Homeoffice einrichten: So stattest Du den optimalen Arbeitsplatz aus
Homeoffice ist als Alternative zum Arbeitsplatz im Firmenbüro immer mehr verbreitet. Auch wenn das Arbeitsmodell der Remote Work nicht zuletzt durch die globale Corona-Pandemie zusätzlich an Bedeutung gewann, nutzten bereits im Vorhinein viele Arbeitnehmende bereits regelmäßig die Vorteile der Arbeit von zu Hause. Insbesondere die Möglichkeit, fokussiert Aufgaben ohne die störende Geräuschkulisse des Büros erledigen zu können, ist für viele ein Argument für das Homeoffice. Zusätzlich spricht auch die Zeitersparnis durch den wegfallenden Weg zum Büro und wieder zurück für die Arbeit am heimischen Arbeitsplatz für das Homeoffice als Arbeitsmodell.
Einige Firmen – Vorreiter sind auch hier Firmen aus der IT-Branche – stellen ihren Geschäftsbetrieb aufgrund positiver Erfahrungen gänzlich auf das Homeoffice um. Der Weg ins Büro könnte hier künftig nur noch die Ausnahme sein.
Jedoch ist nicht jede*r Mitarbeiter*in im Homeoffice optimal für die Arbeit aufgestellt. Dieser Ratgeber hilft Angestellten und Unternehmen, das Home Office zu einer produktiven Arbeitsumgebung zu machen.
Homeoffice professionell ausstatten
Wie so oft gilt: Wer professionell arbeiten will, benötigt eine professionelle Büroausstattung. Welche Basics dazu gehören, klären wir nachfolgend.
Büromöbel
Bevor es an die Wahl der richtigen Arbeitsgeräte geht, muss der Arbeitsplatz mit passenden Büromöbeln versehen werden. Oft verfügen Mitarbeiter*innen im Homeoffice über keinen eigenen bzw. keinen passend eingerichteten Arbeitsplatz. Bei der Wahl der Büromöbel sollten aber Komfort und Ergonomie im Fokus stehen. Essenziell sind hier vor allem ein professioneller und ergonomischer Bürostuhl sowie ein Schreibtisch in passender Höhe. Jedoch ist auch die richtige Beleuchtung ein wichtiges Element, um wirklich produktiv arbeiten zu können.
Hinweis: Für das Homeoffice gelten dieselben arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen wie für die Arbeit in den Räumlichkeiten des Unternehmens. Der Arbeitgeber muss daher auch im Homeoffice dafür Sorge tragen, dass erforderliche Maßnahmen zur Sicherheit und zum Gesundheitsschutz von Arbeitnehmenden getroffen werden.
Schreibtisch
Zentrales Element ist auch am heimischen Arbeitsplatz der Schreibtisch. Er muss daher einige Anforderungen erfüllen, um komfortabel im Homeoffice arbeiten zu können. Als Grundbedarf für die meisten Arbeitnehmer*innen müssen Laptop, Bildschirm, Tastatur & Maus sowie eine Tischlampe Platz finden. Eine ausreichende Tiefe des Tisches ermöglicht einen angenehmen Abstand zum Bildschirm. Wir empfehlen dabei eine Tiefe von 80 Zentimetern, um neben den benötigten Geräten auch Platz zur Armauflage und für weitere Arbeitsmaterialien zu lassen.
Zum Schutz der Gesundheit sollte regelmäßig zwischen sitzender und stehender Position gewechselt werden. Dies entlastet den Rücken und beugt Verspannungen vor. Höhenverstellbare Schreibtische können schnell in der Höhe verstellt werden.
Alternativ gibt es unterschiedliche Tischaufsätze, mit denen ebenfalls eine stehende Arbeitshaltung möglich ist. Dabei sollte auf Stabilität und ein gewisses Gewicht geachtet werden, damit sie auch den Belastungen der Büroarbeit gewachsen sind.
Bürostuhl
Wer mehrere Stunden fokussiert arbeiten möchte, weiß einen ergonomischen Bürostuhl zu schätzen. Ein hochwertiger Bürostuhl
- fördert aufrechtes Sitzen und stärkt somit die Rückenmuskulatur,
- verbessert die Atmung und
- beugt Rückenschmerzen vor, die andernfalls zu anhaltenden Schmerzen und krankheitsbedingtem Ausfall des Mitarbeiters führen können.
Beleuchtung im Arbeitsbereich
Um die natürliche Beleuchtung durch Tageslicht zu nutzen, ist ein Arbeitsplatz am Fenster geeignet. Optimal ist dabei ein 90° Winkel zwischen Schreibtisch und Fenster (also eine seitliche Position des Schreibtischs zum Fenster). So lässt sich verhindern, dass weder das Gesicht noch der Bildschirm zu stark geblendet werden.
Ist der Arbeitsbereich (zeitweise) nicht mit ausreichend Tageslicht versorgt, kommt der Beleuchtung eine umso wichtigere Rolle zu. Eine Tischlampe sorgt für optimale Lichtverhältnisse am Schreibtisch. Dabei zeigt das Licht nach unten und nicht direkt auf den Bildschirm oder das Gesicht. Indirektes, dimmbares Raumlicht schafft eine ausreichende Grundbeleuchtung im Zimmer, die angenehm für die Augen und das allgemeine Wohlbefinden ist.
Stauraum am Arbeitsplatz
Ordnung oder kreatives Chaos – dazu gibt es ganz unterschiedliche Sichtweisen. Dennoch sollte es an jedem Arbeitsplatz die Möglichkeit geben, wichtige Unterlagen zu verstauen. Rollcontainer bieten unauffällig und platzsparend zusätzlichen Stauraum unterhalb des Schreibtischs, während Aktenregale viel Platz für wichtige Ordner schafft.
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Technische Ausstattung
Wesentlich für die Produktivität sind die dem Arbeitnehmer zur Verfügung stehenden Geräte. Mit der passenden Technik stellt der Arbeitgeber sicher, dass alle Aufgaben (effektiv) erledigt werden können, alle Angestellten stets mit dem gleichen Stand der Technik arbeiten.
Die wesentlichen Geräte für das Homeoffice-Setup sind aus unserer Erfahrung:
- Laptop + Dockingstation
- Externer Monitor
- Externe Tastatur + Maus
- Headset (noise-cancelling)
Um flexibel aus dem Büro oder dem Homeoffice zu arbeiten, empfiehlt sich die Nutzung eines Firmenlaptops, der problemlos transportiert werden kann. In vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter*innen bereits mit einem Laptop. Wo dies noch nicht der Fall ist, ist ein Wechsel empfehlenswert. So ist sichergestellt, dass Arbeitnehmenden zu jeder Zeit alle notwendigen Programme zur Verfügung stehen und Daten nicht nachträglich zwischen mehreren Geräten synchronisiert werden müssen.
Zudem ist ein Firmenlaptop auch aus Datenschutzperspektive empfehlenswert, um eine einfache Trennung privater und beruflicher Daten zu gewährleisten .
Je nach Aufgabengebiet werden unterschiedliche technische Ausstattungen benötigt. Vor allem für IT- und Grafikabteilungen ist es wichtig, stets Geräte auf dem aktuellen Stand der Technik bereitzustellen, um sämtliche Aufgaben effizient ausführen zu können.
Ergänzend zum Laptop ist ein externer Monitor eine sinnvolle Investition. Damit lässt sich die Produktivität enorm steigern, da die Augen nicht so beansprucht werden und die Aufmerksamkeit länger aufrecht erhalten werden kann. Eine externe Tastatur und Maus tragen ebenfalls zur Produktivität bei und fördern darüber hinaus die Ergonomie am Arbeitsplatz.
Für Mitarbeitende, zu deren regelmäßigen Aufgaben das Telefonieren gehört, ist ein Head-Set eine sinnvolle Anschaffung. Head-Sets mit aktiver Geräuschunterdrückung (Noise Cancelling) sind auch für Mitarbeitende hilfreich, die an ihrem Heimarbeitsplatz Probleme mit Straßenlärm haben oder bei denen regelmäßig weitere Personen im Haushalt präsent sind.
Miete professionelle Technik, damit Deine Mitarbeitenden auch im Homeoffice produktive arbeiten können.
Wege zur Beschaffung von Büroausstattung
Die Ausstattung der Mitarbeitenden für das Homeoffice kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen.
- Nutzung eigener Geräte
- Kauf von Büroausstattung
- Miete von Büroausstattung
Welche Vorteile bieten die einzelnen Wege der Beschaffung?
1. Nutzung eigener Geräte
Die meisten Arbeitnehmer*innen nutzen auch zu Hause einen Computer und verfügen über eine Internetverbindung. Irrtümlicherweise ist für viele Unternehmen damit alles für die Arbeit von zu Hause vorhanden. Dem ist nicht so, denn ein adäquater Arbeitsplatz ist meist nicht vorhanden. Zudem handelt es sich bei privaten Geräten selten um leistungsfähige Technik, auf der außerdem meist keine professionelle Software vorhanden ist. Nicht zuletzt stellt die Speicherung geschäftlicher Daten auf privaten Geräten ein datenschutzrechtliches bzw. Sicherheitsrisiko dar.
Info: Liegt keine abweichende Vereinbarung vor, hat grundsätzlich der Arbeitgeber die Kosten für erforderliche Arbeitsmittel zu tragen. Beschaffen sich Arbeitnehmende die entsprechenden Arbeitsmittel selbst, haben sie einen Anspruch auf Erstattung gegenüber dem Arbeitgeber.
2. Kauf von Büroausstattung durch das Unternehmen
Durch den Kauf der benötigten Büromöbel und sonstigen Arbeitsmittel durch das Unternehmen selbst, können die oben genannten Probleme umgangen werden. Der Kauf ist jedoch mit hohen Anschaffungskosten verbunden. Scheiden Mitarbeiter*innen aus dem Unternehmen aus, bindet die Firma benötigtes Kapital in nicht genutzten Assets. Gerade in Krisenzeiten kann das zu Liquiditätsproblemen führen oder diese verstärken.
Ist das Homeoffice nur eine zeitlich begrenzte Maßnahme, steigt durch den Kauf das Investitionsrisiko.
3. Miete der Homeoffice-Ausstattung durch das Unternehmen
Alternativ dazu gibt es die Möglichkeit alles, was für produktives Arbeiten im Homeoffice benötigt wird, zu mieten. Auf diesem Weg kann jede*r Mitarbeiter*in flexibel für die Dauer des Homeoffice ausgestattet werden. Die Mietdauer ist frei gestaltbar. Werden die Assets nicht mehr benötigt, können Sie problemlos zurückgegeben werden.
Die Ausstattung für weitere Mitarbeitende erfolgt innerhalb kurzer Zeit. Hohe Anschaffungskosten können zugunsten geringer monatlicher Mieten vermieden werden, wodurch der Cash Outflow gering gehalten wird.
Mit Lendis als professionellem Partner für die Büroausstattung profitieren Unternehmen von einer großen Auswahl an hochwertigen und professionellen Produkten. Insbesondere im Bereich Technik profitierest Du von unserem State of the Art-Versprechen: Alle 2 Jahre ersetzen wir Deine gemieteten Produkte mit dem aktuellen Modell. Somit arbeiten Deine Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand der Technik.
Das Lendis OS ist die innovative Softwarelösung, um das Homeoffice Deiner Mitarbeitenden unkompliziert und flexibel mit Technik & Möbeln auszustatten.
Nützliche Tipps für eine produktive Arbeitsumgebung im Homeoffice
Neben der Frage nach der notwendigen Büroeinrichtung des Heimarbeitsplatzes, geht es um die Wahl der passenden Arbeitsumgebung. Denn nur wer sich an seinem Arbeitsplatz wohlfühlt, kann dort auch produktiv tätig sein.
Ruhe
Lärm gilt als wesentlicher Störfaktor für die Konzentrationsfähigkeit. Suche Dir für Deinen Arbeitsplatz daher einen möglichst ruhigen Platz in der Wohnung, an dem Du auch für längere Zeit ungestört arbeiten kannst. Durchgangszimmer oder Zimmer zur Straße sind für einen Arbeitsplatz weniger optimal.
Licht
Tageslicht fördert nachweislich die Gesundheit und das Wohlbefinden. Wähle für Dein Home Office nach Möglichkeit einen Raum mit möglichst viel einfallendem Tageslicht während der Arbeitszeit. Besteht diese Möglichkeit nicht, sollte der Arbeitsplatz mit Steh- und Tischlampen ausgeleuchtet werden. Optimal sind Tageslichtlampen geeignet, die nachweislich positiv auf das Gemüt wirken.
Frische Luft
Wer täglich mehrere Stunden arbeitet, braucht Sauerstoff. Achte darauf, ein Fenster am Arbeitsplatz zu haben, um regelmäßig frische Luft hereinzulassen.
Auch luftreinigende Pflanzen helfen dabei ein angenehmes Klima zu erzeugen, dass den Wohlfühlfaktor steigert und das Immunsystem stärkt.
Tipps für produktives Arbeiten im Homeoffice
Das Arbeiten im Homeoffice unterscheidet sich von der Arbeit im Büro. Sich selbst klare Regeln festzulegen hilft, um im Homeoffice produktiv zu sein. Die folgenden Tipps helfen dabei.
- Feste Arbeitszeiten: Beginne und beende Deinen Arbeitstag wenn möglich zu den gewohnten Tageszeiten. Es erleichtert das Arbeiten mit den Kolleg*innen, wenn alle Teammitglieder zu gleichen Zeiten ansprechbar sind.
- Pausen einplanen: Nicht nur das Gesetz sieht Pausenzeiten für Angestellte vor. Auszeiten sind wichtig, um den Kopf frei zu bekommen und neue Energie für anstehende Aufgaben zu gewinnen. Ausreichende Bewegung und frische Luft verschaffen zusätzliche Energie
- Berufliche und private Aufgaben trennen: Eine zeitliche und räumliche Trennung von privaten und beruflichen Tätigkeiten hilft, Aufgaben fokussierter und zeiteffizienter zu erledigen.
- Meetings beibehalten: Regelmäßige Termine sollten auch im Homeoffice stattfinden. Ein stetiger Austausch mit den Kolleg*innen stärkt das Wir-Gefühl und erleichtert die gemeinsame Arbeit an einem Projekt.
- Regeln für Videokonferenzen festlegen: Halte Dich an klare Gesprächsregeln, um die Hürden von Video-Calls zu minimieren. So stellen alle zuhörenden Teilnehmer*innen ihr Mikrofon aus. Eine begrenzte Teilnehmerzahl kann helfen Durcheinander zu vermeiden. Eine vorbereitete Agenda gilt als Leitfaden für das Meeting. Gleichzeitig gilt wie auch für Präsenzmeetings: Je kürzer, desto effizienter. Eine gute Videokonferenz kann auch in 10–15 Minuten abgehalten werden.
- Passende Kleidung wählen: Um in den Arbeitsmodus zu kommen, hilft es, die entsprechende Kleidung zu wählen.
- Ablenkungen vermeiden: Lege Störfaktoren wie Handys möglichst beiseite und teile Dir feste Zeitblöcke ein, in denen Du konzentriert arbeitest.
