Onboarding: Grundlagen für einen erfolgreichen Prozess

Die ersten Tage im Unternehmen sind häufig entscheidend, wie motiviert neue Mitarbeitende ihre neuen Aufgaben angehen. Eine gute Einarbeitung hilft, dass sich neue Kolleg*innen sich schnell wohlfühlen und produktiv arbeiten können. In diesem Beitrag möchten wir Dir daher einen Überblick zum Thema Onboarding geben. 

Onboarding: Definition & Bedeutung

Der Begriff Onboarding ist vor allem aus dem Personalmanagement bekannt. Er leitet sich vom Englischen “taking on board”, was übersetzt soviel bedeutet wie neue Mitarbeiter “an Bord holen” oder “einarbeiten”.

Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Neben der fachlichen Ebene werden bei einem guten Onboarding auch die soziale Ebene sowie die wertorientierte Ebene berücksichtigt werden. Ziel des Onboardings ist folglich die systematische Integration der neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen auf all diesen 3 Ebenen. Ein professionell gestalteter Onboarding-Prozesses ermöglicht es, die neuen Kolleg*innen zu jeder Phase des Onboardings gezielt zu unterstützen, um sie optimal in das Unternehmen zu integrieren und sie schnellstmöglich produktiv zu machen.

Dem Onboarding gegenüber steht das Offboarding, bei dem es um eine professionelle Abwicklung von Mitarbeitenden geht, die das Unternehmen wieder verlassen.

Warum ist ein guter Onboarding-Prozess so wichtig?

In Zeiten eines zunehmenden Fachkräftemangels und eines immer stärkeren Wettkampfs um die besten Talente, müssen sich Unternehmen fragen, wie sie sich von der Konkurrenz abheben können. Ein strukturierter Onboarding-Prozess vermittelt dabei nicht nur einen professionellen Eindruck vom Unternehmen, sondern zeugt auch von der Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden.
Gleichzeitig sind das Recruiting und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen mit hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Auch hier hilft ein professionelles Onboarding direkte und indirekte Kosten sowohl kurz- als auch langfristig zu verringern oder gar ganz zu vermeiden.

Welche Vorteile bietet ein gutes Onboarding?

Ein professionelles Onboarding für die neuen Mitarbeitenden aufzusetzen, erfordert Zeit, zahlt sich aber langfristig für jedes Unternehmen aus. Einmal etabliert bietet es unter anderem diese Vorteile:

Motivation

Ein strukturierter und personalisierter Onboarding-Prozess ist zunächst ein Zeichen von Wertschätzung gegenüber den neuen Kolleg*innen. Wertschätzung führt bei den meisten Menschen zu einer höheren Motivation, die sich in der Regel auch in einer höheren Leistungsbereitschaft und damit höherer Produktivität widerspiegelt.

Produktivität

Je besser und schneller ein Mitarbeiter mit den Abläufen im Unternehmen vertraut gemacht wird, desto schneller kann er auch selbst produktiv arbeiten und einen Mehrwert für das Unternehmen leisten.

Fehlervermeidung

Indem Abläufe detailliert vermittelt und Mitarbeitende in der Anwendung intern verwendeter Programme geschult werden, können Fehler infolge von Unwissenheit vermieden werden. Gerade in den ersten Wochen sind gute Schulungen daher wichtig, damit die neuen Kolleg*innen schnell sicher im Umgang mit Geräten und Anwendungen werden.

Fluktuation

Ein positiver erster Eindruck hat auch Auswirkungen auf die Fluktuation im Unternehmen. Fühlen sich Angestellte von Beginn an wertgeschätzt, erhöht das auch die Verbundenheit mit dem Unternehmen. In dieser Hinsicht spielt das Onboarding bereits eine wesentliche Rolle bei der Mitarbeiterbindung und kann dabei helfen, die Fluktuation zu verringern.

Employer Branding

Im gleichen Zuge trägt ein gutes Onboarding auch zum Employer Branding bei. Ein strukturierter Einarbeitungsprozess unterstreicht die Professionalität des Unternehmens. In der Folge werden Mitarbeitende zu Markenbotschaftern und tragen so zu einer positiven Außenwahrnehmung der Firma bei. Das wiederum bietet langfristig Vorteile beim Hiring weiterer Mitarbeiter*innen.

Phasen des Onboardings

Beim Onboarding handelt es sich um einen langfristigen Prozess. Prinzipiell dauert dieser solange, bis die entsprechende Person vollständig eingearbeitet ist. Welchen Zeitraum das Onboarding genau umfasst, variiert stark und hängt unter anderem von

  • der Position der einzuarbeitenden Person
  • den Aufgaben der jeweiligen Position
  • der Struktur im Unternehmen ab.
Auch andere Faktoren, etwa wie viel Vorarbeit zu einzelnen Themen bereits geleistet wurde (und folglich, in wie viele vorhandene Strukturen sich eingearbeitet werden muss), können die Dauer des Onboardings verlängern. Folglich kann das Onboarding von mehreren Wochen bis hin zu einigen Monaten dauern.

Unterteilt wird das Onboarding typischerweise in 3 Phasen. In jeder dieser 3 Phasen müssen verschiedene administrative und organisatorische Aufgaben bearbeitet werden.

Das 3 Phasen-Modell unterteilt das Onboarding in:

1. Vorbereitungsphase (Preboarding)

Die Vorbereitungsphase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und dauert bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase gilt es, den Arbeitsbeginn vorzubereiten. Hierzu zählt unter anderem die Beschaffung der benötigten Ausstattung, wie wie Laptop, Schreibtisch und sonstige Arbeitsmaterialien, sowie das Erstellen aller Dokumente, die für den Start wichtig sind.

Bereits das Preboarding sollte gut organisiert sein, schließlich kann man den neuen Mitarbeitenden bereits in dieser Phase ein professionelles Bild vom Unternehmen vermitteln und so zeigen, dass man sich um die Zufriedenheit der Arbeitnehmer*innen kümmert.

2. Orientierungsphase

In der Orientierungsphase, die mit dem ersten Arbeitstag beginnt und typischerweise die ersten 2-3 Monate umfasst, soll der Mitarbeiter Stück für Stück an seine Rolle herangeführt werden und in die künftigen Aufgaben eingeführt werden. Ziel ist es, das Unternehmen, die Kolleg*innen und anderen Departments sowie die grundlegenden Abläufe kennenzulernen.

3. Integrationsphase

Findet sich der Mitarbeiter problemlos im Unternehmen zurecht, beginnt die Phase der Integration. Diese Phase dauert für gewöhnlich bis zum Ende der Probezeit an. Je nach Position im Unternehmen und Komplexität des Aufgabenbereichs, kann diese Phase auch bis zu 12 Monate andauern. In der Integrationsphase übernimmt der oder die Mitarbeiter*in zunehmend mehr Eigeninitiative und trägt immer mehr Verantwortung.

Welche Personen sind am Onboarding beteiligt?

Während des Onboardings begleiten meist mehrere Personen die neuen Mitarbeiter*innen. Welche Personen das im Einzelnen sind, richtet sich vor allem nach der jeweiligen Onboarding-Phase.

In der Phase des Preboardings geht es vor allem um allgemeine Fragen und die Vorbereitung des Arbeitsstarts. Hierbei sind daher vorrangig die HR-Verantwortlichen gemeinsam mit dem Leiter der Fachabteilung bzw. des Teams involviert.

Für die fachliche Integration während der Orientierungs- und der Integrationsphase, kommen die Fachkolleg*innen hinzu, mit denen es regelmäßige Berührungspunkte gibt. Sofern es eine zeitliche Überschneidung gibt, sollten ebenfalls die Vorgänger*innen auf der jeweiligen Position so gut wie möglich in das Onboarding integriert werden.

Um auch für eine schnelle soziale und wertorientierte Integration zu sorgen, werden neuen Mitarbeitenden häufig Mentor*innen, auch Onboarding-Buddies genannt, zur Seite gestellt. Sie helfen beim Ankommen und dabei, das Unternehmen und allgemeine Abläufe besser kennenzulernen. Der Onboarding-Buddy dient als erster Anlaufpunkt für alle möglichen Fragen abseits des Fachbereichs.

Onboarding-Konzept und Onboarding-Plan für eine gelungene Umsetzung

Um ein strukturiertes Onboarding sicherzustellen, bei dem alle Aspekte angemessen berücksichtigt werden, bietet sich die Erarbeitung eines Onboarding-Konzepts an. Verantwortlich dafür ist in aller Regel die HR-Abteilung. In Form einer Onboarding-Arbeitsgruppe kann das Team auch um weitere Mitarbeitende aus unterschiedlichen Hierarchieebenen des Unternehmens erweitert werden. In Bezug auf die fachliche Einarbeitung sollte außerdem ein enger Austausch mit den Fachbereichen erfolgen.

In das Onboarding-Konzept fließen folglich eine Vielzahl an Informationen ein, etwa zu

  • bekannten Schwierigkeiten aus der Vergangenheit
  • häufig genannten Positiverlebnissen
  • Besonderheiten im eigenen Unternehmen
  • speziellen Anforderungen in einzelnen Unternehmensbereichen
  • usw.
Anhand dieser Informationen kann es nun an die Erstellung des Konzepts gehen. Das Konzept enthält einerseits allgemeine Punkten, die wesentlich für eine erfolgreiche Eingewöhnung aller Mitarbeitenden sind. Daneben bedarf es auch spezifischer Angaben, je nach Position und Fachbereich. Dabei sollte sich das Konzept stets an der jeweiligen Phase des Onboardings orientieren und die einzelnen Schwerpunkte aufeinander aufbauen.

Basierend auf dem erstellten Konzept, lässt sich anschließend ein Onboarding-Plan entwickeln. Der Onboarding-Plan ist deutlich detaillierter als das Konzept und stellt einen genauen zeitlichen Ablauf der einzelnen Aufgaben, die im Rahmen des Onboardings zu erledigen, dar.

Onboarding-Prozess & die Digitalisierung

Wie fast überall hat die Digitalisierung auch im HR-Bereich Einzug gehalten. Eine Vielzahl an Software-Lösungen unterstützen HR-Manager, Fachbereichs- und Teamleiter bei den unterschiedlichen Onboarding-Aufgaben und ermöglichen so die Automatisierung und Optimierung des Onboarding-Prozesses.

Die Corona-Krise leistete einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung des Onboardings in vielen Unternehmen. Da in Folge der Pandemie auch neue Mitarbeitende nur begrenzt ins Büro konnten, wurden Möglichkeiten benötigt, um neuen Angestellten auch ein professionelles und effizient es Remote Onboarding zu ermöglichen.

  • HR-Plattformen bieten einen übersichtlichen Onboarding-Plan, sodass keine Aufgaben vergessen werden.
  • eLearning-Plattformen ermöglichen eine übersichtliche und Wissensvermittlung zu Prozessen und Anwendungen.
  • Kommunikations- und Kollaborationstools sorgen für einen effizienten Austausch, auch man sich nicht im gleichen Büro aufhält.

Mit dem Lendis OS statten Unternehmen neue Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks mit allem aus, was sie für das produktive Arbeiten im Office und Homeoffice benötigen. Lasse Deine neuen Kolleg*innen einfach ihre Wunschausstattung, ganz gleich, ob höhenverstellbarer Schreibtisch, ergonomischer Bürostuhl oder leistungsstarker Laptop-Computer, auswählen. Nachdem die Bestellung durch Dich freigegeben wurde, kümmert sich Lendis um die Lieferung ins Office oder Homeoffice und die Montage vor Ort.

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