Offboarding: Mit Konzept & Plan Ziele effizient erreichen

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess dient nicht nur den scheidenden Mitarbeitenden, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile aufseiten des Unternehmens. Ein Offboarding-Konzept und auf die jeweilige Situation zugeschnittene Offboarding-Pläne sind hilfreiche Werkzeuge, um einen effizienten Prozess aufzusetzen und von den Potenzialen eines guten Exit-Managements zu profitieren. Dieser Ratgeber zeigt Dir, worauf es dabei ankommt und gibt Tipps, wie Du Konzept und Plan erarbeitet.

Lendis Offboarding Konzept und Plan

Was sind Offboarding-Konzept und Offboarding Plan?

Bei Offboarding-Konzept und Offboarding-Plan handelt es sich um Dokumente, die als Leitplanken und ständige Orientierungshilfen für alle am Offboarding beteiligten Personen dienen. Darin enthalten sind wichtige Informationen zu Prozessen und Ansprechpartner*innen für die Phase des Offboarding. Dennoch gibt es wichtige Unterschieden zwischen den beiden.

Was ist ein Offboarding-Konzept?

Das Offboarding-Konzept dient als übergeordneter Leitfaden für das Offboarding. Es ist nicht auf einzelnen Abteilungen oder Personen ausgerichtet, sondern gilt für das gesamte Unternehmen. Es enthält alle relevanten Aspekte des Exit Managements, sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite.

Dabei muss das Offboarding-Konzept zunächst die Frage beantworten, welchen Zweck das Offboarding in der Organisation erfüllen soll und welche Ziele damit verfolgt werden. Ein gutes Konzept enthält daher alle Maßnahmen, die nötig sind, um die Ziele zu erreichen.

Im Ergebnis beantwortet das Offboarding-Konzept sämtliche Fragen, die im Rahmen des Ausscheidens von Mitarbeitenden beantwortet werden müssen, etwa:

  • Welche Dokumente müssen ausgefüllt werden?
  • Was geschieht mit ausgegebenen Arbeitsmaterialien und Arbeitsgeräten (Laptops, Bildschirme, Schreibtische, Bürostühle etc.)
  • Wie sieht die fachliche Integration in den verbleibenden Wochen bzw. Monaten aus?
  • Welche Zugänge zu Tools und/oder sensiblen Daten?
  • Ab wann werden Zugänge entzogen?
  • Wie wird Wissenstransfer sichergestellt?
  • Wie erfolgt die Kommunikation des Ausscheidens (intern & extern)?
  • Wie erfolgt die Nachbesetzung?
  • Welche Personen sind am Offboarding beteiligt
    • in der Regel HR, IT, Buchhaltung und Fachabteilung
    • aber ggf. in Projektarbeit mit anderen Abteilungen
  • Wer führt das Offboarding-Gespräch?
  • Wie soll nach Austritt Kontakt zu Personen gehalten werden?

Was ist ein Offboarding-Plan?

Direkt an die im Konzept erarbeiteten Maßnahmen schließt der Offboarding-Plan an. Der Offboarding-Plan ist auf die praktische Umsetzung durch die beteiligten Personen ausgelegt und konkretisiert die allgemein formulierten Maßnahmen. Im Ergebnis ist der Plan eine detaillierte Liste mit allen relevanten Tasks, die während des Offboarding erledigt werden müssen. Ergänzt werden die Tasks um eine zeitliche Komponente, bis wann die Aufgaben zu erledigen sind.

In Form einer Offboarding-Checkliste hilft der Plan den Beteiligten, den gesamten Prozess Schritt für Schritt  zielgerichtet abzuarbeiten. Alle Aufgaben können dann problemlos und stressfrei nacheinander erledigt werden. So wird außerdem sichergestellt, dass keine Aufgabe vergessen wird.

Gleichzeitig sorgt der Offboarding-Plan für volle Transparenz für alle Stakeholder. Diese können leicht den Prozess nachvollziehen und sind zu jeder Zeit über den aktuellen Stand des Offboarding im Bilde.

Tipp: Digitale Offboarding-Tools helfen hierbei, den Plan übersichtlich darzustellen und den Status einzelnen Aufgaben mit wenig Aufwand zu aktualisieren. Nützliche Reporting-Funktionen sorgen für zusätzliche Transparenz und zeigen bereits Optimierungspotentiale für die Zukunft.

Im Gegensatz zum Offboarding-Konzept gibt es allerdings nicht den einen Plan. Stattdessen können sich Offboarding-Pläne inhaltlich und zeitlich voneinander unterscheiden, je nachdem:

  • Welche Position das Unternehmen verlässt.
  • Wie es zur Trennung kam.
    • Arbeitnehmer*in verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch
    • Arbeitnehmer*in wurde gekündigt
    • Arbeitnehmer*in verlässt das Unternehmen in den Ruhestand
  • Welche Kündigungsfrist es gibt bzw. wie lange die verbleibende Zeit im Unternehmen ist.

Nach Möglichkeit erstellt Du für alle Szenarien einen entsprechenden Plan und gewährleistest so die bestmögliche Experience.

Warum sind Offboarding-Konzept und -Plan überhaupt wichtig?

Lendis Offboarding warum ist es wichtig - Übergabe

Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, hat das in der Regel weitreichende Konsequenzen. Zum einen besteht die Gefahr, dass mit den Kolleg*innen auch Fähigkeiten und Wissen das Unternehmen verlassen. Das Thema Knowledge Transfer sollte daher eine wichtige Rolle im Rahmen des Offboarding einnehmen.

In der Regel sind Mitarbeiter an zahlreichen Aufgaben und Projekten beteiligt. Eine Übergabe enthält alle Aufgaben und hält fest, was später durch wen übernommen werden muss. So wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben nicht untergehen. Gleichzeitig ist die Übergaben auch eine hilfreiche Starthilfe für die Einarbeitung des*der Nachfolger*in.

Im Laufe der Zeit wird Mitarbeitenden eine Vielzahl an Arbeitsgeräten und Materialien zur Verfügung gestellt. Auch um sicherzustellen, dass sämtliche Ausstattung (und damit Unternehmenswerte und vertrauliche Informationen) den Weg zurück findet, ist ein Offboarding-Prozess wichtig.

Bei der Erarbeitung des Konzepts wird das Offboarding ganzheitlich betrachtet. Dadurch erhältst Du einen Überblick über den gesamten Prozess und alle beteiligten Bereiche. Das gibt Dir die Möglichkeit, sämtliche Aspekte sowie die Anforderungen aller Stakeholder zu berücksichtigen. Das hilft Dir später zu verstehen, auf welchen Maßnahmen der Fokus im Rahmen des Offboarding liegen muss, um eine gute Offboarding Experience zu bieten.

Mithilfe eines Offboarding-Plans wiederum reduzierst Du Unsicherheiten bei den beteiligten Personen. Zugleich hilft der Plan als leicht abzuarbeitende Checkliste dabei, alle Offboarding-Aufgaben zielgerichtet und effizient zu erledigen, wodurch Du viel Zeit und folglich Kosten einsparen kannst.

Wie erarbeite ich ein Offboarding-Konzept? Und wer ist dafür verantwortlich?

Lendis Offboarding - wie erarbeite ich Konzept

Die Verantwortung für das Offboarding liegt, wie auch für das Onboarding, bei der Geschäftsführung. Für gewöhnlich erfolgt die Umsetzung jedoch in enger Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung. Analog zur Erarbeitung des Onboarding-Konzepts kann auch für das Erstellen des Offboarding-Konzepts eine Taskforce eingerichtet werden. Zur Taskforce sollten Kolleg*innen unterschiedlicher Abteilungen und Hierarchieebenen gehören. Das hilft, das Offboarding aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten und die verschiedenen Anforderungen an das Exit-Management zu berücksichtigen.

Zu Beginn der Konzeptphase sollte ein Audit des Status Quo stehen.

  • Wie sieht der aktuelle Prozess aus?
  • Welche immer wieder genannten Probleme sind bereits aus der Vergangenheit bekannt?
  • Gibt es bereits Feedback ehemaliger Mitarbeitender?

Dadurch erhältst Du bereits ein erstes Gefühl dafür, welche Bereiche aktuell nicht abgedeckt werden, was beibehalten werden sollte und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Sprich im Anschluss daran mit allen für das Offboarding wichtigen Stakeholdern und erkundige Dich nach den jeweiligen Anforderungen. Für gewöhnlich sind das die Team- bzw. Bereichsleitenden, Office Manager und die für technische Ausstattung verantwortlichen Kolleg*innen der IT-Abteilung.

Im Ergebnis wird Dir eine umfangreiche Liste an Themen, Ideen und Anforderungen vorliegen, die Du nun thematisch gruppierst und nach Wichtigkeit priorisierst. Diese Punkte gilt es jetzt mit den zuvor definierten Zielen abzugleichen und entsprechende Maßnahmen daraus abzuleiten.
Anhand Deines Offboarding-Konzepts lässt sich anschließend ein Offboarding-Plan ableiten. Brich Deine Maßnahmen herunter auf konkrete Aufgaben und weise sie einzelnen Verantwortlichen zu. Diese versiehst Du entsprechend der zuvor festgelegten Prioritäten mit konkreten Zeiten.
Sowohl beim Konzept als auch beim Offboarding-Plan sollte es sich nicht um statische Dokumente handeln. Stattdessen solltest Du sie regelmäßig auf Optimierungsmöglichkeiten hin überprüfen und das Feedback, dass Du etwa innerhalb des Offboarding-Interviews erhältst, einfließen lassen.