Die Entscheidung, neue Laptops, Smartphones oder Monitore zu kaufen, scheint auf den ersten Blick einfach: Listenpreis, Bestellung, fertig. Doch wer genauer hinschaut, stellt fest: Der Anschaffungspreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten.
Viele Unternehmen unterschätzen die sogenannten Hidden Costs – verdeckte Ausgaben, die sich erst im Laufe des Nutzungszyklus bemerkbar machen. Diese Zusatzkosten können IT-Budgets erheblich belasten, die Effizienz bremsen und langfristig wirtschaftliche Nachteile bringen.
Die größten versteckten Kosten beim Gerätekauf
1. Verwaltungsaufwand und interne Ressourcen
Mit jedem neuen Gerät steigen die Aufgaben: Bestellungen koordinieren, Inventar führen, Garantien verwalten, Supportanfragen bearbeiten.
Was bei zehn Geräten noch handhabbar ist, kann bei einer Flotte von 100 oder mehr schnell eine eigene Verwaltungsabteilung notwendig machen – mit entsprechenden Personalkosten. Aufgaben wie Rechnungsbearbeitung, Asset-Registrierung und IT-Asset-Entsorgung können sich so auf bis zu 85 € pro Gerät aufsummieren.
2. Reparaturen, Ausfallzeiten und Ersatzbeschaffung
Auch moderne und hochwertige Geräte bleiben nicht von Defekten verschont. Jedes ausgefallene Notebook bedeutet nicht nur Reparaturkosten, sondern auch unproduktive Arbeitszeit, Koordinationsaufwand und mögliche Projektverzögerungen. Fehlen zentrale Ersatzpools, wird Ersatz teuer und zeitkritisch.
Laut Forbes betragen die durchschnittlichen Kosten für eine IT-Ausfallzeit von einer Minute in Konzernen etwa 9.000 USD. Auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen hat IT-Downtime häufig signifikante Auswirkungen auf die Kosten.
3. Technologieveralterung und steigende Betriebskosten
Einmal angeschaffte Geräte werden oft länger genutzt, als technologisch sinnvoll ist. Alte Hardware verursacht höhere Supportkosten, Probleme bei Softwareupdates, ineffizienten Energieverbrauch – und letztlich eine reduzierte Mitarbeiterproduktivität.
4. Entsorgung und Datenlöschung
Ist ein Gerät ausgemustert, beginnt der nächste Prozess: sichere Datenlöschung nach DSGVO-Standards, Entsorgung oder Weiterverkauf.
Fehler können hier nicht nur teuer, sondern sogar rechtlich problematisch werden. Folglich führt eine unsachgemäße Entsorgung zu erheblichen finanziellen und reputativen Schäden führen.
5. Fehlkalkulation bei Bedarf und Nutzung
Kaufentscheidungen basieren oft auf Prognosen. Doch Märkte verändern sich: Teams wachsen schneller, Standorte werden geschlossen, Arbeitsmodelle wandeln sich. Geräte, die „für später“ gekauft wurden, veralten auf Lager und binden Kapital, ohne Nutzen zu stiften.
Was IT-Manager aus den Hidden Costs lernen können
Versteckte Kosten sind real – und sie addieren sich schneller, als viele denken. Eine ganzheitliche Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) wird damit zur Pflicht für jede moderne IT-Strategie.
Wichtig ist:
- IT-Ausstattung muss nicht nur angeschafft, sondern auch verwaltet, gewartet und sicher entsorgt werden.
- Planbare Budgets, flexible Skalierung und Entlastung operativer Aufgaben gewinnen massiv an Bedeutung.
💡 Ein Lösungsansatz: Mietmodelle bieten neue Spielräume
Mietmodelle – etwa im Rahmen von Device-as-a-Service (DaaS) – adressieren viele der genannten Herausforderungen:
- Wartung und Austausch sind häufig inklusive, Ausfallzeiten werden reduziert.
- Flexibilität in der Geräteanzahl erlaubt eine Anpassung an aktuelle Unternehmensbedürfnisse.
- Sichere Rücknahme und Datenlöschung sind standardisiert integriert.
- Liquidität bleibt erhalten, da hohe Anfangsinvestitionen entfallen.
Natürlich gilt:
Nicht jede Organisation braucht sofort eine vollständige Mietstrategie. Aber gerade in schnell wachsenden, hybriden oder dynamischen Unternehmen können Mietmodelle helfen, versteckte Kosten zu reduzieren und IT-Teams von operativen Aufgaben zu entlasten.
Was Unternehmen tun können, um Hidden Costs zu vermeiden
Hidden Costs verschwinden nicht von allein – sie müssen aktiv adressiert werden. IT-Manager:innen und Einkaufsteams sollten folgende Schritte einleiten:
1. Bestandsaufnahme und Kostentransparenz schaffen
Eine ehrliche Analyse der Gesamtkosten rund um die IT-Ausstattung offenbart schnell, wo Kosten versteckt auftreten: Wartung, Verwaltung, Reparaturen, Ausfallzeiten, Entsorgung.
2. Interne Abläufe optimieren – oder gezielt auslagern
Nicht jede Aufgabe muss (und sollte) intern gelöst werden. Wo eigene Prozesse zu aufwendig oder fehleranfällig sind, lohnt es sich, Outsourcing-Optionen zu prüfen – etwa für Geräteverwaltung, Support oder Rücknahme.
3. Partnerbeziehungen hinterfragen und neu aufsetzen
Auch bestehende Lieferanten oder IT-Partner sollten auf den Prüfstand:
- Stimmen Preis, Leistung und Reaktionsgeschwindigkeit noch?
- Können Services erweitert oder Standards verbessert werden? Strategische Partnerschaften sind entscheidend, um Aufwand und Hidden Costs nachhaltig zu reduzieren.
4. IT-Beschaffung als strategische Aufgabe verstehen
Statt IT als einmaliges Projekt oder reine Sachmittelverwaltung zu sehen, sollten Unternehmen IT-Beschaffung strategisch denken und das Thema entsprechend aufsetzen:
- Lebenszyklen berücksichtigen
- Skalierbarkeit und Flexibilität einplanen
- Sicherheit und Effizienz in den Mittelpunkt rücken
5. Alternative Modelle ernsthaft in Betracht ziehen
Wer bei der klassischen Kaufstrategie bleibt, trägt die meisten Kosten und Risiken selbst. Mietmodelle wie Device-as-a-Service (DaaS) übernehmen viele Aufgaben automatisch:
- Verwaltung, Wartung, Austausch, Rücknahme inklusive
- Skalierbarkeit bei Bedarf
- Liquiditätsvorteile durch OPEX-Finanzierung
In Summe bedeutet das: In vielen Fällen ist die IT-Miete nicht nur flexibler und risikoärmer – sie ist tatsächlich auch wirtschaftlich günstiger als der klassische Kauf.
➡️ Wie genau eine strategische Beschaffung und Finanzierung aussehen kann, zeigen wir ausführlich im Ratgeber: Beschaffung & Finanzierung von IT-Hardware – Strategien, Prozesse & Partnerwahl
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