Open Space im hybriden Büro: Anforderungen, Rolle und Ausstattung im Wandel
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet „Open Space“ eigentlich?
- Vorteile und Herausforderungen des Open Space-Konzepts
- Der Open Space als Ort der Zusammenkunft
- Hybrides Arbeiten verändert die Anforderungen
- Wie ein moderner Open Space ausgestattet sein sollte
- Praxistipps für Unternehmen: So gelingt der Wandel zum hybriden Open Space
- Der Open Space muss sich verändern, um den Anforderungen einer hybriden Arbeitswelt gerecht zu werden
TL,DR – Was Du mitnehmen solltest
- Hybride Arbeitsmodelle verändern die Rolle offener Büroflächen grundlegend: Der Open Space wird vom reinen Arbeitsplatz zum sozialen Zentrum.
- Open Space muss heute Austausch, Rückzug und Flexibilität zugleich ermöglichen. Dafür braucht es klare Zonierung, modulare Ausstattung, digitale Infrastruktur und durchdachte Akustiklösungen.
- Erfolgreiche Unternehmen setzen auf adaptive Flächennutzung, Pilotbereiche und frühzeitige Zusammenarbeit zwischen IT, Facility und Office-Management.
- Nur wenn Raum, Technik und Kultur zusammenwirken, wird der Open Space zum echten Mehrwert in der hybriden Arbeitswelt.
Open Space-Büros galten lange als Inbegriff moderner Arbeitskultur: Offen, kommunikativ, effizient. Doch mit der Verlagerung hin zum hybriden Arbeiten mit einer Mischung aus Büropräsenz, Homeoffice und Remote Work verändert sich die Rolle dieser Raumkonzepte grundlegend. Die offene Fläche muss heute mehr leisten: als Treffpunkt für Zusammenarbeit, als Ort für kreative Interaktion und gleichzeitig als Zone für konzentriertes Arbeiten.
Wir wollen die neuen Anforderungen an Open Spaces durch hybride Arbeit besprechen. Dabei gehen wir auf Herausforderungen und neue Aufgaben ein und zeigen Wege, wie Unternehmen ihre Büros zukunftssicher gestalten können.
Was bedeutet „Open Space“ eigentlich?
Ein „Open Space“ ist ein offenes Bürokonzept, bei dem viele Mitarbeitende auf einer großen, zusammenhängenden Fläche arbeiten. Feste Trennwände oder klassische Zellenbüros gibt es dabei meist nicht. Der Begriff ist eng verwandt mit dem klassischen Großraumbüro, doch moderner gedacht. Während das Großraumbüro oft mit starrer Schreibtischreihung assoziiert wird, steht der Open Space für Flexibilität, Transparenz und Zusammenarbeit. Rechtlich betrachtet gelten ab etwa 10 bis 12 Mitarbeitenden in einem Raum die Regelungen der Arbeitsstättenverordnung für Großraumbüros, z.B. etwa hinsichtlich Belüftung, Lärmschutz und Flächenbedarf pro Person.Vorteile und Herausforderungen des Open Space-Konzepts
Offene Büros bieten eine Reihe von Vorteilen. Allerdings gibt es auch typische Herausforderungen, die mit dem Open Space-Konzept einhergehen.Förderung der Zusammenarbeit
Ein oft genannter Vorteil des Open Space ist seine Funktion, Teamarbeit zu fördern. Mitarbeitende sitzen näher zusammen und begegnen sich häufiger spontan. Das vereinfacht kurze Abstimmungen und ermöglicht die Zusammenarbeit ohne formale Meetings. Studien zeigen, dass solche „informellen Kontakte“ die Innovationsfähigkeit von Teams steigern können.Effiziente Flächennutzung
Natürlich haben sich Großraumbüros und Open Spaces auch deshalb in vielen Unternehmen etabliert, weil sich durch das offene Konzept Büroflächen effizienter nutzen lassen. Statt individueller Einzelbüros ermöglicht der Open Space flexible Arbeitsplatzkonzepte wie Hot Desking oder Desk Sharing. Dies reduziert Kosten, vor allem dann, wenn ohnehin nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend sind.Kritikpunkte: Lärm, Reizüberflutung und Konzentrationsmangel
Die größte Herausforderung ist es, weiterhin die Konzentrationsfähigkeit sicherzustellen. Offene Flächen bringen akustische und visuelle Ablenkungen mit sich. Wer fokussiert arbeiten muss oder vertrauliche Gespräche führt, findet oft keine passende Umgebung. Hinzu kommt ein subjektives Gefühl von „Dauerbeobachtung“, das die psychische Belastung erhöhen kann. Für Mitarbeitende mit hohem Bedürfnis nach Privatsphäre kann das problematisch sein.
Der Open Space als Ort der Zusammenkunft
Die neue Rolle des Open Space liegt weniger in der flächendeckenden Arbeitsplatzbereitstellung, sondern vielmehr darin, Menschen zusammenzubringen. Gerade in hybriden Teams ist der persönliche Austausch ein wertvolles Gut. Der Open Space wird zum sozialen Zentrum des Büros.Warum dieser Wandel wichtig ist
Hybride Modelle bergen die Gefahr von Isolation, Informationssilos und einem schwächeren Wir-Gefühl. Umso wichtiger ist ein Ort, an dem Teams wieder zusammenkommen, informell interagieren und gemeinsam an Ideen arbeiten können. Der Open Space schafft dafür den passenden Rahmen – sofern er richtig gestaltet ist.Hybrides Arbeiten verändert die Anforderungen
Mit der Einführung hybrider Modelle verändern sich die Nutzungsmuster im Büro grundlegend. Viele Mitarbeitende arbeiten nur noch an bestimmten Tagen vor Ort. Dadurch sinkt die durchschnittliche Belegungsquote. Gleichzeitig steigt die Bedeutung des Büros als Ort für Austausch, Vernetzung und Teamgefühl.Weniger Routine, mehr Begegnung
Der klassische 9-to-5-Schreibtischarbeitsplatz verliert an Bedeutung. Stattdessen wird das Büro ein Ort für gezielte Präsenz, zum Beispiel für Teammeetings, Treffen zu Projektstarts oder Onboarding neuer Mitarbeiter. Das bedeutet: Räume müssen Begegnung ermöglichen, statt nur Platz zum Arbeiten zu bieten.Steigende Ansprüche an Flexibilität
Wenn nicht mehr jeder Mitarbeitende seinen festen Platz hat, müssen Arbeitsplätze variabel nutzbar sein. Dies betrifft sowohl die Möblierung als auch die technische Infrastruktur. So lassen sich Arbeitsflächen jederzeit und schnell für die jeweilige Aufgabe nutzen.Zonierung im Open Space: Struktur schafft Orientierung und Funktion
Ein erfolgreicher Open Space lebt nicht von Offenheit allein, sondern von klarer Strukturierung. Gerade in hybriden Büros, in denen die Nutzungsmuster stark variieren, ist eine durchdachte Zonierung wichtig, um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Offene Büroflächen können schnell chaotisch oder unruhig wirken, wenn ihnen eine klare Ordnung fehlt. Die gezielte Unterteilung in funktionale Bereiche sorgt nicht nur für bessere Orientierung, sondern schafft auch Verlässlichkeit und Verbindlichkeit: Mitarbeitende wissen intuitiv, wo sie welche Aufgaben am besten erledigen können.
Zonierung unterstützt darüber hinaus auch die Akustik, fördert konzentriertes Arbeiten – und macht es einfacher, die Fläche flexibel zu bespielen, etwa für Events, Workshops oder Teamtage.
1. Fokuszone: Für konzentriertes, ungestörtes Arbeiten
In dieser Zone stehen ruhige Einzelarbeitsplätze zur Verfügung. Sie eignen sich ideal für Aufgaben, die volle Konzentration erfordern.
Merkmale:
- Akustisch abgeschirmte Schreibtische
- Wenig Durchgangsverkehr
- Ergonomische Stühle und höhenverstellbare Tische
- Optional: visuelle Abschirmung durch Pflanzen, Trennwände oder Raum-in-Raum-Lösungen
2. Kollaborationsbereich: Für Teamarbeit und kreativen Austausch
Diese Zone ist auf Dynamik und Interaktion ausgelegt. Hier finden Mitarbeiter die optimale Umgebung für Workshops, Brainstormings oder kurze Abstimmungen. Hier zählt Flexibilität: Möbel müssen verschiebbar, Tools sofort einsatzbereit sein.
Merkmale:
- Gruppentische oder Workshop-Inseln
- Mobile Whiteboards oder digitale Collaboration-Boards
- Ausreichend Stromanschlüsse & drahtlose Präsentationslösungen
- Sitz-Steh-Optionen für aktivere Meetings
3. Lounge-Bereich: Für informelle Begegnung & soziale Verbindung
Spontane Gespräche an der Kaffeemaschine, kurze Abstimmungen zwischen Kollegen oder einfach eine kurze kleine Pause. Lounge-Bereiche erfüllen nicht nur hierfür eine wichtige Funktion. Sie fördern damit außerdem die Kultur und das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen. Gerade in hybriden Strukturen braucht es Räume, die soziale Nähe fördern.
Merkmale:
- Bequeme Sessel, Sofas oder Stehtische
- Warme Materialien, wohnliche Atmosphäre
- Pflanzenelemente, Kaffee-Bar oder Snackbereich
- Optional: integrierte Technik (z. B. Screens für gemeinsame Inhalte)
4. Rückzugszonen & Telefonboxen: Für Privatsphäre und Ruhe
Nicht alles gehört in die offene Fläche. Für Videocalls, sensible Gespräche oder ungestörte Einzelarbeit braucht es abschirmbare Rückzugsorte. Ist die Grundlautstärke sehr hoch oder bei sensiblen Aufgaben, benötigt es Ort, an denen man ungestört arbeiten kann.
Merkmale:
- Schallgedämmte Telefonboxen für 1-2 Personen
- Fokusboxen mit Tisch, Licht und Lüftung
- Optional: Buchungssysteme für planbare Nutzung
Funktionale Übergänge und Zonengestaltung
Neben der funktionalen Einteilung kommt es auch auf die visuelle und akustische Abgrenzung der Zonen an. Farben, Bodenbeläge, Möblierung und Lichtgestaltung helfen dabei, Übergänge intuitiv erkennbar zu machen. So entsteht eine Büroarchitektur, die leitet, ohne zu begrenzen.
Zudem sollte die Zonierung nicht starr, sondern adaptiv gedacht werden. Tagesnutzung, Teamgröße und Arbeitsanforderungen variieren. Daher gilt: modulare Gestaltungselemente und mobile Ausstattung sind der Schlüssel zur Zukunftsfähigkeit.
Wie ein moderner Open Space ausgestattet sein sollte
Damit der Open Space seine neue Rolle erfüllen kann, muss er entsprechend ausgestattet werden. Dabei kommt es auf die Kombination aus Ergonomie, Technik, Flexibilität und Atmosphäre an.Ergonomische Ausstattung: Warum höhenverstellbare Tische entscheidend sind
In Open Spaces teilen sich oft mehrere Personen denselben Arbeitsplatz. Höhenverstellbare Tische ermöglichen es jedem, seine individuelle Arbeitshöhe einzustellen – ob im Sitzen oder Stehen. Das steigert nicht nur den Komfort, sondern beugt auch Beschwerden vor. Besonders im Shared-Desk-Konzept ist diese Flexibilität essentiell, da es keine personalisierte Arbeitsplatzanpassung gibt.Flexibel einsetzbare Möbel für wechselnde Nutzungsszenarien
Die Nutzung eines Open Space kann sich im Tagesverlauf ändern: vormittags Focus Work, nachmittags spontane Teammeetings. Dieser Flexibilität sollten das Mobiliar gerecht werden. Die Möbel sollten daher leicht beweglich und modular sein. Mobile Whiteboards, Rollcontainer oder verschiebbare Akustik-Raumteiler ermöglichen eine schnelle Anpassung ganz ohne Umbauaufwand.Technische Infrastruktur für reibungsloses hybrides Arbeiten
Auch die Büro-Technik muss flexibel sein. Dockingstationen, kabellose Ladepunkte und vernetzte Präsentationstechnik sind heute Standard und ermöglichen es, sich an jedem Ort im Büro mit Mobilgeräten zu verbinden. Wer remote zugeschaltete Kollegen in Meetings einbindet, braucht Tools wie Meeting-Owls, digitale Whiteboards oder Akustikmikrofone, um alle gleichermaßen einzubinden.Akustik und Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten
Damit der Open Space nicht zur Dauerbeschallung wird, braucht es effektive Schallschutzmaßnahmen: Akustikpaneele, Teppiche, abgetrennte Fokusboxen oder Meetingboxen sorgen für Ruhezonen. Spätestens bei Tätigkeiten mit hoher Konzentrationsanforderung oder für Videocalls werden es die Mitarbeiter danken.Praxistipps für Unternehmen: So gelingt der Wandel zum hybriden Open Space
Damit der Open Space seine neue Rolle im hybriden Arbeitsmodell erfolgreich einnehmen kann, braucht es mehr als Möbel und Technik. Entscheidend ist ein ganzheitlicher Planungsansatz, der Raum, Kultur und Organisation gesamtheitlich denkt. Aus der Erfahrung zahlreicher Projekte haben wir einige Praxistipps für Dich zusammengetragen, die auch Dir bei der erfolgreichen Umsetzung helfen sollen.Bedarfsanalyse durchführen: Wer kommt wann ins Büro? Und warum?
Bevor Flächen neu gedacht oder umgebaut werden, sollte klar sein, wie der Open Space künftig genutzt wird. Dazu gehört eine fundierte Bedarfsanalyse, die nicht nur auf Auslastung schaut, sondern vor allem auf Anwendungsziele: Welche Teams arbeiten wann im Büro? Welche Tätigkeiten werden vor Ort erledigt? Wie oft werden Meetings, kreative Sessions oder Onboarding-Situationen erwartet? Mit diesen Analysen schaffst Du die Grundlage, um Euer Raumkonzept bedarfsorientiert statt pauschal zu gestalten und vermeidest teure Fehlinvestitionen.Pilotflächen einrichten: Feedback einholen & iterativ verbessern
Bei so tiefgreifenden Veränderungen solltet ihr auf einen Big Bang verzichten. Setzen Eure Pläne stattdessen schrittweise um. Statt das gesamte Büro auf einmal umzubauen, können Pilotbereiche eingerichtet werden, in denen neue Zonen, Möblierungen oder technische Lösungen unter realen Bedingungen getestet werden. In regelmäßigen Feedbackschleifen mit Euren Nutzern, sprich Euren Kollegen, könnt ihr Vorteile und Schwachstellen am besten identifizieren. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen dann in den Ausbau weiterer Flächen ein. So sorgt Ihr für größtmögliche Akzeptanz im Team. Gleichzeitig reduziert Ihr das Risiko, an tatsächlichen Bedürfnissen vorbeizuplanen.IT und Facility frühzeitig einbeziehen: Technik & Raum gehen Hand in Hand
Ein moderner Open Space funktioniert nur, wenn Raum und Technik nahtlos zusammenspielen. Daher sollten IT-Manager und Office-Verantwortliche von Beginn an in die Planung einbezogen werden. Sie kennen sowohl die technischen Anforderungen (z. B. Netzwerkabdeckung, Ladeinfrastruktur, hybride Meeting-Setups) als auch die betrieblichen Rahmenbedingungen (z. B. Reinigung, Instandhaltung, Sicherheit). Fehlt diese Koordination, entstehen später oft funktionale Schwachstellen wie zu wenige Stromanschlüsse, schlechte Tonqualität in hybriden Meetings oder mangelnde Integration mobiler Endgeräte.Kulturentwicklung nicht vergessen: Der Raum allein bringt keine Zusammenarbeit
Auch der modernste und am besten ausgestattete Open Space entfaltet sein Potenzial nur, wenn die Kultur zur Nutzung passt. In hybriden Organisationen ist es entscheidend, dass Zusammenarbeit aktiv gefördert wird. Das kann durch regelmäßige Teamtage, gezielte Events oder Führung, die persönliche Präsenz unterstützt, erfolgen. Das bedeutet auch: Mitarbeitende müssen verstehen, warum sie ins Büro kommen sollen und welchen Mehrwert der Austausch vor Ort bietet. Nur wenn Raum, Kommunikation und Haltung zusammenspielen, wird der Open Space zum lebendigen Mittelpunkt einer hybriden Arbeitswelt.Du brauchst Tipps, Ideen oder eine Komplettberatung, um Deinen Open Space einzurichten? Wir helfen Dir, Euren Open Space so einzurichten, dass Austausch, Ruhe und Style Hand in Hand gehen.
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Der Open Space muss sich verändern, um den Anforderungen einer hybriden Arbeitswelt gerecht zu werden
Der klassische Großraumbüro-Ansatz funktioniert im hybriden Zeitalter nur noch bedingt. Doch richtig gedacht, kann der Open Space zur Stärke eines modernen Bürokonzepts werden: als Raum für Begegnung, Innovation und Zusammenarbeit.
Wer heute in Flexibilität, Ergonomie und Technik investiert, schafft nicht nur ein funktionierendes Büro, sondern auch einen Ort, an dem Menschen gern zusammenkommen, Ideen austauschen und gemeinsam Zukunft gestalten.
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