Homeoffice-Ratgeber: Alles was Du über Heimarbeit wissen musst!
Durch die Corona-Krise wurde das Homeoffice für viele Angestellte gezwungenermaßen zur neuen Arbeitsumgebung. Steigende Infektionszahlen lassen darauf schließen, dass sich dies in den kommenden Monaten auch nicht ändern wird. Der Wechsel vom Büroarbeitsplatz ins Homeoffice funktionierte in den meisten Unternehmen ohne große Produktivitätseinbußen. Viele Arbeitnehmer*innen wünschen sich deshalb auch langfristig die Möglichkeit, bei Bedarf aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Derweil wird auch auf politischer Ebene ein Recht auf Homeoffice intensiv diskutiert. Die wichtigsten Informationen und Antworten auf häufige Fragen haben wir nachfolgend zusammengetragen.
Definition - Was versteht man eigentlich unter Homeoffice?
Umgangssprachlich wird unter dem Begriff Homeoffice meist der Arbeitsplatz im eigenen Zuhause, sei es ein eigenes Arbeitszimmer oder nur der Schreibtisch im Gästezimmer, verstanden. Per Definition steht hinter dem Begriff aber weniger der Platz, an dem die Arbeit erledigt wird. Vielmehr ist Homeoffice ein Synonym zur Telearbeit und beschreibt einen flexiblen Organisationsansatz zur Wahl von Arbeitsort und -zeit.
Unterschieden werden dabei meist 3 Formen der Telearbeit.
Teleheimarbeit
Unter der Teleheimarbeit versteht man den permanenten Arbeitsplatz der Mitarbeitenden in deren Privatbereich. Die Arbeit wird vollständig außerhalb der Betriebsstätte des Unternehmens erledigt. Ein Arbeitsplatz am Betriebsort wird nicht vorgehalten.
Alternierende Telearbeit
Wechseln Arbeitnehmende regelmäßig zwischen dem Arbeitsplatz am Betriebsort und dem im Privatbereich, spricht man von alternierender Telearbeit. Eine generelle Angabe darüber, welcher Teil der Arbeitszeit an welchem Arbeitsplatz verrichtet wird, gibt es nicht.
Mobile Telearbeit
Das mobile Arbeiten oder auch Mobile Office trifft dann zu, wenn die Arbeit weder im Büro noch am heimischen Arbeitsplatz stattfindet. Jedoch hat der/die Arbeitnehmer *in durch Informations- und Kommunikationstechnik eine Verbindung zum Unternehmen. Dank moderner Devices wie Laptop, Smartphone oder Tablet kann die Arbeit orts- und zeitunabhängig erfolgen.
Für wen eignet sich das Homeoffice?
Ob das Homeoffice eine geeignete oder überhaupt mögliche Arbeitsform ist, hängt natürlich vom Tätigkeitsbereich der Mitarbeitenden, aber auch den infrastrukturellen Gegebenheiten im Unternehmen, ab.
Für Angestellte im produzierenden Gewerbe, Verkäufer*innen oder Tischler*innen ist die Präsenz am Produktions- und Verkaufsort bzw. bei Kund*innen notwendige Voraussetzung und das Homeoffice logischerweise keine wirkliche Möglichkeit. Für Büroangestellte hingegen ist das Homeoffice in der Regel eine mögliche Alternative. Selbst das Büro ins Cafe oder ins Ausland zu verlegen, ist häufig problemlos möglich. Notwendige Voraussetzung ist nur, dass die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, mit Kolleg*innen zu kommunizieren und auf benötigte Dokumente und Unterlagen zuzugreifen.
Unabhängig davon, ob die genannten Voraussetzungen für die Heimarbeit gegeben sind, sollte jede*r Mitarbeiter*in abwägen, ob auch die Gegebenheiten im Privatbereich eine effektive und produktive Arbeit ermöglichen. Eine hohe Lärmbelastung, etwa durch Straßenverkehr oder Schulen, wirkt sich nicht nur auf die Produktivität, sondern auch die Gesundheit aus. Auch Aspekte wie ein ausreichender Tageslichteinfall sollten dabei berücksichtigt werden. Nicht zuletzt sollten Mitarbeitende in festgelegten Zeiten ohne Störungen, etwa durch andere Familienangehörige, arbeiten können.
Homeoffice: Vor- und Nachteile
Die Arbeit außerhalb des Büros ohne anstrengende Kolleg*innen oder regelmäßige Nachfragen des/der Vorgesetzten, klingt für viele Arbeitnehmer*innen nach der Erfüllung eines Traums. Gleichzeitig befürchten noch immer viele Arbeitgeber einen spürbaren Produktivitätsabfall, wenn sie ihren Mitarbeitenden das Homeoffice erlauben.
Was sind die Vor- und Nachteile des Homeoffice für Arbeitnehmende als auch Arbeitgebende?
Vorteile
- Kostenreduktion
- Produktivitätssteigerung
- Employer Branding
- Positive soziale Effekte (Arbeit und Familie)
- Vertrauensstärkung
- Selbstbestimmtes Arbeiten
- Zeitersparnis
- Gesteigerte Zufriedenheit
Nachteile
- Erhöhter Aufwand für Organisation
- Erhöhte Anforderungen an IT und Datensicherheit
- Negative Auswirkungen auf Team-Spirit und Wir-Gefühl
- Geringere Arbeitszeitkontrolle
- Zusätzliche Anforderungen an Vertragsgestaltung
- Soziale Isolation
- Ablenkungsgefahren
Wie auch die aktuelle Debatte zeigt, gibt es zahlreiche Argumente sowohl für als auch gegen das Homeoffice. Eine pauschale Aussage darüber, ob das Homeoffice unterm Strich vorteilhaft für alle Beteiligten ist, lässt sich nicht treffen. Vielmehr sollten sich Arbeitnehmende und Arbeitgebende offen über das Thema austauschen und eine gemeinsame Lösung zur Ausgestaltung des Homeoffice treffen.
Gibt es ein Recht auf Homeoffice?
Aufgrund der Erkenntnisse aus der Corona-Krise wird auf politischer Ebene aktuell (Stand: Oktober 2020) über ein Recht auf Homeoffice diskutiert und entsprechende Gesetzesentwürfe wurden vorgelegt. Nach wie vor gibt es allerdings kein Recht auf Homeoffice. Bis es eine gesetzliche Grundlage gibt, obliegt es den Arbeitgebenden, entsprechende Regelungen im Unternehmen zu etablieren. Im Umkehrschluss bedeutet die aktuelle Rechtslage auch, dass ein Unternehmen seine Mitarbeitenden nicht gegen deren Willen ins Homeoffice schicken kann.
Wird die die Arbeit von Zuhause gewährt, sollten die getroffenen Regelungen vertraglich festgehalten werden. Dies kann in Form einer Zusatzvereinbarung zum eigentlichen Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Telearbeitsvertrag erfolgen. In der Vereinbarung können u.a. folgende Punkte festgehalten werden:
- Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten im Homeoffice
- Ausstattung von Homeoffice Arbeitsplätzen
- Übernahme von anfallenden Kosten
- Datenschutz und Datensicherheit
Neben individuellen Absprachen mit einzelnen Arbeitnehmer*innen, kann das Unternehmen auch auf allgemeiner Ebene die Rahmenbedingungen für das Homeoffice definieren. Dies muss in Absprache mit dem Betriebsrat erfolgen. Sämtliche Themen – Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice, Ausschlussregelungen, Ansprechpartner, u.ä. – sollten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden.
Einen Überblick zum aktuellen rechtlichen Stand bezüglich des Homeoffice gibt Claudia Knuth, Anwältin für Arbeitsrecht, in unserem Interview:
Homeoffice beantragen – So gehst Du am besten vor
Solange es keinen rechtlichen Anspruch oder eine Betriebsvereinbarung für die Heimarbeit gibt, müssen sich Arbeitnehmende selbst die Zustimmung vom Arbeitgeber einholen. Dies kann in einem persönlichen Gespräch oder in Form eines schriftlichen Antrags erfolgen. Arbeitnehmer, die eine Homeoffice-Regelung beantragen möchten, sollten sich im Vorhinein Argumente, die für das Homeoffice sprechen, zurechtlegen. Das erhöht die Chance, dass der/die Chef*in dem Antrag zustimmt.
Zeige Deinem*r Arbeitgeber*in dabei auf, dass die Arbeit im Homeoffice keine Nachteile in Bezug auf Deine Produktivität zur Folge hat. Überzeuge Deine*n Vorgesetzte*n davon, dass die Erreichbarkeit auch am Heimarbeitsplatz zu jeder Zeit gewährleistet werden kann und Du über die entsprechenden Räumlichkeiten verfügst, um konzentriert und effektiv zu arbeiten. Hebe außerdem die Vorteile hervor, die sich sowohl für Dich als Arbeitnehmer*in als auch Dein Unternehmen ergeben. So erfordern einige Aufgaben volle Konzentration, welche im Homeoffice oft einfacher gewährleistet werden kann, als im Großraumbüro.
Wie so oft im Leben kann auch das Timing bei dem Gesuch nach einer Homeoffice-Regelung wichtig sein. Überprüfe auch Deine eigene Arbeitsleistung. Die Chance, dass Dein Antrag genehmigt wird, steigt, wenn Du nachgewiesen hast, dass Du auch im Homeoffice vollen Einsatz für Deine Arbeit zeigst.
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice
Um Homeoffice einzuführen, muss auch in den privaten Räumen der Arbeitsschutz eingehalten und die rechtlichen Vorgaben zur Sicherheit und dem Gesundheitsschutz erfüllt werden.
Um dies zu gewährleisten, hat sich laut Arbeitsstättenverordnung der Arbeitgeber um die notwendige Ausstattung für seine Mitarbeiter*innen zu kümmern. Hier gelten dieselben Anforderungen wie für Arbeitsplätze in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. Dazu zählen insbesondere die ergonomischen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze, z.B. Größe des Schreibtisches oder Bildschirmgröße.
Wie Du Deinen Homeoffice-Arbeitsplatz optimal ausstattest und einrichtest, erfährst Du in unserem Ratgeber im Detail:
Wer trägt die Kosten des Homeoffice?
Durch die Arbeit im Privatbereich entstehen zusätzliche Kosten für den Beschäftigten. Bei der Bewertung, wer die Kosten tragen muss, gilt grundsätzlich: Der Arbeitgeber muss für sämtliche Kosten aufkommen, die nötig sind, um dem Arbeitnehmenden zu ermöglichen, seine Arbeit auszuführen. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, das Büromaterial und die entstehenden Kosten für Strom, Wasser und Internet tragen muss.
Während die Kosten für den Arbeitscomputer oder das Druckerpapier recht einfach und eindeutig ermittelt werden können, gestaltet sich dies bei den Kosten für Strom und Wasser deutlich schwieriger. Um zu vermeiden, dass sämtliche Einzelposten geprüft werden müssen, ist der gängige und pragmatische Ansatz, die Behandlung der anfallenden Kosten ebenfalls in der Zusatzvereinbarung festzuhalten.
Darf sich der Arbeitgeber den Homeoffice-Arbeitsplatz ansehen?
Um seiner Pflicht, den Arbeitsplatz auf Gefährdungen der Arbeitssicherheit oder Gesundheit zu beurteilen, nachzukommen, hat der Arbeitgeber das Recht und die Pflicht, den Arbeitsplatz im Privatbereich zu überprüfen. Dies bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber unangemeldet Zutritt zu den privaten Räumen der Mitarbeitenden hat. Stattdessen sollte über die Zusatzvereinbarung die Zutrittsberechtigung schriftlich vereinbart werden. Darin wird definiert, wann und wie oft der Arbeitgeber überprüfen kann, ob die Arbeitsschutzvorgaben eingehalten werden.
Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice
Gleich ob Homeoffice oder Arbeit im Büro – das Arbeitszeitgesetz unterscheidet in dieser Hinsicht nicht. Das bedeutet für die meisten Arbeitnehmer*innen eine grundsätzliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag. Macht es die Auftragslage erforderlich, sind kurzfristig auch Überstunden bis zu 10 Prozent der gewöhnlichen Arbeitszeit zu leisten.
Hinweis: Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit im Homeoffice obliegt den Arbeitnehmenden. Auf Nachfrage muss diese dem Arbeitgeber vorgelegt werden können. Die Dokumentation kann in Form eines Stundenzettels erfolgen.
Unberührt vom Homeoffice bleibt auch das Recht auf Pausenzeiten. Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden besteht das Recht auf eine 30-minütige Pause. Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit sind 45 Minuten Pause vorgeschrieben.
Ein Thema, welches gerade im Homeoffice von Bedeutung ist, sind Pausenzeiten zwischen den Arbeitstagen. Denn ist der Computer in Reichweite neigt man schnell dazu, auch abends noch einmal Mails zu checken oder eine Aufgabe für den/die Chef*in zu erledigen. Vorgeschrieben sind allerdings 11 Stunden Ruhe zwischen den Arbeitstagen.
Homeoffice und Datenschutz
Durch die Arbeit im Homeoffice entstehen zusätzliche Herausforderungen an den Datenschutz. Denn mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Privatbereich der Arbeitnehmenden wächst die Gefahr eines unberechtigten Zugriffs durch Dritte. Zusätzlich steigt die Gefahr, wenn Mitarbeiter eigene Technik (Laptops, Smartphones oder Tablets) für die Arbeit nutzen.
Um den Schutz der Daten zu gewährleisten muss der Arbeitgeber organisatorische und technische Vorkehrungen treffen. Über die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag werden Beschäftigte verpflichtet, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. Des Weiteren muss der Zugriff auf Daten innerhalb des Firmennetzwerks über sichere Kommunikationswege möglich sein.
In unserem Experten-Interview mit Alexander Ingelheim, Co-Founder und CEO bei datenschutzexperte.de, erfährst Du mehr zum Thema “Datenschutz im Homeoffice”.
Zum Interview: Homeoffice und Datenschutz
