Beschaffung & Finanzierung von IT-Hardware – Strategien, Prozesse & Partnerwahl
1. Beschaffung & Finanzierung – Warum ist das Thema wichtig?
Die Beschaffung von IT-Hardware ist ein Thema, das in vielen Unternehmen zu kurz kommt und nicht die Aufmerksamkeit erhält, die ihm eigentlich zukommen müsste. Dabei betrifft sie fast jedes Unternehmen, das produktiv arbeiten möchte. In der Realität erleben wir jedoch häufig: eine Vielzahl an Geräten im Umlauf, unterschiedliche Bezugsquellen, keine zentrale Übersicht über Bestand, Lizenzierung oder Kosten.
Die Folge: hoher Aufwand, Sicherheitsrisiken, teure Doppelausgaben und vergeudete Potenziale.
Dabei beginnt die strategische Optimierung nicht erst beim Kauf, sondern schon weit davor. Professionelle IT-Beschaffung schafft Transparenz, reduziert Aufwand, nutzt Skaleneffekte – und ist ein zentraler Hebel für Effizienz, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit.
2. Was ist Beschaffung? Und wie unterscheidet sie sich vom Einkauf?
Beschaffung: Mehr als nur Bestellung
Beschaffung beschreibt den gesamten Prozess der Bedarfsermittlung, Lieferantenauswahl, Verhandlung, Bestellung, Wareneingang und Nachverfolgung. Das Ziel: die bestmögliche Lösung für das Unternehmen zu finden.
Beschaffung ist langfristig ausgerichtet und zielt auf nachhaltige, vorteilhafte Beziehungen zu Lieferanten. Sie will nicht nur Kosten senken, sondern Qualität sichern, Prozesse integrieren und Standards schaffen. Kurzum: Eine funktionierende Lösung, auf die man sich verlassen kann.
Einkauf: Preisorientiert & transaktional
3. Der Beschaffungsprozess – Was sind die Phasen?
Eine gute IT-Beschaffung folgt einem klar strukturierten Prozess. Im Folgenden zeigen wir Dir die typischen Phasen – und worauf Du jeweils achten solltest.
- Bedarfsermittlung
- Lieferanten & Partnerwahl
- Bestellprozess
- Wareneingang & Rechnungskontrolle
- Rechnungs- & Zahlungsabwicklung
Bedarfsermittlung - Wo stehe ich, wo will ich hin, wie komme ich dorthin?
Ist-Zustand erfassen
Der erste Schritt ist die ehrliche Bestandsaufnahme. In vielen Unternehmen fehlen zentrale Übersichten über:
- vorhandene Geräte und deren Zustand
- genutzte Tools, Zugänge und Lizenzen
- Zuständigkeiten und Prozesse
Bereits hier beginnt die Beschaffung – mit dem Ziel, mehr Transparenz zu schaffen, Kosten zu senken und Synergien durch Standardisierung und Skaleneffekte zu nutzen.
Anforderungen an die IT-Ausstattung definieren
Um die Beschaffung auf strategische Beine zu stellen, müssen sich Unternehmen über ihre individuellen Anforderungen an die IT-Ausstattung in der Firma klar werden. Dabei treffen häufig unterschiedliche Ziele zwischen den einzelnen Beteiligten aufeinander:
- Für die IT-Abteilung liegt der Fokus in der Regel auf Security-Fragen sowie skalierbaren und zukunftssicheren Lösungen.
- Demgegenüber stehen für das Procurement Kostenfragen, sprich günstige Preise und das Vertragsmanagement im Vordergrund.
- Nicht zuletzt will die HR die Employee Experience verbessern und legt deshalb großen Wert auf ein reibungsloses On-/Offboarding neuer Mitarbeiter.
- Über allem steht schließlich die Geschäftsführung, die die Sicherheit haben will, dass das Thema IT-Ausstattung strategisch und zuverlässig gelöst ist, ohne dass es den operativen Betrieb behindert und dabei zu viele Ressourcen bindet.
Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Fragen, die in dieser Phase nach Antworten suchen. Fragen, die hier geklärt werden sollten:
- Welche Anforderungen gibt es an Integration & Kompatibilität?
- Wie oft sollen Geräte ersetzt oder aktualisiert werden?
- Welche Nachhaltigkeitsziele verfolgt das Unternehmen?
Interne Ressourcen bewerten
Nicht jedes Unternehmen kann (oder will) alles intern lösen. Zwar gibt die interne Umsetzung der Beschaffung die größtmögliche Freiheit. Gleichzeitig bietet die Unterstützung externer Partner Vorteile, etwa in Bezug auf die Einkaufspreise oder zusätzliche Leistungen. Wichtig ist zu klären:
- Hat die IT-Abteilung Kapazitäten für Einrichtung, Verwaltung und Betreuung?
- Gibt es ausreichend Zeit und Expertise, um technologisch „up to date“ zu bleiben?
- Reichen die operativen Ressourcen für administrative Aufgaben?
- Welche Möglichkeiten habe ich als Unternehmen auf Konditionen bei Partnern bzw. Lieferanten einzuwirken?
Je nach Antwort kann es sinnvoll sein, einzelne Aufgaben oder sogar die komplette Beschaffung auszulagern.
Beschaffungsstrategie ableiten
Intern vs. Outsourcing - Wer kümmert sich um die IT-Beschaffung?
Selbst beschaffen gibt maximale Kontrolle, bedeutet aber auch hohen Aufwand. Outsourcing an spezialisierte Anbieter (z. B. Dienstleister mit Herstellernetzwerk) kann Prozesse vereinfachen, durch bessere Einkaufskonditionen Geld sparen und Expertise bündeln.
Mobilgerätestrategie - BYOD, CYOD oder doch COPE?
Die Entscheidung, ob Mitarbeitende private Geräte nutzen oder firmeneigene gestellt bekommen, beeinflusst Beschaffung, Sicherheit und Verwaltung maßgeblich.
Die Wahl der passenden Mobilgeräte-Strategie ist einer der ersten und wichtigsten Schritte – denn sie beeinflusst nicht nur die Gerätewahl, sondern auch Verwaltung, Sicherheit und Mitarbeiterzufriedenheit.
🔍 Drei Modelle im Überblick:
🧳 BYOD – Bring Your Own Device
Die Mitarbeitenden dürfen auch für berufliche Zwecke ihre privaten Laptops oder Smartphones nutzen.
Pro: keine Anschaffungskosten, hohe Akzeptanz
Contra: Datenschutz, Supportaufwand, keine Kontrolle über Gerätebestand
🧾 CYOD – Choose Your Own Device
Bei CYOD stellt das Unternehmen eine Auswahl an Mobilgeräten zur Verfügung – Mitarbeitende wählen selbst und haben so einen gewissen Spielraum bei der Frage nach dem passenden Arbeitsgerät.
Pro: Kombination aus Kontrolle und Individualität
Contra: Logistik und Verwaltung aufwendiger
🔐 COPE – Corporate Owned, Personally Enabled
Im COPE-Modell kauft das Unternehmen die Geräte, erlaubt den Mitarbeitern aber private die Nutzung.
Pro: maximale Sicherheit, einheitlicher Gerätepark
Contra: höhere Kosten, weniger Freiheit für Mitarbeitende
Die richtige Strategie hängt stark von Euren Rollenprofilen, Sicherheitsanforderungen und Unternehmenskultur ab. Oft ist eine Mischung sinnvoll – z. B. COPE für Management & Sales, CYOD für Entwicklung oder Marketing.
➡️ Weiterlesen: Mehr über die Wahl der geeigneten Mobilgeräte-Strategie für das Unternehmen erfahren
Kauf, Leasing oder Miete (DaaS) - Wie soll Hardware finanziert werden?
Modell | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|
Kauf | Volle Kontrolle, langfristig günstiger | Hohe Anfangsinvestition, wenig Flexibilität, hoher Aufwand und Verantwortung für jede Aufgabe |
Leasing | Planbare Kosten, steuerlich attraktiv | Laufzeitbindung, meist ohne Service |
Miete | All-in-One (Hardware + Service + Rückgabe), Flexibel, Skalierbar | Abhängigkeit vom Anbieter, geringe Kontrolle über einzelne Abläufe |
Die Wahl hängt vom Reifegrad Eurer IT, Eurem Wachstumskurs und Euren internen Kapazitäten ab. Miete eignet sich besonders für Unternehmen, die IT extern abbilden wollen – inklusive Verwaltung und Rückgabeprozess.
➡️ Weiterlesen: Kauf vs. Leasing vs. Miete im Vergleich – Coming soon
3.2 Lieferanten- & Partnerwahl
Sind die Anforderungen klar, geht es an die Auswahl der passenden Partner.
- Preis ist wichtig: Spezialisierte Partner haben in der Regel enge Beziehungen mit größerer Marktmacht. Dadurch erzielen sie oft bessere Konditionen.
- Leistung zählt: Wie gut ist der Support? Gibt es Garantie-Optionen, Austauschservice oder schnelle Lieferzeiten?
- Zuverlässigkeit entwickeln: Partner über die Zeit bewerten, Scoring aufbauen, unzuverlässige aussortieren
- Zentralisierung vs. Redundanz: Weniger Partner = bessere Preise. Aber mehrere Lieferanten können in Lieferengpässen mehr Sicherheit bedeuten.
Tipp: Bündelung von Leistungen bei einem Partner kann Prozesse vereinfachen und Kosten reduzieren.
Wer einmal einen hochwertigen Partner gefunden hat, kann langfristig durch eine gute Zusammenarbeit und Beziehung weiter an den Konditionen arbeiten und etwa Preise weiter optimieren.
3.3 Bestellprozess
Nach der Wahl des Lieferanten erfolgt die Bestellung. Dazu gehört unter anderem das Einholen von Angeboten, weitere Preisverhandlungen und die konkrete Bestellung.
Auch hierbei gilt: Ein professioneller Beschaffungsprozess lebt von Standardisierung und Automatisierung. Verantwortliche sollten in diesem Zusammenhang zwingend daran arbeiten, Prozesse zu digitalisieren. Das kann sicherstellen, dass alle Fachbereiche einbezogen sind und Bestellungen „auf Zuruf“ vermieden werden.
Tipp: Soll der Anbieter gewechselt werden, ist unsere Empfehlung, zunächst mit einem Pilotprojekt zu beginnen. So kann der neue Anbieter in kleinem Umfang getestet werden.
Unterschiedliche Tools zur digitalen Genehmigung, zentralen Bestellung und Dokumentation machen Abläufe transparenter und skalierbar – besonders bei wachsendem Gerätebedarf.
💡 Smarte IT-Beschaffung mit LendisOS
Lendis hilft Unternehmen, den Aufwand und Kosten bei der IT-Beschaffung zu verringern. Das LendisOS, die digitale Plattform von Lendis, unterstützt Dich dabei, den gesamten Beschaffungsprozess effizient, transparent und skalierbar zu gestalten.
- Rollenspezifische Beschaffung: IT-Mitarbeitende bestellen z. B. ausschließlich MacBooks, während das Marketing-Team Geräte nur bis zu einem Budget von 500 € auswählen darf.
- Transparente Bestellprozesse: Alle Bestellungen, Budgets und Freigaben sind zentral nachvollziehbar und steuerbar.
- Inventar-Management inklusive: LendisOS zeigt Dir jederzeit, welches Gerät sich wo im Einsatz befindet – inklusive Status und Bestellhistorie.
- Digitale Rechnungsübersicht: Zahlungen und Abrechnungen sind jederzeit im System einsehbar – revisionssicher und aktuell.
Mit dem LendisOS holst Du Dir nicht nur IT-Transparenz ins Haus, sondern schaffst gleichzeitig die Grundlage für einen digitalen und skalierbaren Beschaffungsprozess.
3.4. Wareneingang & Rechnungskontrolle
Nach der Bestellung ist vor dem Wareneingang – und auch hier entscheidet ein strukturierter Prozess über Effizienz und Transparenz. Moderne, digitale Lösungen unterstützen dabei, den Status von Lieferungen jederzeit im Blick zu behalten: Wurde die Lieferung vollständig empfangen? Gibt es Abweichungen? Wer hat den Wareneingang bestätigt?
Ebenso wichtig ist die Rechnungskontrolle. Statt manuelle Prüfungen zwischen Lieferschein, Bestellung und Rechnung helfen digitale Tools, alle Daten automatisiert abzugleichen, Unstimmigkeiten schnell zu identifizieren und Freigaben effizient zu steuern.
Ein zentralisiertes System für Wareneingang und Rechnungsverwaltung sorgt nicht nur für Transparenz, sondern vermeidet auch unnötige Verzögerungen oder doppelte Zahlungen – und entlastet das Procurement-Team deutlich.
5. Rechnungs- & Zahlungsabwicklung
Digitale Abwicklungstools bieten entscheidende Vorteile:
- Automatisierte Zahlungsfreigaben sparen Zeit und senken das Fehlerrisiko
- Budgetkontrolle in Echtzeit ermöglicht vorausschauendes Ausgabenmanagement
- Kategorisierte Auswertungen nach Abteilungen, Projekten oder Zeiträumen schaffen maximale Transparenz
- Revisionssichere Archivierung und Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen verbessern die Compliance
Ziel ist es, die Abwicklung nicht nur effizient, sondern auch strategisch steuerbar zu gestalten – als Teil eines professionellen IT-Beschaffungssystems.
Fazit: Strategisch denken, klug handeln
Die Beschaffung von IT-Hardware ist kein Selbstzweck – sie ist ein strategischer Hebel für Unternehmenswachstum, Effizienz und Zufriedenheit.
Wer Prozesse durchdenkt, Verantwortlichkeiten definiert und passende Partner einbindet, profitiert mehrfach:
- bessere Geräteversorgung für Mitarbeitende
geringerer Aufwand für die IT - kalkulierbare Kosten und klar definierte Zuständigkeiten
- nachhaltigere Entscheidungen im Sinne der Unternehmensziele