Onboarding: Grundlagen für einen erfolgreichen Prozess
Die ersten Tage im Unternehmen sind häufig entscheidend, wie motiviert neue Mitarbeitende ihre neuen Aufgaben angehen. Eine gute Einarbeitung hilft, dass sich neue Kolleg*innen sich schnell wohlfühlen und produktiv arbeiten können. In diesem Beitrag möchten wir Dir daher einen Überblick zum Thema Onboarding geben.
Rund um Onboarding: Die Grundlagen
Onboarding: Definition & Bedeutung
Der Begriff Onboarding ist vor allem aus dem Personalmanagement bekannt. Er leitet sich vom Englischen “taking on board”, was übersetzt soviel bedeutet wie neue Mitarbeiter “an Bord holen” oder “einarbeiten”.
Das Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Neben der fachlichen Ebene werden bei einem guten Onboarding auch die soziale Ebene sowie die wertorientierte Ebene berücksichtigt werden. Ziel des Onboardings ist folglich die systematische Integration der neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen auf all diesen 3 Ebenen. Ein professionell gestalteter Onboarding-Prozesses ermöglicht es, die neuen Kolleg*innen zu jeder Phase des Onboardings gezielt zu unterstützen, um sie optimal in das Unternehmen zu integrieren und sie schnellstmöglich produktiv zu machen.
Dem Onboarding gegenüber steht das Offboarding, bei dem es um eine professionelle Abwicklung von Mitarbeitenden geht, die das Unternehmen wieder verlassen.
Warum ist ein guter Onboarding-Prozess so wichtig?
Welche Vorteile bietet ein gutes Onboarding?
Motivation
Produktivität
Fehlervermeidung
Fluktuation
Employer Branding
Im gleichen Zuge trägt ein gutes Onboarding auch zum Employer Branding bei. Ein strukturierter Einarbeitungsprozess unterstreicht die Professionalität des Unternehmens. In der Folge werden Mitarbeitende zu Markenbotschaftern und tragen so zu einer positiven Außenwahrnehmung der Firma bei. Das wiederum bietet langfristig Vorteile beim Hiring weiterer Mitarbeiter*innen.
Phasen des Onboardings
Beim Onboarding handelt es sich um einen langfristigen Prozess. Prinzipiell dauert dieser solange, bis die entsprechende Person vollständig eingearbeitet ist. Welchen Zeitraum das Onboarding genau umfasst, variiert stark und hängt unter anderem von
- der Position der einzuarbeitenden Person
- den Aufgaben der jeweiligen Position
- der Struktur im Unternehmen ab.
Unterteilt wird das Onboarding typischerweise in 3 Phasen. In jeder dieser 3 Phasen müssen verschiedene administrative und organisatorische Aufgaben bearbeitet werden.
Das 3 Phasen-Modell unterteilt das Onboarding in:
1. Vorbereitungsphase (Preboarding)
Die Vorbereitungsphase beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und dauert bis zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase gilt es, den Arbeitsbeginn vorzubereiten. Hierzu zählt unter anderem die Beschaffung der benötigten Ausstattung, wie wie Laptop, Schreibtisch und sonstige Arbeitsmaterialien, sowie das Erstellen aller Dokumente, die für den Start wichtig sind.
Bereits das Preboarding sollte gut organisiert sein, schließlich kann man den neuen Mitarbeitenden bereits in dieser Phase ein professionelles Bild vom Unternehmen vermitteln und so zeigen, dass man sich um die Zufriedenheit der Arbeitnehmer*innen kümmert.
2. Orientierungsphase
In der Orientierungsphase, die mit dem ersten Arbeitstag beginnt und typischerweise die ersten 2-3 Monate umfasst, soll der Mitarbeiter Stück für Stück an seine Rolle herangeführt werden und in die künftigen Aufgaben eingeführt werden. Ziel ist es, das Unternehmen, die Kolleg*innen und anderen Departments sowie die grundlegenden Abläufe kennenzulernen.
3. Integrationsphase
Welche Personen sind am Onboarding beteiligt?
Während des Onboardings begleiten meist mehrere Personen die neuen Mitarbeiter*innen. Welche Personen das im Einzelnen sind, richtet sich vor allem nach der jeweiligen Onboarding-Phase.
In der Phase des Preboardings geht es vor allem um allgemeine Fragen und die Vorbereitung des Arbeitsstarts. Hierbei sind daher vorrangig die HR-Verantwortlichen gemeinsam mit dem Leiter der Fachabteilung bzw. des Teams involviert.
Für die fachliche Integration während der Orientierungs- und der Integrationsphase, kommen die Fachkolleg*innen hinzu, mit denen es regelmäßige Berührungspunkte gibt. Sofern es eine zeitliche Überschneidung gibt, sollten ebenfalls die Vorgänger*innen auf der jeweiligen Position so gut wie möglich in das Onboarding integriert werden.
Um auch für eine schnelle soziale und wertorientierte Integration zu sorgen, werden neuen Mitarbeitenden häufig Mentor*innen, auch Onboarding-Buddies genannt, zur Seite gestellt. Sie helfen beim Ankommen und dabei, das Unternehmen und allgemeine Abläufe besser kennenzulernen. Der Onboarding-Buddy dient als erster Anlaufpunkt für alle möglichen Fragen abseits des Fachbereichs.
Onboarding-Konzept und Onboarding-Plan für eine gelungene Umsetzung
Um ein strukturiertes Onboarding sicherzustellen, bei dem alle Aspekte angemessen berücksichtigt werden, bietet sich die Erarbeitung eines Onboarding-Konzepts an. Verantwortlich dafür ist in aller Regel die HR-Abteilung. In Form einer Onboarding-Arbeitsgruppe kann das Team auch um weitere Mitarbeitende aus unterschiedlichen Hierarchieebenen des Unternehmens erweitert werden. In Bezug auf die fachliche Einarbeitung sollte außerdem ein enger Austausch mit den Fachbereichen erfolgen.
In das Onboarding-Konzept fließen folglich eine Vielzahl an Informationen ein, etwa zu
- bekannten Schwierigkeiten aus der Vergangenheit
- häufig genannten Positiverlebnissen
- Besonderheiten im eigenen Unternehmen
- speziellen Anforderungen in einzelnen Unternehmensbereichen
- usw.
Basierend auf dem erstellten Konzept, lässt sich anschließend ein Onboarding-Plan entwickeln. Der Onboarding-Plan ist deutlich detaillierter als das Konzept und stellt einen genauen zeitlichen Ablauf der einzelnen Aufgaben, die im Rahmen des Onboardings zu erledigen, dar.
Onboarding-Prozess & die Digitalisierung
Wie fast überall hat die Digitalisierung auch im HR-Bereich Einzug gehalten. Eine Vielzahl an Software-Lösungen unterstützen HR-Manager, Fachbereichs- und Teamleiter bei den unterschiedlichen Onboarding-Aufgaben und ermöglichen so die Automatisierung und Optimierung des Onboarding-Prozesses.
Die Corona-Krise leistete einen wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung des Onboardings in vielen Unternehmen. Da in Folge der Pandemie auch neue Mitarbeitende nur begrenzt ins Büro konnten, wurden Möglichkeiten benötigt, um neuen Angestellten auch ein professionelles und effizient es Remote Onboarding zu ermöglichen.
- HR-Plattformen bieten einen übersichtlichen Onboarding-Plan, sodass keine Aufgaben vergessen werden.
- eLearning-Plattformen ermöglichen eine übersichtliche und Wissensvermittlung zu Prozessen und Anwendungen.
- Kommunikations- und Kollaborationstools sorgen für einen effizienten Austausch, auch man sich nicht im gleichen Büro aufhält.
Mit dem Lendis OS stattest Du neue Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks mit Technik & Möbeln im Office und Homeoffice aus. Deine neuen Kolleg*innen wählen einfach ihre Wunschausstattung, Lendis kümmert sich um alles weitere.