Homeoffice

Alles Wichtige zum Thema Heimarbeit

Durch die Corona-Krise wurde das Homeoffice für viele Angestellte gezwungenermaßen zur neuen Arbeitsumgebung. Steigende Infektionszahlen lassen darauf schließen, dass sich dies in den kommenden Monaten auch nicht ändern wird. Der Wechsel vom Büroarbeitsplatz ins Homeoffice funktionierte in den meisten Unternehmen ohne große Produktivitätseinbußen. Viele Arbeitnehmer wünschen sich deshalb auch langfristig die Möglichkeit, bei Bedarf aus dem Homeoffice zu arbeiten. Derweil wird auch auf politischer Ebene ein Recht auf Homeoffice intensiv diskutiert. Die wichtigsten Informationen und Antworten auf häufige Fragen haben wir nachfolgend zusammengetragen.

Definition – Was versteht man eigentlich unter Homeoffice?

Umgangssprachlich wird unter dem Begriff Homeoffice meist der Arbeitsplatz im eigenen Zuhause, sei es ein eigenes Arbeitszimmer oder nur der Schreibtisch im Gästezimmer, verstanden. Per Definition steht hinter dem Begriff aber weniger der Platz, an dem die Arbeit erledigt wird. Vielmehr ist Homeoffice ein Synonym zur Telearbeit und beschreibt einen flexiblen Organisationsansatz zur Wahl von Arbeitsort und -zeit.

Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.

Definition Telearbeit

Unterschieden werden dabei meist 3 Formen der Telearbeit.

Teleheimarbeit

Unter der Teleheimarbeit versteht man den permanenten Arbeitsplatz eines Mitarbeiters in dessen Privatbereich. Die Arbeit wird vollständig außerhalb der Betriebsstätte des Unternehmens erledigt. Ein Arbeitsplatz am Betriebsort wird nicht vorgehalten.

Alternierende Telearbeit

Wechselt der Arbeitnehmer regelmäßig zwischen dem Arbeitsplatz am Betriebsort und dem im Privatbereich, spricht man von alternierender Telearbeit. Eine generelle Angabe darüber, welcher Teil der Arbeitszeit an welchem Arbeitsplatz verrichtet wird, gibt es nicht.

Mobile Telearbeit

Das mobile Arbeiten oder auch Mobile Office trifft dann zu, wenn die Arbeit weder im Büro noch am heimischen Arbeitsplatz stattfindet. Jedoch hat der Arbeitnehmer durch Informations- und Kommunikationstechnik eine Verbindung zum Unternehmen. Dank moderner Devices wie Laptop, Smartphone oder Tablet kann die Arbeit orts- und zeitunabhängig erfolgen.

Für wen eignet sich das Homeoffice?

Ob das Homeoffice eine geeignete oder überhaupt mögliche Arbeitsform ist, hängt natürlich vom Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters, aber auch den infrastrukturellen Gegebenheiten im Unternehmen ab. 

 

Für Angestellte im produzierenden Gewerbe, Verkäufer oder Tischler ist die Präsenz am Produktions- und Verkaufsort bzw. beim Kunden notwendige Voraussetzung und das Homeoffice logischerweise keine wirkliche Möglichkeit. Für Büroangestellte hingegen ist das Homeoffice meist eine Alternative. Notwendige Voraussetzung ist nur, dass der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, mit Kollegen zu kommunizieren und auf benötigte Dokumente und Unterlagen zuzugreifen.

 

Unabhängig davon, ob die genannten Voraussetzungen für die Heimarbeit gegeben sind, sollte jeder Mitarbeiter abwägen, ob auch die Gegebenheiten im Privatbereich eine effektive und produktive Arbeit ermöglichen. Eine hohe Lärmbelastung, etwa durch Straßenverkehr oder Schulen, wirkt sich nicht nur auf die Produktivität, sondern auch die Gesundheit aus. Auch Aspekte wie ein ausreichender Tageslichteinfall sollten dabei berücksichtigt werden. Nicht zuletzt sollten Mitarbeiter in festgelegten Zeiten ohne Störungen, etwa durch andere Familienangehörige, arbeiten können.

Vor- und Nachteile des Homeoffice

Die Arbeit außerhalb des Büros ohne anstrengende Kollegen oder regelmäßige Nachfragen des Vorgesetzten, klingt für viele Arbeitnehmer nach der Erfüllung eines Traums. Gleichzeitig befürchten noch immer viele Arbeitgeber einen spürbaren Produktivitätsabfall, wenn sie ihren Mitarbeitern das Homeoffice erlauben. 

Was sind die Vor- und Nachteile des Homeoffice für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber?

Vorteile des Homeoffice Nachteile des Homeoffice
Kostenreduktion Erhöhter Aufwand für Organisation
Produktivitätssteigerung Erhöhte Anforderungen an IT und Datensicherheit
Employer Branding Negative Auswirkungen auf Team-Spirit und Wir-Gefühl
Positive soziale Effekte (Arbeit und Familie) Geringere Arbeitszeitkontrolle
Vertrauensstärkung Zusätzliche Anforderungen an Vertragsgestaltung
Selbstbestimmtes Arbeiten Soziale Isolation
Zeitersparnis Ablenkungsgefahren
Gesteigerte Zufriedenheit  

Wie auch die aktuelle Debatte zeigt, gibt es zahlreiche Argumente sowohl für als auch gegen das Homeoffice. Eine pauschale Aussage darüber, ob das Homeoffice unterm Strich vorteilhaft für alle Beteiligten ist, lässt sich nicht treffen. Vielmehr sollten sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber offen über das Thema austauschen und eine gemeinsame Lösung zur Ausgestaltung des Homeoffice treffen.

Gibt es ein Recht auf Homeoffice?

Aufgrund der Erkenntnisse aus der Corona-Krise wird auf politischer Ebene aktuell (Stand: Oktober 2020) über ein Recht auf Homeoffice diskutiert und entsprechende Gesetzesentwürfe wurden vorgelegt. Nachwievor gibt es allerdings kein Recht auf Homeoffice. Bis es eine gesetzliche Grundlage gibt, obliegt es dem Arbeitgeber, entsprechende Regelungen im Unternehmen zu etablieren. Im Umkehrschluss bedeutet die aktuelle Rechtslage auch, dass ein Unternehmen seine Mitarbeiter nicht gegen deren Willen ins Homeoffice schicken kann.

Gewährt der Arbeitgeber die Arbeit von Zuhause, sollten die getroffenen Regelungen zwischen Arbeitnehmer und -geber vertraglich festgehalten werden. Dies kann in Form einer Zusatzvereinbarung zum eigentlichen Arbeitsvertrag oder in einem gesonderten Telearbeitsvertrag erfolgen.In der Vereinbarung können u.a. folgende Punkte festgehalten werden:

  • Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten im Homeoffice
  • Ausstattung von Homeoffice Arbeitsplätzen
  • Übernahme von anfallenden Kosten
  • Datenschutz und Datensicherheit

Neben individuellen Absprachen mit einzelnen Arbeitnehmern, kann das Unternehmen auch auf allgemeiner Ebene die Rahmenbedingungen für das Homeoffice definieren. Dies muss in Absprache mit dem Betriebsrat erfolgen. Sämtliche Themen – Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice, Ausschlussregelungen, Ansprechpartner, u.ä. – sollten in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden.

 

Einen Überblick zum aktuellen rechtlichen Stand bezüglich des Homeoffice gibt Claudia Knuth, Anwältin für Arbeitsrecht, in unserem Experten-Interview (Stand: November 2020)

Homeoffice beantragen – So gehen Sie am besten vor

Solange es keinen rechtlichen Anspruch oder eine Betriebsvereinbarung für die Heimarbeit gibt, müssen sich Arbeitnehmer selbst die Zustimmung vom Arbeitgeber einholen. Dies kann in einem persönlichen Gespräch oder in Form eines schriftlichen Antrags erfolgen. Arbeitnehmer, die eine Homeoffice-Regelung beantragen möchten, sollten sich im Vorhinein Argumente, die für das Homeoffice sprechen, zurechtlegen. Das erhöht die Chance, dass der Chef dem Antrag zustimmt.

Zeigen Sie Ihrem Arbeitgeber dabei auf, dass die Arbeit im Homeoffice keine Nachteile in Bezug auf Ihre Produktivität zur Folge hat. Überzeugen Sie Ihren Vorgesetzten davon, dass die Erreichbarkeit auch am Heimarbeitsplatz zu jeder Zeit gewährleistet werden kann und Sie über die entsprechenden Räumlichkeiten verfügen, um konzentriert und effektiv zu arbeiten. Heben Sie außerdem die Vorteile hervor, die sich sowohl für Sie als Arbeitnehmer als auch für Ihren Arbeitgeber ergeben. So erfordern einige Aufgaben volle Konzentration, welche im Homeoffice oft einfacher gewährleistet werden kann, als im Großraumbüro des Arbeitgebers.

Wie so oft im Leben kann auch das Timing bei dem Gesuch nach einer Homeoffice-Regelung wichtig sein. Überprüfen Sie auch Ihre eigene Arbeitsleistung. Die Chance, dass Ihr Antrag genehmigt wird, steigt, wenn Sie nachgewiesen haben, dass Sie auch im Homeoffice vollen Einsatz für Ihre Arbeit zeigen.

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice

Um Homeoffice einzuführen, muss auch in den privaten Räumen der Arbeitsschutz eingehalten und die rechtlichen Vorgaben zur Sicherheit und dem Gesundheitsschutz erfüllt werden.
Um dies zu gewährleisten, hat sich laut Arbeitsstättenverordnung der Arbeitgeber um die notwendige Ausstattung für seine MitarbeiterInnen zu kümmern. Hier gelten dieselben Anforderungen wie für Arbeitsplätze in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers. Dazu zählen insbesondere die ergonomischen Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze, z.B. Größe des Schreibtisches oder  Bildschirmgröße

Wie Sie Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz optimal ausstatten und einrichten, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag im Detail:

Wer trägt die Kosten des Homeoffice?

Durch die Arbeit im Privatbereich entstehen zusätzliche Kosten für den Beschäftigten. Bei der Bewertung, wer die Kosten tragen muss, gilt grundsätzlich: Der Arbeitgeber muss für sämtliche Kosten aufkommen, die nötig sind, um dem Arbeitnehmer zu ermöglichen, seine Arbeit ausführen zu können. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, das Büromaterial und die entstehenden Kosten für Strom, Wasser und Internet tragen muss.
Während die Kosten für den Arbeitscomputer oder das Druckerpapier recht einfach und eindeutig ermittelt werden können, gestaltet sich dies bei den Kosten für Strom und Wasser deutlich schwieriger. Um zu vermeiden, dass sämtliche Einzelposten geprüft werden müssen, ist der gängige und pragmatische Ansatz, die Behandlung der anfallenden Kosten ebenfalls in der Zusatzvereinbarung festzuhalten.

Darf sich der Arbeitgeber den Homeoffice-Arbeitsplatz ansehen?

Um seiner Pflicht, den Arbeitsplatz auf Gefährdungen der Arbeitssicherheit oder Gesundheit zu beurteilen, nachzukommen, hat der Arbeitgeber das Recht und die Pflicht, den Arbeitsplatz im Privatbereich zu überprüfen. Dies bedeutet aber nicht, dass der Arbeitgeber unangemeldet Zutritt zu den privaten Räumen des Mitarbeiters hat. Stattdessen sollte über die Zusatzvereinbarung die Zutrittsberechtigung schriftlich vereinbart werden. Darin wird definiert, wann und wie oft der Arbeitgeber überprüfen kann, ob die Arbeitsschutzvorgaben eingehalten werden.

Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice

Gleich ob Homeoffice oder Arbeit im Büro – das Arbeitszeitgesetz unterscheidet in dieser Hinsicht nicht. Das bedeutet für die meisten Arbeitnehmer eine grundsätzliche Arbeitszeit von 8 Stunden am Tag. Macht es die Auftragslage erforderlich, sind kurzfristig auch Überstunden bis zu 10 Prozent der gewöhnlichen Arbeitszeit zu leisten.

Hinweis: Die Dokumentation der geleisteten Arbeitszeit im Homeoffice obliegt dem Arbeitnehmer. Auf Nachfrage muss diese dem Arbeitgeber vorgelegt werden können. Die Dokumentation kann in Form eines Stundenzettels erfolgen.

Unberührt vom Homeoffice bleibt auch das Recht auf Pausenzeiten. Ab einer Arbeitszeit von 6 Stunden besteht das Recht auf eine 30-minütige Pause. Bei mehr als 9 Stunden Arbeitszeit sind 45 Minuten Pause vorgeschrieben.

Ein Thema, welches gerade im Homeoffice von Bedeutung ist, sind Pausenzeiten zwischen den Arbeitstagen. Denn ist der Computer in Reichweite neigt man schnell dazu, auch abends noch einmal Mails zu checken oder eine Aufgabe für den Chef zu erledigen. Vorgeschrieben sind allerdings 11 Stunden Ruhe zwischen den Arbeitstagen.

Homeoffice und Datenschutz

Durch die Arbeit im Homeoffice entstehen zusätzliche Herausforderungen an den Datenschutz. Denn mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Privatbereich des Arbeitnehmers wächst die Gefahr eines unberechtigten Zugriffs durch Dritte. Zusätzlich steigt die Gefahr, wenn Mitarbeiter eigene Technik (Laptops, Smartphones oder Tablets) für die Arbeit nutzen. Um den Schutz der Daten zu gewährleisten  muss der Arbeitgeber organisatorische und technische Vorkehrungen treffen. Über die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag werden Beschäftigte verpflichtet, technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen einzuhalten. Des Weiteren muss der Zugriff auf Daten innerhalb des Firmennetzwerks über sichere Kommunikationswege möglich sein.

 

In unserem Experten-Interview mit Alexander Ingelheim, Co-Founder und CEO bei datenschutzexperte.de, erfahren Sie mehr zum Thema “Datenschutz im Homeoffice”.

 

Zum Interview: Homeoffice und Datenschutz