Standardisierung vs. Individualisierung in der IT-Beschaffung: So findest du die richtige Balance
Bisher haben wir die zentralen Grundlagen der IT-Beschaffung geklärt:
- Wie lässt sich IT-Hardware im Unternehmen finanzieren – Kauf vs. Leasing vs. Miete
- Wie können Geräte bereitgestellt werden – Mobilgerätestrategie: BYOD, CYOD oder COPE
Eng verbunden mit diesen Herausforderungen ist die Frage nach der Standardisierung und Individualisierung der IT-Flotte im Unternehmen. Aus diesem Grund gehen wir in diesem Beitrag der Frage nach:
👉 Wie einheitlich oder individuell soll die Ausstattung innerhalb der Unternehmensflotte gestaltet werden?
TL;DR – Das Wichtigste kurz zusammengefasst
- Standardisierung reduziert Beschaffungskosten, Verwaltung und Supportaufwand – ermöglicht Skalierbarkeit und Kostentransparenz.
- Individualisierung verbessert Mitarbeiterzufriedenheit und Flexibilität, steigert aber Anschaffungs- und Betriebskosten.
- Eine Mischung aus standardisierten Basisgeräten und gezielter Individualisierung für Spezialrollen ist in den meisten Fällen die beste Strategie.
- Mietmodelle helfen, standardisierte Verwaltung und flexible Ausstattung zu kombinieren – ohne hohe Kapitalbindung.
📑 Inhaltsverzeichnis
- Standardisierung vs. Individualisierung: Eine Grundsatzfrage
- Was bedeutet Standardisierung in der IT-Beschaffung?
- Was bedeutet Individualisierung in der IT-Beschaffung?
- Wie Unternehmen die richtige Balance finden
- Wie Mietmodelle helfen können, Standardisierung effizient umzusetzen
Standardisierung vs. Individualisierung: Eine Grundsatzfrage
Die Frage nach Standardisierung oder Individualisierung betrifft nicht nur die operative Ebene (z. B. welche Geräte angeschafft werden).
Sie beeinflusst die komplette Struktur der IT-Beschaffung. Damit hat sie Auswirkungen auf:
- Kostenstruktur
- Verwaltungskomplexität
- Sicherheitsniveau
- Skalierbarkeit
- Mitarbeiterzufriedenheit
Die Entscheidung zwischen Standardisierung und Individualisierung beeinflusst Effizienz, Kostenkontrolle, Risikomanagement und Arbeitgeberattraktivität – und gehört damit zu den strategischen Grundsatzfragen moderner IT-Organisationen.
Was bedeutet Standardisierung in der IT-Beschaffung?
Standardisierung bedeutet, dass Unternehmen eine fest definierte Auswahl an Geräten und Konfigurationen bereitstellen. Alle Mitarbeitenden eines Unternehmens oder bestimmter Rollen erhalten einheitliche Hardware.
Vorteile
- Einfachere Beschaffung: Große Mengen desselben Geräts können günstiger eingekauft oder gemietet werden – durch Mengenrabatte oder standardisierte Mietverträge.
- Geringere Verwaltungskosten: Weniger Varianten bedeuten ein einfacheres Inventar- und Lifecycle-Management. Austauschzyklen, Garantieabwicklung und Rückgaben erfolgen gebündelt und standardisiert.
- Effizienter Support: IT-Abteilungen sparen Zeit bei Reparaturen, Updates und Troubleshooting. Es werden weniger Schulungen benötigt und präventive Wartungen sind effizienter möglich.
- Schnelleres Onboarding/Offboarding: Standardisierte Geräte sind schneller einsatzbereit und leichter wiederverwendbar.
Nachteile:
- Geringere Flexibilität: Spezifische Bedürfnisse einzelner Mitarbeitender (z. B. Entwickler:innen oder Designer:innen) werden ggf. nicht optimal abgedeckt.
- Weniger Wahlfreiheit: Kann die Employee Experience beeinflussen, wenn individuelle Präferenzen nicht berücksichtigt werden.
→ Ergebnis: Standardisierung senkt die Total Cost of Ownership (TCO) erheblich und ermöglicht eine sehr transparente Budgetplanung.
Was bedeutet Individualisierung in der IT-Beschaffung?
Individualisierung erlaubt es Mitarbeitenden, ihre Geräte innerhalb gewisser Vorgaben selbst auszuwählen (z. B. durch CYOD – Choose Your Own Device oder BYOD – Bring Your Own Device). Alternativ wird auf spezifische Anforderungen je nach Rolle eingegangen.
Vorteile:
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Nutzer:innen können Hardware wählen, die ihren Arbeitsgewohnheiten entspricht.
- Passgenaue IT-Ausstattung: Spezialanforderungen (z. B. CAD-Software, Grafikbearbeitung) lassen sich besser abbilden.
- Attraktivität als Arbeitgeber: Flexible IT-Policies sind oft ein Pluspunkt bei der Talentgewinnung.
Nachteile:
- Höhere Initialkosten: Spezifische Konfigurationen oder Sondermodelle sind teurer als standardisierte Modelle.
- Differenzierte Beschaffungsprozesse: Individuelle Auswahlmöglichkeiten erfordern meist unterschiedliche Lieferanten, Preisverhandlungen und Bestell-Logistik.
- Mehr Verwaltungsaufwand: Mehr Varianten bedeuten komplexere Prozesse und weniger Skaleneffekte. Geräte können unterschiedliche Wartungs- und Lebenszyklen haben, was Verwaltungskosten in die Höhe treibt.
- Aufwendiger Support: Unterschiedliche Systeme erhöhen den Aufwand für Wartung und Problemlösung.
- Komplexeres Asset-Management: Geräte-Lifecycle wird schwerer steuerbar, Wiederverwertung schwieriger.
→ Ergebnis: Individualisierung steigert oft die Anschaffungs- und Betriebskosten, bietet dafür aber höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Rollenspezifikationen.
📈 Praxisbeispiel: Standardisierung und Individualisierung im richtigen Verhältnis
Ein wachsendes SaaS-Unternehmen mit rund 150 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, seine IT-Beschaffung effizienter und skalierbarer zu gestalten.
In der Vergangenheit hatten individuelle Gerätewünsche zu:
- langen Beschaffungszeiten,
- hohen Supportkosten,
- und Schwierigkeiten bei der Geräteverwaltung geführt.
Lösung
Eine klare Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung.
Umsetzung
- Standardisierung:
Für die breite Mehrheit der Mitarbeitenden (z. B. Sales, Customer Support, Administration) wurden zwei Standardmodelle definiert: MacBook Air und Dell Latitude.
Dadurch konnten Beschaffungskosten gesenkt, Lieferzeiten reduziert und Supportprozesse vereinheitlicht werden. - Gezielte Individualisierung:
Spezialabteilungen wie Softwareentwicklung und Marketing erhielten eine Auswahl an leistungsstärkeren Geräten, z. B. MacBook Pro mit erweiterten RAM/CPU-Optionen oder Workstations mit spezialisierter Grafikkarte. - Prozessvereinheitlichung über Mietmodell:
Unabhängig von Gerätetyp und Leistungsstufe erfolgte die Verwaltung, Austausch und Rücknahme zentralisiert über ein Mietmodell. Das ermöglichte einheitliche On-/Offboarding-Prozesse und schnelle Skalierung bei Wachstum.
Ergebnis
- Reduktion der Supportanfragen um ca. 30 % innerhalb eines Jahres
- Kürzere Time-to-Desk bei neuen Mitarbeitenden (von 10 auf 5 Werktage)
- Planbare monatliche Hardwarekosten durch OPEX-Modelle
- Höhere Zufriedenheit sowohl bei Standard- als auch bei Spezialrollen
Wie Unternehmen die richtige Balance finden
Eine pauschale Entscheidung für „nur Standardisierung“ oder „nur Individualisierung“ ist selten sinnvoll. Erfolgreiche Unternehmen gehen strategisch vor und kombinieren Effizienz und Flexibilität intelligent.
So könnte eine nachhaltige Lösung aussehen
- Standardisierung definieren:
- Einführung von 2-3 standardisierten Gerätekategorien (z. B. Office-Standard, Developer-Standard, Spezialgeräte).
- Innerhalb der Kategorien werden Typ und Modell vereinheitlicht.
- Gezielte Individualisierung ermöglichen:
- Mitarbeitende oder Abteilungen mit besonderen Anforderungen (z. B. Grafik, Engineering) erhalten definierte Auswahloptionen innerhalb festgelegter Rahmen.
- Lifecycle und Prozesse standardisieren:
- Unabhängig von der Gerätewahl: gleiche Prozesse für Bestellung, Onboarding, Support und Rückgabe.
- Nutzung von zentralen Tools für MDM, Ticketing und Inventarisierung.
- Flexible Finanzierung nutzen:
- Mietmodelle oder Device-as-a-Service (DaaS) bieten die nötige Skalierbarkeit, ohne Kapitalbindung.
- Leasing- oder Hybridmodelle sind eine Option, wenn Aktualisierungskosten kalkulierbar bleiben sollen.
- Strategisches Monitoring:
- Regelmäßige Überprüfung der Flottenstruktur und Supportkosten.
- Laufende Optimierung auf Basis von Nutzungsdaten und Feedback der Mitarbeitenden.
Standardisierung & Individualisierung im Device as a Service-Modell effizient umzusetzen
Gerade wenn Unternehmen die Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung suchen, stoßen klassische Kaufmodelle oft an Grenzen:
Komplexe Geräteflotten müssen verwaltet, Supportprozesse angepasst und Kosten flexibel steuerbar bleiben.
Hier bieten Mietmodelle klare Vorteile
- Unternehmen können Standardausstattung und Einzelgeräte gleichermaßen flexibel beziehen – ohne hohe Anfangsinvestitionen.
- Verwaltung, Austausch und Rückgabe laufen standardisiert über einen Partner – unabhängig davon, wie individuell die Geräteauswahl ist.
- Kosten bleiben planbar und skalierbar – auch bei sich ändernden Teamgrößen oder neuen Projektanforderungen.
Mit einer Mietlösung wie der von Lendis kombinieren Unternehmen Flexibilität bei der Geräteauswahl mit Effizienz in Beschaffung, Verwaltung und Abrechnung – und schaffen damit die ideale Grundlage für eine moderne, anpassungsfähige IT-Strategie.
👉 Mehr über die Technik-Miete erfahren
Hier findest Du mehr Informationen über unsere Mietlösungen für moderne IT-Ausstattung:Technik mieten mit Lendis.