Wenn IT-Abteilung und Einkauf nicht an einem Tisch sitzen, wird’s teuer. Und zwar nicht nur in Euro, sondern auch in verlorener Zeit, Nerven und Innovationskraft. Denn moderne IT-Beschaffung ist kein Bestellformular mehr, sie ist ein strategischer Erfolgsfaktor.
Moderne Arbeitsumgebungen, hybride Modelle und Security-Anforderungen erfordern Investitionen in leistungsfähige, skalierbare IT-Ausstattung. Dabei hat die Wahl von Partnern, Finanzierungsmodellen und Prozessen langfristige Auswirkungen.
Die IT-Beschaffung im Unternehmen muss deshalb ganzheitlich und vorausschauend gedacht werden. Und der Prozess funktioniert nur, wenn technisches Know-how und wirtschaftlicher Blick zusammenspielen.
Die Realität? Sieht leider oft noch anders aus. Verschiedene Abteilungen, unterschiedliche Ziele, andere Sprachen. Dabei ist so viel mehr möglich, wenn man früher und besser zusammenarbeitet.
TL;DR – Was Du mitnehmen solltest
- Veränderte Anforderungen der Arbeitswelt und an IT-Security erfordern Investitionen in die IT-Ausstattung des Unternehmens.
- IT und Einkauf verfolgen oft unterschiedliche Ziele und sprechen zu selten miteinander.
- Frühe Zusammenarbeit verhindert Fehlkäufe, spart Geld und optimiert Prozesse.
- Device as a Service kann als Brücke zwischen beiden Teams fungieren.
Klare Rollenverteilung und gemeinsame Standards machen den Unterschied.
1. Woran die Zusammenarbeit zwischen IT und Einkauf oft scheitert
IT-Abteilung und Einkauf: Zwei Abteilungen, zwei Blickwinkel. Während die IT performante, skalierbare und zukunftssichere Systeme im Fokus hat, will der Einkauf günstige Preise, saubere Vertragsbedingungen und verlässliche Budgets. Beide Perspektiven sind absolut legitim. Nur leider werden sie oft nicht aufeinander abgestimmt.
In vielen Unternehmen wird die Zusammenarbeit zwischen IT und Einkauf zwar pro forma angestrebt, scheitert aber in der Praxis. Typische Hürden dafür, dass die IT-Abteilung andere Abteilungen, insbesondere den Einkauf, häufig erst spät in den Beschaffungsprozess einbezieht, sind:
Mangelndes Fachwissen
Ein oft genannter Grund für das späte Einbinden durch die IT ist das Vorurteil, der Einkauf bringt zu wenig technisches Verständnis mit. Doch dieses Bild wandelt sich: Immer mehr Einkaufsabteilungen setzen sich aktiv mit technischen Anforderungen auseinander und bauen so Brücken zur IT.
Angst vor Verzögerung
Gerade in dynamischen oder wachstumsstarken Unternehmen herrscht die Sorge, dass zusätzliche Abstimmungen Prozesse ausbremsen. Doch das Gegenteil ist der Fall: Wer sich frühzeitig zusammensetzt, spart später Zeit und Ärger.
Zu starker Kostenfokus
Ein häufiger Vorwurf an den Einkauf: zu starker Fokus auf den Preis, zu wenig Blick für technische Anforderungen. Aus Angst vor Reibungen wird das Procurement-Team daher oft erst ins Boot geholt, wenn die technische Entscheidung längst gefallen ist. Die Folge: Nachverhandlungen, Missverständnisse, unnötige Reibungsverluste. Und am Ende verliert das gesamte Projekt an Tempo und Qualität.
2. Warum sich echte Zusammenarbeit lohnt
Für IT-Manager steht viel auf dem Spiel: Systeme und Ausstattung müssen performen, sicher und skalierbar sein und gleichzeitig reibungslos im Unternehmen laufen. Gleichzeitig dürfen die Kosten nicht ausufern. All das gelingt nur, wenn die IT nicht allein entscheidet, sondern frühzeitig mit dem Einkauf zusammenspannt. Denn: Die Kombination aus technischem Know-how und wirtschaftlichem Blick schafft echten Mehrwert: strategisch und operativ.
Fehlentscheidungen vermeiden
Die IT weiß, was gebraucht wird. Der Einkauf weiß, wie man Angebote vergleicht, Verträge absichert und Budgets optimal nutzt. Wenn beide ihre Stärken zusammenbringen, entstehen Lösungen, die sowohl technisch als auch wirtschaftlich passen. Wird die Abstimmung vernachlässigt, drohen überdimensionierte Geräte, unpassende Lizenzmodelle oder Service-Level, die im Ernstfall nicht halten, was sie versprechen. Das kann teure Folgen haben.
Reibungsverluste reduzieren
Wenn jeder für sich arbeitet, entstehen doppelte Schleifen, Missverständnisse und Zuständigkeitslücken. Vor allem bei größeren Rollouts kann das zum Risiko werden. Die IT plant die Infrastruktur, der Einkauf sichert die Beschaffung ab. Nur gemeinsam lassen sich Implementierung, Support und Updates effizient steuern.
Kosten senken durch kluge Planung
Studien zeigen: Durch frühzeitige Bedarfsplanung und klare Einkaufsprozesse lassen sich bis zu 15 % der IT-Beschaffungskosten sparen. Für IT-Manager heißt das: mehr Budgetspielraum für Innovationen, weniger Ärger mit spontanen Nachbestellungen oder langen Lieferzeiten.
Beschaffung als Innovationstreiber
Richtig organisiert, wird der Beschaffungsprozess zur strategischen Stärke. Mit dem Einkauf als Partner lassen sich Prozesse standardisieren, Anbieter langfristig binden und flexible Modelle wie Device as a Service etablieren. Alles Dinge, die der IT helfen, schnell und effizient zu skalieren.
| Fehlerquelle | Kosten pro Gerät (€) | Gesamtkosten (100 Geräte, €) |
|---|---|---|
| Unklare Vertragskonditionen | 90 | 9.000 |
| Teure Einzelbestellungen statt Rahmenvertrag | 70 | 7.000 |
| Verzögerungen durch fehlende Lieferplanung | 80 | 8.000 |
| Gesamtkosten | 24.000 |
Wenn der Einkauf zu spät kommt: Ein Rechenbeispiel
Ein Rollout von 100 Geräten steht an. Die IT hat alles spezifiziert, aber der Einkauf wird erst spät eingebunden. Das sind mögliche Folgen:
Fehlerquelle: Unklare Vertragskonditionen
Wenn der Einkauf spät oder gar nicht eingebunden wird, fehlen oft klare Regelungen zu Support, Rückgabe, SLAs oder Garantieleistungen. Die Folge: Die IT muss später nachverhandeln oder aufwändigere Servicepakete buchen, um Ausfälle abzusichern.
Kosten durch z. B. verlängerte Supportverträge, nachträgliche Absicherung oder Rechtsberatung (ca. 50–130 €) pro Gerät sind realistisch, je nach Umfang.
Zusatzkosten pro Gerät: 90 €
Zusatzkosten 100 Geräte: 9.000 €
Fehlerquelle: Teure Einzelbestellungen statt Rahmenvertrag und nicht ausgeschöpfte Mengenrabatte
Ohne Einkaufsstrategie oder Volumenbündelung bestellt die IT womöglich direkt beim Hersteller oder über Einzellieferanten. Oft erfolgt das ohne Mengenrabatt, mit höheren Preisen und schlechteren Konditionen.
Im Vergleich zu einem Rahmenvertrag, zentralen Ausschreibungen oder Mengenrabatten entstehen schnell 5–10 % Mehrkosten pro Gerät. Bei Geräten für 700–1.000 € ergibt das rund 70 €.
Zusatzkosten pro Gerät: 70 €
Zusatzkosten 100 Geräte: 7.000 €
Fehlerquelle: Verzögerungen durch fehlende Lieferplanung
Ohne frühzeitige Abstimmung kommt es zu Lieferengpässen oder nicht abgestimmten Rollout-Zeitplänen. Die IT wartet auf Geräte, Projekte verzögern sich, Mitarbeitende können nicht arbeiten.
Arbeitsausfall, Produktivitätsverluste und Projektverzögerungen führen so zu indirekten Kosten von 80 € pro Gerät – konservativ gerechnet.
Zusatzkosten pro Gerät: 80 €
Zusatzkosten 100 Geräte: 8.000 €
| Fehlerquelle | Kosten pro Gerät (€) | Gesamtkosten (100 Geräte, €) |
|---|---|---|
| Unklare Vertragskonditionen | 90 | 9.000 |
| Teure Einzelbestellungen statt Rahmenvertrag | 70 | 7.000 |
| Verzögerungen durch fehlende Lieferplanung | 80 | 8.000 |
| Gesamtkosten | 24.000 |
→ 24.000 € unnötige Kosten, weil der Einkauf zu spät eingebunden wurde und wichtige Potenziale ungenutzt blieben.
Exkurs: Wie Device as a Service Einkauf und IT zusammenbringt
In der IT-Beschaffung liegt der Fokus längst nicht mehr nur auf dem Gerätekaufpreis. Denn der ist nicht mehr stabil oder gar sinkend. Im Gegenteil: Steigende Preise für Komponenten, globale Lieferkettenprobleme und geopolitische Unsicherheiten sorgen dafür, dass die Hardwarekosten derzeit hoch bleiben.
Das bedeutet: Wer heute wirklich sparen will, muss an anderer Stelle ansetzen – nämlich bei Prozessen, Verwaltung und Support. Genau hier spielt Device as a Service (DaaS) seine Stärken aus. Das Mietmodell liefert Laptops, Smartphones und sonstiges IT-Equipment inklusive Rollout, Support und Rückgabe – und entlastet so IT und Einkauf zugleich.
Was DaaS besonders macht: Es bringt die Perspektiven beider Abteilungen in Einklang – und schafft einen ganzheitlichen Beschaffungsansatz.
| Perspektive | Herausforderung | Wie DaaS unterstützt |
|---|---|---|
| IT | Benötigt skalierbare, standardisierte Hardware, reibungslose Rollouts und effiziente Verwaltung | DaaS liefert vorkonfigurierte Geräte, übernimmt Rollout & Rückgabe, bietet integrierten Support |
| Einkauf | Möchte planbare Kosten, geringe Kapitalbindung und schlanke Prozesse | DaaS bietet monatliche Raten (OPEX), reduziert CAPEX und spart Verwaltungsaufwand |
| IT & Einkauf | Müssen Security, DSGVO und Lifecycle sauber managen | DaaS-Anbieter übernehmen DSGVO-konformes Offboarding und zertifizierte Datenlöschung |
Statt komplexer Abstimmungen zwischen IT, Einkauf, HR und Finance, gibt es mit DaaS einen zentralen, zuverlässigen Servicepartner. Für wachsende Organisationen wird die IT-Beschaffung dadurch nicht nur flexibler, sondern auch zukunftssicher.
➡️ Mehr zu den Vorteilen von IT-Miete findest du in unserem Beitrag: Kauf, Leasing oder Miete von IT-Ausstattung: Was lohnt sich wirklich?
Best Practices: So klappt’s mit der Zusammenarbeit
Wie gelingt die Zusammenarbeit konkret? Es braucht mehr als gute Absichten. Wer IT- und Einkaufsprozesse wirklich verzahnen will, muss strukturiert vorgehen, mit klaren Verantwortlichkeiten, etablierten Standards und gemeinsamen Daten. Diese Best Practices helfen Dir, die Zusammenarbeit auf ein neues Level zu heben:
- Interdisziplinäre Projektteams bilden: IT, Einkauf, ggf. HR gemeinsam von Anfang an einbinden.
- Standardprozesse definieren: IT-Kataloge, zentrale Richtlinien, feste Auswahlprozesse.
- Lifecycle gemeinsam managen: Vom Bedarf bis zur Rückgabe gemeinsam denken.
- Rollen klar verteilen:
- IT: Technische Spezifikationen, Kompatibilität, Sicherheitsanforderungen.
- Einkauf: Anbieterbewertung, Vertragsgestaltung, Kostenkontrolle.
- Daten gemeinsam nutzen: Asset-Daten, Nutzung, Service-Level zentral auswerten.
Fazit: Bessere IT-Beschaffung beginnt mit besserer Zusammenarbeit
IT-Beschaffung ist heute weit mehr als ein operativer Bestellprozess. Sie ist ein strategischer Hebel für Effizienz, Sicherheit und Wachstum. Und entsprechend hoch sind die Anforderungen an Prozesse, Auswahlentscheidungen und Verantwortlichkeiten.
IT und Einkauf müssen diesen Weg gemeinsam gehen. Nur wenn beide Abteilungen eng verzahnt zusammenarbeiten, lassen sich technologische Anforderungen, wirtschaftliche Ziele und regulatorische Rahmenbedingungen gleichermaßen erfüllen.
Die Realität zeigt jedoch: Oft wird diese Zusammenarbeit zu spät oder nur oberflächlich umgesetzt mit spürbaren Folgen für Kosten, Geschwindigkeit und Qualität.
Wer zukunftssicher aufgestellt sein will, braucht:
- Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten
- Standardisierte, skalierbare Prozesse
- Einen strategischen Blick auf Total Cost of Ownership
Gerade in dynamischen Unternehmen kann ein Modell wie Device as a Service (DaaS) eine entscheidende Rolle spielen. Es reduziert Komplexität, entlastet interne Ressourcen und schafft einen gemeinsamen Nenner für IT, Einkauf und Management: effizient, flexibel und planbar.
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