40 % der Bürofläche werden nicht genutzt! Bei Ihnen auch?

Der Open Space im Showroom des Berliner PropTech Start-ups intertempi

40 Prozent der Bürofläche werden im Arbeitsalltag nicht genutzt. Wie effizient nutzen Sie Ihr Office? Das können Sie entweder versuchen selbst einzuschätzen oder einfach die Experten von intertempi fragen. Denn sie bringen Technologie in Büros und finden heraus, wie Mitarbeiter ihre Büroräume nutzen. Wir haben den Showroom des PropTech Start-ups intertempi in Berlin-Tempelhof besucht und mit Gründer Dr. Florian Mann gesprochen.

Stehtische sind eine gesunde Abwechslung zum Arbeiten im Sitzen

Lendis: Im Spätsommer 2018 kam es zur Gründung des PropTech Start-ups intertempi.
Was hat euch dazu bewegt?

Florian: In Städten wie Berlin gibt es immer mehr Bedarf nach flexiblen Büros durch Start-ups, Corporate-Teams u. a. Wir haben intertempi gegründet, um zwei konkrete Probleme zu lösen: Büroflächenknappheit und temporären Leerstand. Und wie man auf den ersten Blick sehen kann, ist das eine Problem sogar die Lösung für das Andere.

Lendis: Das macht Sinn – temporärer Leerstand ist eine natürliche Lösung für die Knappheit von Büroflächen.

Florian: Eigentümer finden Leerstand richtig blöd. Dauerhaften Leerstand gibt es kaum noch, aber temporären Leerstand aus verschiedensten Gründen dagegen schon. Sei es, weil man das Gebäude umbauen will und auf die Baugenehmigung wartet oder man hat einen Langzeitmieter gefunden, der aber erst in ein paar Monaten einzieht. Oft werden diese Zwischenzeiten von Eigentümern sogar gar nicht als Leerstand wahrgenommen, da es bereits eine Langzeitlösung gibt. Da haben wir uns gesagt „das kann man doch zusammenbringen!“

Man nimmt diese Flächen, wandelt sie sehr schnell und sehr modular in einen Workspace um und stellt sie Start-ups, Projekt-Teams und anderen zur Verfügung, die sie brauchen. Für Eigentümer entstehen neue Einnahmen und man löst deren Leerstandsproblem, gleichzeitig löst man für Start-up Teams usw. das Problem, dass sie keine Offices mehr finden.

Pflanzen lockern das industrielle Flair des Gebäudes auf

 
 
 

Lendis: Doch intertempi ist ein PropTech Start-up und kein Anbieter von Coworking-Spaces.

Florian: Genau. Wir bieten eine Tech-Plattform an, damit Eigentümer und Flächenbetreiber die flexible Nutzung ihrer Flächen effizient managen können – und zwar möglichst automatisiert und technologie-gestützt. Wir haben zwar aktuell einen eigenen Space, aber es ist mehr ein Showroom, um an sich selbst zu lernen. Wir machen hier unseren „Test and Learn“-Ansatz, damit Partner und Kunden mal sehen können, wie unser Konzept funktioniert.

Doch wir wären kein Tech-Start-up, würden wir nicht auch eine Menge Technologie in die Workspaces bringen. Wir statten die Räumlichkeiten mit Sensoren aus, um zu verstehen: „Wie halten sich Menschen auf? Wie werden Räume genutzt? Welche Räume sind zu klein und welche zu groß? Welche sind ineffizient? Wie ist die Auslastung?“

Nicht zu vergessen das Thema Well-Being: Luftqualität, Temperatur usw. All das läuft zusammen in unsere Tech-Plattform, in der dann aus Big Data Insights generiert werden, die Aufschlüsse darüber geben, ob die Fläche optimal genutzt wird oder anders bewirtschaftet werden sollte.

Büros haben unterschiedliche Anforderungen – bei Lendis gibt es die passenden Bürotische

 

Pflanzen im Büro wirken nicht nur beruhigend, sie reinigen auch die Luft

Lendis: Stimmt. Well-Being und Gesundheit am Arbeitsplatz rücken immer weiter in den Vordergrund. Was tut ihr für die Kreativität und das Wohlbefinden der User?

Florian: Well-Being im Office … Das ist ein Zwischenspiel aus einem gut ausgestatteten Arbeitsplatz, dem Zugang zu Kreativ-, Projekt- und Rückzugsbereichen sowie einer angenehmen Arbeitsatmosphäre. Zum einen dürfen hier die ergonomischen Bürostühle und höhenverstellbare Tische nicht fehlen und zum anderen  – wir kennen es aus der Uni und Klassenräumen – gute Luft und eine passende Temperatur. Letzteres wird beides über die Tech-Plattform überwacht.

Wenn am Wochenende beispielsweise die Temperatur über einen Grenzwert steigt, der bereits durch Datenverläufe analysiert wurde, kann idealerweise direkt eine Push-Notification an einen Provider gesendet werden. Dieser schickt am besten gleich jemanden, der das Klimagerät repariert. Das ist „tech-enabled automated managing“ von Flächen. Hier muss der Betreiber nicht erst morgens kommen und merken: „Huch, hier ist es viel zu warm.“ So können Probleme direkt gelöst werden, wenn sie entstehen.

 

Well-Being ist auch getrieben durch Rückzugsbereiche: „Wo kann ich in Ruhe telefonieren, Pause machen, oder mich hinsetzen und mit anderen Leuten austauschen? Wo ist Platz für Brainstorming und Kreatives?“

Die Punkte Well-Being und Be-Creative sind für die Arbeitsflächen der Zukunft total relevant. Die Sensorik, mit der wir die Flächen ausstatten, werden den Betreibern helfen Well-Being zu ermöglichen. Und wenn man als Unternehmen einen Blick auf die Kosten wirft, stellt man schnell fest, dass das Allerteuerste nicht das Gebäude oder die Bürofläche sind, die man anmietet, sondern die Personalkosten seiner Mitarbeiter. Wenn man also das „Wohlfühlen“ der Mitarbeiter und somit auch deren Produktivität, Motivation und deren Energie verbessern kann, hat man nicht nur einen großen Einfluss auf seine Kosten, sondern erhält hoffentlich gleichzeitig glückliche Mitarbeiter.

 
 

Lendis: Eure Stärke ist es, flexibel und schnell zu reagieren.
So lag es auf der Hand, dass sich intertempi für eine flexible Büroausstattung entscheidet. Wie konnte Lendis euch unterstützen und wieso habt ihr euch für die Miete von Büroausstattung entschieden?

Florian: Lendis und intertempi sind der perfekte Fit. Eine Fläche, bei der intertempis Plattform zur Anwendung kommt, ist nicht „für die Ewigkeit“, sondern z. B. nur für 12 oder 24 Monate. Da ist Flexibilität unverzichtbar.

Ein anderer Faktor ist Schnelligkeit. Wenn man eine Fläche für 12 Monate mietet, kann man nicht 3–6 Monate für Umbau und Einrichten verlieren, sondern möchte in wenigen Wochen fertig sein und loslegen. Ihr seid mit Lendis und einer durchschnittlichen Lieferzeit von 3–4 Wochen sehr schnell und dadurch passt es hervorragend zusammen.

Außerdem wollen wir als intertempi ja nicht eigene Flächen vermieten, sondern bieten mit unserer Tech-Plattform auch die „Ausstattung von Flächen“ an, was dazu führen wird, dass intertempi und Lendis auf einer anderen Ebene zusammenarbeiten werden: Nicht nur wir werden Möbel von euch mieten, sondern direkt unsere Partner und Kunden durch die Tech-Plattform. Das ist die visionäre Entwicklung, die beidseitig sehr spannend ist.

Lendis: Was war euch in Bezug auf die Planung und Umsetzung der Ausstattung am wichtigsten bei eurem Showroom-Space?

Florian: Wir hatten a) ein Designteam, dass sich innerhalb unseres Konzepts überlegt hat „Wie kann man diese Fläche schnell und kostengünstig in etwas umwandeln, was cool und zeitgemäß ist, und eine Atmosphäre schaffen, in der Start-ups, Projekt-Teams usw. arbeiten wollen?“

Ich glaube das ist hervorragend gelungen, auch, weil Lendis’ Büromöbel clean und zeitgemäß sind und wir Räume mit den Möbeln flexibel nutzen können.

Besonders für den großen „Open Space“ war es uns wichtig eine Ausstattung zu bekommen, die eine Transformation in Nutzungsarten verschiedener Räume bedient. Morgens bis nachmittags Coworking, abends Eventfläche – das geht mit den gemieteten klappbaren Tischen auf Rollen und unseren stapelbaren Stühlen innerhalb von 10 Minuten. In den Team-Räumen war es dagegen total wichtig diese mit ergonomischen, gut funktionierenden und wertigen Möbel auszustatten.

 

„Es fehlt nichts, was man nicht auch in einem Kaufmodell hätte oder was besser wäre.“

Aspekt b) war der Cashflow. Ein gutes Beispiel ist hier unsere Kaffeemaschine im Pausenraum, sie kostet vielleicht 7.000 €. Da wir sie aber mit Lendis mieten, bezahlen wir nur eine kleine monatliche Rate, die unseren Cashflow verbessert. Wir wollen Kosten und Umsätze gleichschalten und keine riesigen Kosten upfront, wie es beim Kauf ist, sondern die Kosten Monat für Monat tragen, so wie auch die Umsätze reinkommen – monatlich.

 
 

Lendis: Einen Steinwurf vom Tempelhofer Feld entfernt liegt euer showroom Space. Coole LED-Lichter begrüßen uns im Eingang, auf dem Boden führen gelbe Linien entlang und drei unterschiedliche Grüntöne zieren Wände und Säulen.
Wieso habt ihr euch für diese Gestaltung entschieden?

Florian: Wir waren auf der Suche nach einem ansprechendem Design, das die Retro-Elemente des Gebäudes respektiert und gleichzeitig mit modernen Details für Frische sorgt. Wichtig war auch, dass das Designteam keine freie Hand hat. Sondern: Wir wollten ganz schnell sein und keine „Sunk Costs“ produzieren, da wir ja nicht wissen, wie lange wir diese Location nutzen werden.

Lendis: Wenn ich in einer eurer Flächen arbeiten möchte, wie gehe ich vor?

Florian: Das geht direkt auf unserer Webseite. Man kann mithilfe eines Buchungssystem die Mitgliedschaft anfragen, dann melden wir uns. Als Member kann man im Portal kommunizieren, die Membership verlängern oder kündigen, sowie verschiedene Räume mit „Digital Access“ buchen. Durch KIWI haben unsere Member 24 Stunden Zugang zu den Räumlichkeiten – Schlüssel sind überflüssig. Alles funktioniert digital und paperless. Außerdem kannst du dir jederzeit Dinge in deinem Warenkorb hinzubuchen: Wie beispielsweise Möbel von Lendis!

 

Lendis: Wie wird intertempi in der Zukunft aussehen?
Was ist eure Vision?

Florian: Wir wollen eine möglichst automatisierte Bewirtschaftung durch Technologie ermöglichen. Ein schönes Beispiel ist immer: Die Sensoren in unseren Meetingräumen wissen, ob es Bewegung gibt oder nicht. So werden Datenströme zwischen „Meetingraum ist (nicht) gebucht“, sowie „Meetingraum wird (nicht) genutzt“ miteinander verglichen. Dadurch kann festgestellt werden, ob er gebucht und genutzt oder gebucht und nicht genutzt wird – letzteres ist ein sogenannter „No Show“. Jetzt muss kein Community-Manager mehr nachschauen, ob der Raum tatsächlich genutzt wird, die Buchung wird von alleine aufgehoben und der Raum wieder freigegeben. Und diese Sensoren kann man überall anbringen.

Wir bedienen das Thema Operations einer Fläche mit dem Leitgedanken der Flexibilität. Corporates, Coworking-Spaces und kleinere Unternehmen sollen herausfinden können, ob sie ihre Büros effizient nutzen.

Zeitnah werden wir mit Partnern erste Flächen auf die Tech-Plattform schalten, die nicht von uns verwaltet werden – das wird spannend. Unsere Vision in 5 Jahren: Auf der Tech-Plattform werden hunderte Flächen gemanagt, von denen wir selbst vielleicht 5 betreiben, um weiter zu lernen und sie als Showrooms zu nutzen.

Vielen Dank für das Gespräch, Florian.