Deep Work – versinken Sie in Konzentration, nicht in Arbeit!

Preisfrage: Wann sind Sie so richtig produktiv? Wenn Sie auf drei Bildschirmen gleichzeitig herumwuseln, Mails tippen, einen flüchtigen Blick auf die Meeting-Notification auf dem Smartphone werfen und gleichzeitig noch schnell etwas mit einem Kollegen klären? Oder doch eher, wenn Sie sich abschotten und Ihre Aufmerksamkeit ausschließlich auf eine einzige Tätigkeit richten? 

concentrated-work-deep-work-produktiviaet-lendis.jpg

Auch wenn die meisten Menschen reflexartig für den Multitasking-Ansatz Partei ergreifen, ist genau dieser Gift für die Produktivität. Genau das hat schon die Unternehmensberatung McKinsey im Jahr 2012 herausgefunden. Demnach verbringen Wissensarbeiter mehr als 60 Prozent ihrer Arbeitswoche mit Internetrecherche und elektronischer Kommunikation. Allein 30 Prozent der Arbeitszeit gehen für simulierte Produktivität und wenig anspruchsvolle Tätigkeiten drauf. 

Zeit, die uns für produktives Arbeiten fehlt. Gerade in unserer anspruchsvollen Arbeitswelt ist es aber wichtig, dass wir voll konzentriert sind, um komplexe Probleme schnell und zielsicher zu erfassen. Dafür braucht es aber Ruhe. In einer Welt, die Produktivität mit hektischem Multitasking gleichsetzt, ist das nicht leicht umsetzbar, ohne als „unproduktiv“ abgestempelt zu werden. 

Der Informatik-Professor Cal Newport hat sich in seinem Buch „Deep Work“ diesem Thema angenommen. Deep Work ist ein Konzept zur Beseitigung von Konzentrationsschwächen, mit dem Sie Ihre Konzentration steigern und durch Selbstmanagement Ihre Produktivität erhöhen. Kennen Sie den rauschähnlichen Zustand beim Ausdauersport, der Sie selbst größte Strapazen leichtfüßig und mit einem Lächeln auf den Lippen bewältigen lässt? Genau diesen Zustand erreichen Sie mit Hilfe von Deep Work auch bei der Arbeit!

 

Das Problem mit der simulierten Produktivität

Es mag für andere vielleicht unheimlich produktiv aussehen, wenn Sie zehn Dinge gleichzeitig erledigen. Leider ist genau das Gegenteil der Fall, denn unser Gehirn ist biologisch nicht für das Multitasking ausgelegt. Wer zu viele Dinge gleichzeitig tut oder sich durch Störfaktoren ablenken lässt, kann sich auf nichts richtig fokussieren. Selbst kurze Unterbrechungen bringen unser Gedächtnis aus dem Tritt. 

Wir können nicht einfach dort weitermachen, wo wir zuletzt aufgehört haben. Unser Gehirn braucht eine ganze Weile, um die nötige Aufmerksamkeit zu bündeln. Bis der volle Konzentrations-Flow wiederhergestellt ist und Sie sich daran erinnern, wo Sie in Ihrem Gedankengang waren, können leicht 10–15 Minuten vergehen. 

team-work-deep-work-produktiviaet-lendis.jpg

Und jetzt rechnen Sie einmal zusammen, wie oft Sie am Tag durch E-Mails, Push-Nachrichten, Anrufe oder durch eine Zwischenfrage von Kollegen dabei unterbrochen werden, konzentriert zu arbeiten. Verzeihen Sie uns, wenn wir Ihnen die Illusion der absoluten Produktivität nehmen, aber von der vorgeblichen Produktivität bleibt da bei den Meisten von uns nicht mehr viel übrig. 

Dieses Problem ergibt sich sowohl aus externen Störungen, als auch durch selbst gewählte Ablenkung, mit der wir uns vorheucheln, produktiv zu arbeiten. Grund genug, dass Sie sich mit dem Deep-Work-Prinzip beschäftigen und wieder lernen, sich zu konzentrieren. Alles andere kostet Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit und Unternehmen bares Geld!

 
working-together-deep-work-produktiviaet-lendis.jpg

Was ist Deep Work?

Deep Work bedeutet übersetzt „tiefe Arbeit“ und meint, dass Sie tief in Ihrer Arbeit versinken. Dieser Zustand der Konzentration ist unbedingt notwendig, um durch die Fokussierung der Konzentration auf eine bestimmte Aufgabe einen Tunnelblick zu erzeugen. Beim Deep-Work-Konzept nach Cal Newport geht es um das Ausblenden aller Störfaktoren zugunsten der ablenkungsfreien Arbeit. Nur so können Sie das letzte Quäntchen an intellektuellem Potenzial aus Ihrem Verstand herausquetschen, um Mehrwert zu schaffen. 

Newport stellt diesem Optimalzustand für die Bewältigung komplexer Aufgaben wenig herausfordernde Arbeit als „Shallow Work“ gegenüber. Also Tätigkeiten, die sich tatsächlich per Multitasking kombinieren lassen. So etwa ein Schwätzchen mit den Kollegen halten, während Sie Papier im Drucker nachfüllen und gleichzeitig ein Softwareupdate ausführen. Mit den folgenden Konzentrationsübungen können Sie Ihre Konzentration steigern.

 

Tipp 1 – Fast wie ein Mönch im Kloster

Nein, Sie sollen sich keine Tonsur rasieren, eine Kutte tragen oder ein Schweigegelübde ablegen. Wenn Sie zumindest in Teilzeit in Ihr ganz persönliches Bergkloster abseits aller Ablenkungen einziehen, reicht das schon völlig aus. Das Ausblenden aller möglichen Ablenkungen ist die Grundlage, wenn Sie wirklich produktiv und konzentriert arbeiten möchten. 

Schotten Sie sich zur Erledigung einer wichtigen Aufgabe wie ein Mönch im Kloster ab, indem Sie das Netzwerkkabel aus dem Rechner ziehen, das Smartphone in den Flugmodus schalten und ein „Bitte nicht stören“-Schild an der Bürotür, an Ihrem Platz anbringen oder in Ihrem Slack-Status vermerken. Bleiben Sie so lange in der Rolle des Mönchs, bis Sie Ihre Aufgabe erledigt haben oder ein selbst gestecktes Ziel erreicht ist.

Tipp 2 – Ziele, Dealines und Belohnungen

Wer produktiv und konzentriert arbeiten möchte, muss nicht nur für eine ablenkungsfreie Umgebung sorgen, sondern auch ein Ziel vor Augen haben. Setzen Sie sich also selbst Ziele, definieren Sie fixe Deadlines und schreiben Sie eine Belohnung für die Erfüllung Ihrer Ziele aus. Sie wissen ja, mit Speck fängt man Mäuse – mit Belohnungen Führungskräfte. 

Lernen Sie, Aufgaben zu priorisieren und investieren Sie Ihre volle Aufmerksamkeit gleich zu Beginn des Tages in die dringlichste und komplexeste Aufgabe. Viele Menschen neigen dazu, komplexe oder unangenehme Aufgaben vor sich herzuschieben, was den Stress unnötig erhöht. Selbst gesetzte Deadlines, die mit einer Belohnung verbunden sind, erhöhen Ihre Produktivität und Ihre Motivation deutlich.

Tipp 3 – Zünden Sie den Produktivitätsturbo

Trotz aller Maßnahmen ist es nicht möglich, die maximale Konzentration über fünf, acht oder zehn Stunden am Tag aufrechtzuerhalten. Ihr Geist muss sich zwischendurch erholen. Besser ist es, wenn Sie Ihren Tag durchstrukturieren und sich feste Zeitfenster setzen. Zeitfenster für „Shallow-Work“ und Zeitfenster, in denen Sie den Produktivitätsturbo für Deep Work zünden. Jede dieser Phasen sollte an konkrete Ziele gekoppelt sein, die gerne auch etwas ambitionierter gesteckt sein dürfen. Selbst wenn Sie dann nur 80 Prozent Ihrer Zielmarke erreichen, können Sie sich für einen produktiven Arbeitstag auf die Schulter klopfen.

 
diver-ocean-deep-work-produktiviaet-lendis.jpg

Tipp 4 – Konzentration lernen mit Ritualen

Rituale sind für unser Gehirn ein wichtiger Mechanismus für die Fokussierung auf unsere Arbeit. Beginnen Sie einen Arbeitstag oder eine Ihrer Deep-Work-Phasen immer mit einem Ritual, um Ihr Gehirn auf Höchstleistung zu polen. Atemtechniken sind eine hervorragende Möglichkeit, um einen Konzentrations-Boost zu erhalten oder eine zeitweise Konzentrationsschwäche zu unterbrechen. 

Der ehemalige US-Navy Seal Mark Devine beschreibt in seinem Buch „Unbezwingbar wie ein Navy Seal - Resilienz und mentale Stärke für Erfolg auf höchster Ebene“ die sogenannte „Fischglastechnik“. Bei dieser Atemübung stellen Sie sich Ihren Kopf wie ein trübes Fischglas voller wirrer Gedanken vor. Mit jedem Atemzug wird das Wasser – sprich Ihr Kopf – klarer, bis Sie vollständig konzentriert arbeiten können. Und so funktioniert es:

1. Atmen Sie für fünf Sekunden tief ein.
2. Halten Sie die Luft für fünf Sekunden in Ihren Lungen.
3. Atmen Sie für fünf Sekunden aus, bis alle Luft aus Ihren Lungen entwichen ist.
4. Verharren Sie fünf Sekunden mit leeren Lungen, bevor Sie von vorne beginnen.

Nach etwa 15–20 Durchgängen werden Sie merken, dass Sie durch die spezielle Art der Atmung einen echten Tunnelblick entwickelt haben. Dieser hält eine ganze Weile an und lässt Sie voll konzentriert arbeiten. Wenden Sie diese Technik auch dann jedes Mal an, wenn das gedankliche Chaos in Ihrem Kopf überhandnimmt, um in die Deep Work-Phase zurückzukehren.

 

Tipp 5 – Konzentration lernen heißt „nein“ sagen lernen

Sie kennen das: Ein netter Arbeitskollege komm an Ihren Platz und bittet Sie um einen Gefallen. Natürlich tun Sie ihm diesen Gefallen, schließlich sind Sie ein netter Mensch. Andere Situation: Ein guter Kunde kommt mit einem Auftrag auf Sie zu, der recht gut bezahlt ist. Allerdings ahnen Sie bereits, dass Sie mehr Arbeit als gewohnt in diesen Auftrag investieren müssen, da Sie thematisch nicht ganz sattelfest sind. Aus Verbundenheit sagen Sie dennoch zu. 

Beides ist kein Problem, wenn es sich um Einzelfälle handelt. Leider neigen die meisten motivierten Menschen dazu, zu oft „ja“ zu sagen. Das Ergebnis: Sie sind überlastet, arbeiten ineffizient und Ihre Produktivität fällt ebenso in den Keller wie die Motivation – ein echter Teufelskreis. Lernen Sie daher, auch einmal „nein“ zu sagen. Vor allem dann, wenn die Zeit für zusätzliche Belastungen ungünstig ist. Hören Sie dabei auf Ihr Bauchgefühl. Ihr Bauch ist intelligenter als Sie denken.

 

Mit Deep Work Ziele erreichen

Nicht nur für Führungskräfte ist konzentriertes und produktives Arbeiten der Schlüssel zum Erfolg. Gerade in Zeiten des omnipräsenten Multitaskings ist die Rückbesinnung auf die Fokussierung für alle Mitarbeiter eines Unternehmens besonders wichtig. Immerhin kann das Gehirn durch dauerhaftes oberflächliches Arbeiten im sogenannten Shallow-Work-Bereich die Fähigkeit zum konzentrierten Arbeiten verlieren. 

Wohin es führt, wenn kaum jemand mehr dazu in der Lage ist, komplexe Probleme von Anfang bis Ende zu durchdenken, zeigt bereits so manches Großprojekt der öffentlichen Hand – man denke an die zahlreichen Verschiebungen der Eröffnung des Berliner Flughafen „BER“. Also steuern Sie gegen und machen Sie sich die Konzentrationsübung des Deep-Work-Konzepts für Ihr Selbstmanagement und Ihr Unternehmen zunutze.