Plan dient vor allem als Organisationshilfe, sowohl für Arbeitgeber und Onboardess. Er bietet zusätzlich Orientierung, indem er einen verbindlichen Plan mit Todos und einen Ausblick auf die kommenden Tage und Wochen liefert.

Mithilfe eines Konzepts und einem daraus abgeleiteten Plan, lässt sich Unordnung während der Einarbeitungsphase vermeiden, ein deutlich produktiveres Onboarding gestalten und im Ergebnis ein positiver Eindruck bei den Neuen hinterlassen werden. Dies zahlt nicht zuletzt auf das Employer Branding des Unternehmens ein und kann langfristig zu Vorteilen beim Suchen und Einstellen neuer Mitarbeitender führen.

Wie werden Onboarding-Konzept & -Plan erstellt?

Onboarding-Konzept & Onboarding-Plan - Wie erstellt man sie?

Als gesamtunternehmerische Aufgabe, ist zunächst die Geschäftsführung für das Erstellen und Implementieren des Onboardings verantwortlich. Daneben ist natürlich die HR-Abteilung ein wichtiger Stakeholder, schließlich geht es neben der fachlichen auch um eine erfolgreiche soziale Integration der neuen Kolleg*innen in eine neue Umgebung.

Für die Erarbeitung des Onboarding-Konzepts macht es Sinn, eine Task-Force zu bilden, die sich mit dieser Aufgabe beschäftigt. Eine solche Task-Force umfasst neben Personen aus dem Personalbereich auch Mitarbeiter*innen der unterschiedlichen Departments. Zusätzlich sollten die Mitglieder einer solchen Task-Force aus unterschiedlichen Hierarchieebenen kommen. So können verschiedene Blickwinkel auf das Onboarding in das Konzept einfließen.

Bei der Erarbeitung des Konzept geht es darum, den Rahmen für das Onboarding im Unternehmen zu definieren. Das Ziel ist es, oben genannte (und darüber hinaus gehende) Fragen zu beantworten. Hierfür können positive Erfahrungen aus der eigenen Vergangenheit oder auch Umfragen unter der aktuellen Belegschaft hilfreichen Input liefern.

Das fertige Konzept sollte natürlich kein statisches Dokument sein, sondern kontinuierlich verbessert werden. Sammle hierzu regelmäßig Deiner Onboardees und lasse das Feedback in Deinen Onboarding-Prozess einfließen.

Nachdem das Onboarding-Konzept erstellt wurde, werden daraus die Onboarding-Pläne abgeleitet. Welche einzelnen Pläne du benötigst, hängt von der individuellen Situation in Deiner Unternehmung ab. Sehr wahrscheinlich benötigst Du einen Plan für jedes Department (Marketing, Vertrieb, ….). Daneben macht es Sinn, auch für unterschiedliche Positionen (Trainee, Management, C-Level, ….) einen eigenen Onboarding-Plan zu erstellen.

Aufgrund der deutlich praktischeren Ausrichtung im Onboarding-Plan, sollte hierbei ein enger Austausch mit den Fachabteilungen erfolgen, um die einzelnen Inhalte des Onboarding angemessen zu berücksichtigen. Auch der Onboarding-Plan sollte natürlich regelmäßig auf Inhalt und Aktualität hin überprüft und fortlaufend angepasst werden.

Bei der Erarbeitung Eurer Konzepte und Pläne für das Onboarding solltet ihr grundsätzlich darauf achten, dass ihr sowohl Über- als auch Unterforderung der neuen Mitarbeiter*innen vermeidet. Sind neue Kolleg*innen bereits in den ersten Tagen gestresst, werden sie voraussichtlich nicht allzu lange in Deinem Unternehmen sein. Doch auch Langeweile kann ein Grund für Unzufriedenheit sein.