Total Cost of Ownership: Warum der Kaufpreis nur die halbe Wahrheit ist
Wir haben in den bisherigen Abschnitten dieses Leitfadens zur IT-Ausstattung im Unternehmen bereits wichtige Grundsatzfragen beleuchtet:
Wie wird Hardware finanziert: Kauf, Leasing oder Miete?
- Wie werden Geräte bereitgestellt werden? Mobilgerätestrategien: BYOD, CYOD oder COPE
- Wie vielfältig soll die Geräteflotte gestaltet sein – Standardisierung vs. Individualisierung
All diese Entscheidungen haben Auswirkungen auf die Kosten der IT-Ausstattung im Unternehmen. Die entscheidende Frage, die sich IT-Manager heutzutage stellen müssen, lautet:
👉 Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten, wenn man IT-Hardware über ihren gesamten Lebenszyklus betrachtet?
Die Antwort liefert das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO).
TL;DR – Das Wichtigste zu Total Cost of Ownership
- Der Anschaffungspreis eines IT-Geräts deckt nur einen Bruchteil der tatsächlichen Gesamtkosten ab.
- Eine vollständige TCO-Betrachtung umfasst Anschaffung, Betrieb, Wartung, Support, Energie, Rückgabe und indirekte Opportunitätskosten.
- Typische Fehleinschätzungen (z. B. unterschätzte Wartungs- und Supportkosten) führen oft zu massiven Budgetüberschreitungen.
- Der TCO-Vergleich zeigt: Mietmodelle wie Device-as-a-Service bieten klare Vorteile bei Planbarkeit, Flexibilität und Gesamtkostenkontrolle.
- Unternehmen sollten TCO-Kalkulationen frühzeitig in Beschaffungsentscheidungen integrieren und eigene Erfahrungswerte nutzen.
- Smarte Beschaffung orientiert sich an der gesamten Nutzungsdauer – nicht nur am Einkaufspreis.
📑 Inhaltsverzeichnis
- Was ist Total Cost of Ownership?
- Die wichtigsten Kostenbestandteile im Lebenszyklus
- Typische Fehleinschätzungen bei IT-Beschaffungsprojekten
- Wie Unternehmen TCO richtig berechnen
- TCO im Vergleich: Kauf vs. Leasing vs. Miete
- Smarter planen, besser entscheiden, günstiger beschaffen
🔎 Eine Definition – Was ist Total Cost of Ownership?
Eine Das Prinzip der Total Cost of Ownership (TCO) soll helfen, die gesamten Kosten einer Investition zu ermitteln. TCO im Kontext der IT-Ausstattung beschreibt alle Kosten, die ein IT-Asset während seiner Nutzungsdauer verursacht – von der Anschaffung bis zur Entsorgung.
Denn bei der Frage nach den Gesamtkosten Deiner IT-Ausstattung dürfen nicht nur die offensichtlichen Ausgaben wie der Kaufpreis berücksichtigt werden. Insbesondere indirekte Kosten für Betrieb, Wartung, Support, Energieverbrauch und Lifecycle-Management müssen für eine gesamtheitliche Betrachtung einbezogen werden.
Wichtig: Wer IT ausschließlich nach Anschaffungskosten bewertet, unterschätzt die wahre finanzielle Belastung oft massiv.
Ziel der Ermittlung der Total Cost of Ownership ist es
- versteckte Kosten sichtbar zu machen
- Kostentreiber zu identifizieren
- Möglichkeiten abzuleiten, Sparpotenziale zu nutzen und Kosten zu senken
Wie setzen sich die Total Cost of Ownership zusammen – Die wichtigsten Bestandteile im Lebenszyklus
Das Bereitstellen und Betreiben von IT-Ausstattung verursacht nicht nur bei der Anschaffung, sondern über den gesamten Lebenszyklus hinweg Kosten. Die wichtigsten stellen wir im Folgenden vor:
📦 Anschaffungskosten
Zu den Anschaffungskosten zählen alle direkten Ausgaben, die beim Erwerb eines Geräts anfallen. Das schließt benötigtes Zubehör, Installationsservices und Lizenzkosten ebenfalls ein.
Typische Kostenelemente:
- Gerätepreis
- Betriebssystem- und Softwarelizenzen
- Zubehör wie Monitore, Dockingstations, Schutzhüllen und Bildschirmschutz
- Rollout- und Setup-Dienstleistungen
Viele Unternehmen kalkulieren bei der Beschaffung und Finanzierung nur mit dem Basispreis des Geräts. Zusätzlich anfallende Kosten wie Zubehör, Lizenzen und Einrichtungskosten werden meist vergessen. Dabei machen diese schnell bis zu 20–30 % der Gesamtsumme aus.
Beispiel:
Der Kaufpreis für einen leistungsstarken Firmenlaptop beträgt 1.200 €. Die Kosten für Zubehör und Lizenzen addieren sich zu weiteren 400 €. Der effektive Anschaffungspreis liegt mit 1.600 € deutlich über dem reinen Kaufpreis.
Wie lassen sich die Kosten optimieren?
Durch sorgfältige Bedarfsanalyse und klare Standardisierung der Ausstattung lassen sich unnötige Zusatzkosten vermeiden. Ausschreibungen und Rahmenverträge helfen, Bundle-Angebote günstiger zu verhandeln.
Bereitstellung & Deployment
Mit dem Kauf ist die IT-Hardware meist noch nicht einsatzbereit. Es fallen weitere Kosten, insbesondere in Form von Zeitaufwand, an. Zu den Kosten für die Bereitstellung und das Deployment zählen alle Aufwände, um ein neues Gerät einsatzbereit zu machen – von der Installation bis zur Integration ins Unternehmensnetzwerk.
Typische Kostenelemente:
- Setup und Konfiguration des Gerätes nach Anforderungen des Unternehmens und der jeweiligen Abteilung
- Integration in die MDM-Umgebung und Security-Systeme
- Schulungen für Endnutzer zur korrekten Nutzung
Zwar wird der Aufwand für Einrichtung und Integration in immer mehr Unternehmen bereits berücksichtigt. Allerdings wird er häufig pauschal veranschlagt. Tatsächlich kann gerade bei individualisierten Geräten die Vorbereitungszeit erheblich steigen.
Beispiel:
Das Setup eines Standard-Laptops benötigt unserer Erfahrung nach ca. 2 Stunden Arbeitsaufwand. Bei etwa 80 €/h Personalkosten, betragen die Kosten pro Gerät 160 €.
Welche Optimierungspotenziale gibt es?
Automatisierte Rollout-Prozesse und vorgefertigte Images reduzieren den Setup-Aufwand erheblich. Standardisierte Plattformen erleichtern die MDM-Integration. Full-Service-Anbieter wie Lendis übernehmen viele Aufgaben beim Setup nach konkreten Anforderungen, etwa die MDM-Integration. So lässt sich Aufwand outsourcen und Kosten teilweise oder gänzlich vermeiden.
⚙️ Betrieb und Nutzung
Natürlich verursacht IT-Hardware nicht nur beim Kauf, sondern auch während des Einsatzes Kosten. Zu den laufenden Kosten während der Nutzung zählen unter anderem Energieverbrauch, Updates, User-Support.
Typische Kostenelemente:
- Stromkosten
- Regelmäßige Software-Updates
- Helpdesk- und Supportaufwand
- Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen
Der Blick auf Hardware endet oft beim physischen Gerät. Supporttickets, ineffiziente Energieverbräuche oder Mehraufwand durch veraltete Systeme werden selten systematisch bewertet.
Beispielrechnung:
Ein ineffizienter Laptop kann über 4 Jahre ca. 200 € höhere Energiekosten verursachen als ein modernes Modell.
Wie lassen sich die Kosten optimieren?
Durch Auswahl energieeffizienter Geräte, gezieltes Patch-Management und systematische IT-Support-Optimierung können Kosten verringert werden. Doch auch regelmäßige Investitionen in aktuelle Technik helfen, den Aufwand und damit Kosten im Betrieb zu senken.
🔧 Wartung und Reparatur
Um einen funktionierenden Betrieb zu ermöglichen, sind eine regelmäßige Wartung und ggf. Reparaturen notwendig.
Typische Kostenelemente:
- Reparaturen außerhalb der Garantie
- Ersatzteile
- Technikerstunden
- Versandlogistik für Reparaturen
Anfänglich neue Geräte funktionieren meist problemlos. Doch ab dem zweiten oder dritten Nutzungsjahr steigt die Defektrate messbar – meist dann, wenn die Standardgarantie abgelaufen ist.
Beispiel
Der Austausch eines defekten Displays führt zu direkten Kosten von 300–400 €. Ein nicht arbeitsfähiger Vertriebsmitarbeiter kann zusätzlich Umsatzverluste von mehreren tausend Euro bedeuten.
Wie lassen sich die Kosten vermeiden oder senken?
Verlängerte Garantien oder Wartungsverträge, Ersatzpool-Strategien und präventive Instandhaltung können Reparaturkosten deutlich senken. Gleichzeitig sollte regelmäßig in eine moderne, weniger wartungsintensive IT-Infrastruktur investiert werden.
🗑️ Rückgabe, Entsorgung und Datenlöschung
Ist die Entscheidung gefallen, Mobilgeräte und IT auszutauschen, fallen meist weitere Kosten am Ende der Nutzungsdauer an. Das schließt Aufwände ein, um Geräte sicher zurückzugeben und Daten DSGVO-konform zu löschen. Sollen Altgeräte entsorgt oder vermarktet werden, führt das ebenfalls zu Aufwand.
Typische Kostenelemente:
- Kosten für sichere Datenlöschung
- Recyclinggebühren
- Logistikkosten für Rückversand oder Lagerung
- Risikoabschläge bei Altgeräterückgabe
Am Ende des Lebenszyklus konzentrieren sich viele Unternehmen nur auf Neuanschaffungen. Rückgaben, Datenlöschung und Umweltauflagen verursachen jedoch weiterhin messbare Kosten und Compliance-Risiken.
Beispiel:
Eine professionelle Datenlöschung pro Gerät verursacht Kosten von ca. 20–50 €. Fehlerhafte Datenvernichtung kann Bußgelder im sechsstelligen Bereich nach sich ziehen.
Wie lassen sich die Kosten optimieren?
Durch integrierte Rücknahmelösungen, zertifizierte Datenlöschservices und frühzeitige Planung der Wiederverwertung oder Vermarktung von Altgeräten. Auch hierbei punkten Service-Partner wie Lendis, indem sie zusätzlich zur Beschaffung auch die Rücknahme, Datenbereinigung und das anschließende Remarketing abwickeln.
⏱️ Opportunitätskosten: Produktivitätsverluste durch Ausfälle
Einmal aufgesetzt, verlangt IT-Hardware kontinuierliche Wartung. Vor allem bei Hardware der kritischen IT-Infrastruktur müssen Ausfallzeiten möglichst vermieden werden. Denn IT-Downtime, etwa nicht erreichbare Server oder nicht arbeitsfähige Mitarbeiter, führt zu Kosten und Umsatzeinbußen. Bei der Berechnung der Total Cost of Ownership müssen daher auch alle indirekten Verluste einbezogen werden.
Typische Kostenelemente:
- Verzögerungen bei Projekten
- Verpasste Umsatzchancen
- Produktivitätsverluste durch Wartezeiten auf Ersatzgeräte
Warum werden die Opportunitätskosten oft unterschätzt?
Die reinen Reparaturkosten sind sichtbar und damit für die meisten greifbar. Die indirekten Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung oder die Mitarbeiterzufriedenheit sind nicht direkt präsent und können selten konkret beziffert werden.
Beispielrechnung:
Laut einer Studie bedeutet jede Stunde IT-Ausfall in KMUs Kosten von durchschnittlich 8.000–20.000 $.
Wie lassen sich die Kosten optimieren?
Möglichkeiten für eine Verringerung von Ausfallzeiten sind schnelle Austauschservices, eine präventive Wartung und transparente Ersatzgeräte-Managementprozesse.
Typische Fehleinschätzungen bei IT-Beschaffungsprojekten
Auch wenn Unternehmen Geräte sorgfältig auswählen und Preise vergleichen, entstehen oft versteckte Zusatzkosten, weil typische Risiken übersehen werden:
Unterschätzung der Betriebskosten
Viele Organisationen gehen davon aus, dass moderne IT-Hardware kaum Folgekosten erzeugt. Tatsächlich fallen aber Energieverbrauch, Softwarepflege und User-Support während der Nutzung erheblich ins Gewicht.
Fehlkalkulation von Reparatur- und Supportkosten
Defekte nach Ablauf der Garantie, steigende Supportanfragen bei älteren Geräten oder fehlende Ersatzgeräte werden selten realistisch einkalkuliert – obwohl sie erhebliche Budgetbelastungen nach sich ziehen können.
Vernachlässigung von Entsorgung und Datensicherheit am Lebensende
Am Ende des Gerätelebenszyklus entstehen neue Aufgaben: DSGVO-konforme Datenlöschung, Recycling und Compliance-Dokumentation. Unternehmen, die diese Prozesse vernachlässigen, riskieren hohe Bußgelder und Reputationsschäden.
Kein Risikopuffer für ungeplante Ersatzkäufe
Plötzliche Defekte, veränderte Projektanforderungen oder Wachstumsschübe führen oft zu kurzfristigem Hardwarebedarf. Ohne Budgetpuffer treiben solche Sondersituationen die IT-Kosten unerwartet in die Höhe.
➡️ Vertiefend dazu: Hidden Costs beim Gerätekauf
🧮 Wie Unternehmen TCO richtig berechnen
Eine fundierte TCO-Kalkulation betrachtet alle Kosten, die während des gesamten Lebenszyklus eines IT-Assets anfallen – von der Anschaffung über den Betrieb bis zur Entsorgung.
Was muss berücksichtigt werden?
Eine vollständige TCO-Berechnung umfasst sowohl direkte als auch indirekte Kosten:
- Direkte Kosten: Anschaffungspreis, Softwarelizenzen, Zubehör, Implementierung, Wartung, Support, Energieverbrauch.
- Indirekte Kosten: Produktivitätsverluste durch Ausfallzeiten, Schulungsaufwand, interne Supportzeiten, Opportunitätskosten.
Diese Kosten sollten über den gesamten Lebenszyklus des IT-Assets hinweg erfasst werden, um ein realistisches Bild der Gesamtkosten zu erhalten.
Modelle zur Ermittlung von TCO
Es existieren verschiedene Modelle zur TCO-Berechnung. Eines der bekanntesten ist das Gartner-Modell, das die Gesamtkosten in direkte und indirekte Kosten unterteilt:
- Direkte Kosten: Hardware- und Softwarekosten, Betrieb, Verwaltung.
- Indirekte Kosten: Endnutzer-Support, Ausfallzeiten, ineffiziente Nutzung.
Weitere Informationen zum Gartner-Modell finden Sie hier:
👉 Total Cost of Ownership laut Gartner Group
Unternehmen können auch eigene Modelle entwickeln, die auf ihren spezifischen Erfahrungen und Anforderungen basieren. Diese individuellen Modelle ermöglichen eine maßgeschneiderte Analyse und berücksichtigen unternehmensspezifische Faktoren.
Ermittlung der Total Cost of Ownership – Ein Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen plant die Ausstattung von 50 Mitarbeitenden mit Laptops. Die folgende Kalkulation zeigt die TCO über einen Zeitraum von 3 Jahren:
| Kostenart | Einzelkosten (€) | Gesamtkosten (50 Geräte, €) |
|---|---|---|
| Anschaffung (inkl. Zubehör, Lizenzen) | 1.600 | 80.000 |
| Einrichtung und Rollout | 160 | 8.000 |
| Betrieb (Energie, Updates, Support) | 600 | 30.000 |
| Wartung und Reparaturen | 300 | 15.000 |
| Rückgabe und Datenlöschung | 50 | 2.500 |
| Opportunitätskosten durch Ausfallzeiten | 400 | 20.000 |
| Gesamtkosten über 3 Jahre | 155.500 |
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die Anschaffungskosten nur einen Teil der Gesamtkosten ausmachen. Betrieb, Wartung und indirekte Kosten wie Ausfallzeiten tragen erheblich zur TCO bei.
Durch die Berücksichtigung aller direkten und indirekten Kosten können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und die Wirtschaftlichkeit ihrer IT-Investitionen realistisch bewerten.
Unsere Empfehlung: TCO sollte nicht retrospektiv eingesetzt werden, um Investitionen schönzurechnen. TCO gehört frühzeitig in die Budgetplanung und Beschaffungsstrategie – nur dann lassen sich fundierte, nachhaltige Entscheidungen treffen.
TCO im Vergleich: Kauf vs. Leasing vs. Miete
Modell | TCO-Auswirkungen |
|---|---|
Kauf |
|
Leasing |
|
Miete (DaaS) |
|
Warum Mietmodelle wie Device-as-a-Service (DaaS) die TCO optimieren
Mietmodelle wie bei Lendis werden meist als Full-Service-Lösung angeboten. Das Ziel: Der Anbieter kümmert sich um den Großteil des Geräte-Lebenszyklus. Der Mietnehmer verringert so seine Total Cost of Ownership und erhält eine flexible, skalierbare Lösung. Dazu zählen unter anderem:
- Planbare monatliche Kosten ohne hohe Einmalinvestitionen (CAPEX wird OPEX).
- Integrierter Support und Austausch verringern Betriebskosten und minimieren Ausfallzeiten.
- Flexibles Anpassen der Geräteflotte bei Personalwachstum oder -abbau vermeidet Kapitalbindung und Stillstandskosten.
- Sichere Rückgabe und Datenlöschung sind inklusive – Compliance wird erleichtert.
Mietmodelle kombinieren finanzielle Planbarkeit mit betrieblichen Vorteilen und sind daher besonders attraktiv für Unternehmen, die flexibel und effizient agieren möchten.
Ein Unternehmen möchte 50 Mitarbeitende mit Laptops (Office-Standardgeräte) ausstatten, geplant über eine Laufzeit von 3 Jahren.
| Kostenart | Kaufmodell | Mietmodell (DaaS) |
|---|---|---|
| Gerätekosten (inkl. Zubehör) | 1.600 €/Gerät → 80.000 € | 45 €/Monat → 108.000 € (über 3 Jahre) |
| Einrichtung & Deployment | 160 €/Gerät → 8.000 € | inklusive |
| Reparaturen und Wartung | 300 €/Gerät → 15.000 € | inklusive |
| Betrieb (Energie, Updates, Support) | 200 €/Jahr/Gerät → 30.000 € | ähnlich wie Kauf → 30.000 € |
| Rückgabe & sichere Datenlöschung | 50 €/Gerät → 2.500 € | inklusive |
| Opportunitätskosten (z. B. Ausfallzeiten) | 400 €/Gerät → 20.000 € | reduziert: 200 €/Gerät → 10.000 € |
| Gesamtkosten über 3 Jahre | 155.500 € | 148.000 € |
📈 Warum die Miete hier besser abschneidet:
Bei einem direkten Vergleich zeigt sich klar:
Der Kauf von IT-Hardware führt zu hohen Einmalkosten, während bei der Miete die Ausgaben gleichmäßig verteilt und planbar sind. Auch in der laufenden Nutzung offenbaren sich Unterschiede:
- Betriebskosten wie Support, Wartung und Updates fallen beim Kauf zusätzlich an, während sie bei Mietmodellen meist vollständig integriert sind.
- Reparatur- und Austauschkosten belasten im Kaufmodell das Budget, sobald Defekte auftreten – bei der Miete sind sie in der Regel inklusive.
- Opportunitätskosten durch Ausfallzeiten sind beim Kauf spürbar höher, da Austauschgeräte und Prozesse oft fehlen oder verzögert sind. Mietanbieter stellen hingegen schnelle Ersatzlösungen bereit.
- Unternehmen bleiben immer auf dem neuesten Stand der Technik– Geräte können nach Bedarf schneller ersetzt werden, ohne erneut investieren zu müssen.
✅ Unterm Strich zeigt die TCO-Analyse:
Trotz scheinbar höherer monatlicher Zahlungen schneidet die Miete in der Gesamtbetrachtung der TCO besser ab – durch reduzierten Aufwand, bessere Planbarkeit und niedrigere indirekte Kosten.
👉 Für viele Unternehmen bedeutet das: Miete bietet nicht nur mehr Flexibilität – sie ist auch wirtschaftlich die bessere Wahl.
Smarter planen, besser entscheiden, günstiger beschaffen
Die Betrachtung der Total Cost of Ownership zwingt Unternehmen dazu, strategischer, nachhaltiger und effizienter mit IT-Beschaffung umzugehen:
- Wer nur den niedrigsten Kaufpreis vergleicht, läuft Gefahr, langfristig massive versteckte Kosten zu tragen.
- Die realistische Einschätzung aller Kosten entlang des Lebenszyklus ermöglicht bessere Planbarkeit, optimiert Budgets und minimiert operative Risiken.
- Mietmodelle wie Device-as-a-Service bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie integrieren viele der TCO-relevanten Bereiche in einen Service, schaffen Kostentransparenz und reduzieren die Belastung interner Ressourcen erheblich.
Gerade für Unternehmen, die wachsen, flexibel bleiben und gleichzeitig ihre IT modern und effizient betreiben wollen, wird ein durchdachtes TCO-Management zum strategischen Erfolgsfaktor.
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