Remote Onboarding: So gelingt das digitale Onboarding

Die Arbeitswelt befindet sich nicht zuletzt aufgrund der Corona-Situation in einer Zeit des Wandels. Der Wechsel zum hybriden Arbeitsmodell wird in vielen Unternehmen bereits vollzogen und zukünftig die neue Normalität darstellen. Teil dieser neuen Normalität wird auch das Remote Onboarding neuer Mitarbeiter*innen sein. Wir teilen unsere Erkenntnisse der vergangenen Monate und Best Practises, wie das digitale Onboarding in Eurem Unternehmen gelingen kann.

Das Wichtige zu Beginn: Die passende Ausstattung

Damit Deine neuen Kolleg*innen bereits vom ersten Tag an voll einsatzfähig sind, sollten sie bereits von Tag 1 an mit allem Nötigen für die Arbeit im Homeoffice oder Remote Work ausgestattet sein.

Remote Onboarding - Büroeinrichtung

Bei Lendis besteht das Equipment aus zwei Paketen. Zum einen statten wir alle Mitarbeiter*innen mit der benötigten Büroeinrichtung aus. Das sind zunächst ein ergonomischer Schreibtisch sowie Bürostuhl. Was noch benötigt wird, um produktiv zu arbeiten (bspw. Tischleuchte, Rollcontainer oder ähnliches), kann jede*r Mitarbeiter*in darüber hinaus selbst entschieden.

Remote Onboarding - Technik mieten
Außer einem ergonomischen Arbeitsplatz ist das Wichtigste natürlich die technische Ausstattung. Hierfür erhält jede*r Mitarbeiter*in einen Laptop, einen zusätzlichen Monitor sowie Tastatur und Maus als Grundausstattung. Was dann noch gebraucht wird, häufig etwa ein Diensthandy, ist meist abhängig vom Aufgabengebiet und wird individuell geklärt. Die wichtigsten Programme, wie etwa die klassischen Office-Programme, Videokonferenz-Software und Kollaborations-Tools sind bereits installiert, sodass unsere Neuen sofort loslegen können.
Sämtliche Ausstattung liefern wir bereits einige Tage vor dem ersten Arbeitstag. So kann man sich entspannt mit den neuen Geräten vertraut machen und sich seinen Arbeitsplatz in Ruhe einrichten
Remote Onboarding - Ausstattung im Lendis Shop bestellen

Für die Ausstattung unser Neustarter nutzen wir unsere eigens entwickelte Lendis Plattform. Auch Kunden von Lendis haben Zugriff darauf. Über die Plattform lassen sich mit wenigen Klicks die gewünschten Büromöbel und technischen Geräte bestellen und sämtliche Bestellungen verwalten. So behalten wir stets den Überblick und stellen sicher, dass jede*r Kolleg*in rechtzeitig und vollständig ausgestattet ist.

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Kommunikation is King

Das Onboarding ist ein wichtiger Teil der Employer Experience. Kommunikation ist der Schlüssel, damit sich neue Mitarbeitende direkt vom ersten Tag an willkommen und integriert im neuen Unternehmen fühlen.
Wartet damit nicht bis zum ersten Arbeitstag. Sendet Euren neuen Kolleg*innen schon einige Tage vor Antritt der neuen Stelle eine E-Mail, in der ihr häufig gestellte Fragen aus der Vergangenheit beantwortet und lasst sie wissen, dass sich Euer Unternehmen auf die Neustarter freut.
Nichts schafft mehr Vertrauen und ein positives Gefühl als persönlicher Kontakt. Begrüßt neue Mitarbeiter*innen am besten in kurzen Einzelgesprächen. So fühlt man sich beachtet und wertgeschätzt. Durch Videokonferenzen mit dem neuen Team fühlt man sich auch direkt fachlich angekommen. Um die neuen Team-Mitglieder auch persönlich besser kennenzulernen, sind virtuelle Kaffeepausen mit einzelnen Kolleg*innen eine angenehme Ergänzung.
Bei Lendis lernen die New Starter in den ersten Wochen außerdem alle anderen Abteilungen kennen. In kurzen Sessions stellen die Teams sich und ihre Aufgaben vor. So ist von Beginn an klar, wer für welche Aufgaben im Unternehmen verantwortlich ist und an wen entsprechende Fragen gerichtet werden können. Unbekannte Gesichter gibt es dadurch nicht und man hat direkt einen persönlichen Kontakt zu allen Personen im Unternehmen.

Persönliche Onboarding-Mentor

In den ersten Tagen müssen viele Eindrücke verarbeitet werden und es ergeben sich zahlreiche Fragen. Ein Onboarding-Mentor ist hier Gold wert.

Remote Onboarding - Onboarding Mentor

Als direkte*r Ansprechpartner*in und Bezugsperson begleitet er oder sie den Neustarter in den ersten Tagen, stellt andere Kolleg*innen vor, zeigt Abläufe im Unternehmen, beantwortet Fragen und macht den Einstieg in die neue soziale Umgebung dadurch deutlich einfacher.

Umgang mit Remote Work vermitteln

Nicht jeder ist sicher im Umgang mit Remote Work. Für manch einen sind Videokonferenzen und der digitale Informationsaustausch noch immer unbekanntes Terrain. Doch in einer hybriden Arbeitswelt können Besprechungen und die digitale Zusammenarbeit nur dann effektiv gelingen, wenn jede*r Mitarbeiter*in vertraut mit den wichtigsten Tools ist.

Stelle sicher, dass alle Neustarter in den ersten Tagen eine kurze Einführung in die regelmäßig genutzten Tools für die Zusammenarbeit bekommen. Bei Lendis nutzen wir Zoom Meetings und Slack für die interne Kommunikation. Das Aufsetzen von Meetingräumen, Ein- und Ausstellen von Kamera und Audio, das Versenden von Dateien oder Erwähnen von Kolleg*innen in Gruppen-Chats sind hier wesentliche Funktionen, die alle Mitarbeitenden beherrschen müssen.

Software-Schulungen

Mehr als 20 unterschiedlichen Tools nutzen wir durchschnittlich, um unsere täglichen Aufgaben zu erledigen. Das beginnt mit Text- und Tabellenverarbeitung oder dem Kalender und endet bei fachspezifischen Programmen. Damit auch der produktive Teil der Arbeit erfolgreich ist, sollten Eure neuen Team-Mitglieder schnell auch Sicherheit im Umgang mit dem täglichen Handwerkszeug erlangen. Doch in Zeiten von Remote Work fehlt der oft hilfreiche Blick über die Schulter des Kollegen oder der Kollegin.

Digitale Schulungen für die wichtigsten Programme können eine effektive Hilfe sein, um die Grundfunktionen der einzelnen Programme zu vermitteln. Die Formate können ganz unterschiedlich sein. Voraufgezeichnete Programm-Demos oder digitale Produkt-Touren eignen sich meist sehr gut, um die Funktionsweise nachvollziehbar zu zeigen.

Begleitet neue Kolleg*innen

Das Thema Kommunikation sollte sich natürlich nicht auf die Anfangszeit beschränken. Auch wenn die ersten Tage mit vielen Eindrücken erfolgreich absolviert wurden, solltet Ihr einen regelmäßigen Austausch mit den neuen Kolleg*innen pflegen. Vor allem Vorgesetzte sollten sich die Zeit nehmen, in kurzen Pulse-Checks offene Fragen oder Probleme zu besprechen. Das zeigt den neuen Mitarbeiter*innen, dass sie wahrgenommen werden und ein wichtiger Teil des Teams sind.