Drückst Du Dich falsch aus? Mit diesen 7 Tipps kommunizierst Du richtig!

51 % der Angestellten fühlen sich durch digitale Kommunikation belastet

Nach einer gängigen Definition ist Kommunikation das Teilen und Verteilen von Information. Aber daran, betrachtet man die laufende Diskussion, scheint es im Büro allenthalben zu hapern. Und dabei haben wir doch all diese neue Informations- und Kommunikationstechnologien am Workplace eingeführt. Dazu noch transparente Strukturen und flache Hierarchien. Was läuft also falsch?

Denn dass etwas falsch läuft, legen auch wissenschaftliche Studien nahe. So bilanziert Professor Daniel Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart, dass sich inzwischen 51 % der Angestellten durch E-Mails bei der Arbeit eher be- als entlastet fühlen – vor 5 Jahren sind es nur 42 % gewesen. Die Befragten geben weiter an, dass etwa 10 % Ihrer Arbeitszeit durch die E-Mail Flut verschwendet werden. Fast ebenso hoch liegt die Arbeitszeitverschwendung durch ineffiziente Besprechungen …

Neue „Werkzeuge“ allein reichen also nicht zur Kommunikationsoptimierung. Sie müssen richtig genutzt und ihr Gebrauch intelligent koordiniert werden. Und sie müssen natürlich auf die Menschen im Büro zugeschnitten sein. Unsere sieben Praxis-Tipps sollen Dir Anregungen geben, wie Du die interne Kommunikation in die richtigen Bahnen lenken kannst. Hin zu mehr Effizienz, weniger Zeitverschwendung und mehr Spaß an der Arbeit.

7 TIPPS FÜR BESSERE KOMMUNIKATION

1. Gute Kommunikation braucht Regeln

Regeln sollen kein Selbstzweck sein. Gute Regeln machen die Kommunikation im Team effizienter und transparenter. So muss allen Mitarbeitenden klar sein, ob Privatkommunikation – etwa in sozialen Netzwerken – im Betrieb erlaubt ist oder nicht. Und wenn ja, zu welchen Gelegenheiten und Zeiten. Bei internen E-Mails müssen alle wissen, in welchem Zeitrahmen eine Bearbeitung oder Antwort erwartet wird, auch wenn die Nachricht keine Deadline enthält. Leg fest, welche Nachrichten mit wem geteilt werden und wer in E-Mails in den CC (kurz für „carbon copy“ und auf Deutsch: „Durchschrift“) gesetzt werden sollte. So verhinderst Du, dass wichtige Mails in einer einsamen Inbox stecken bleiben oder in der Flut der eingehenden Nachrichten untergehen.

2. Treffen Sie den richtigen Ton

Kommunikation im Office verbessern

Kommunikation verlangt Kompetenz, und das nicht nur bei den Inhalten. Wenn Du bei Deinem Gegenüber nicht den richtigen Ton triffst, führt das fast zwangsläufig zu Irritationen und Missverständnissen – Gift für jede gute Verständigung. Versuche, angemessen zu kommunizieren. Angemessen dem Gegenstand und den Mitarbeitenden gegenüber. Übertriebene Förmlichkeit beim Slack-Chat kann ebenso befremdlich wirken wie drei Emojis in einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten. 

3. Die Aufgaben bestimmen das Medium

Der beliebte Slack-Chat ist ein praktisches Kommunikationstool, welches als Software gut geeignet ist für die Abstimmung innerhalb eines Projekt-Teams. Allerdings nichts für Mitteilungen, die Du und andere später schriftlich brauchen. Unterscheide Situationen, in denen schnelle Reaktionen und Rückmeldungen gefordert sind, von solchen, in denen komplexe Inhalte im Team bearbeitet werden müssen. Bei ersteren kann eine Chat-Software das richtige Kommunikationsmittel sein, bei letzteren wäre zum Beispiel die Projektmanagement-Software ein geeignetes Arbeitsmittel.

4. Nutze Bilder für Deine Botschaften

Kommunikation im Office verbessern

Kommuniziert wird nicht nur über die Sprache. Mache Dir diese Einsicht persönlich zu Nutze und bring Deine Botschaft zukünftig besser und einprägsamer an die Kolleg*innen. Lasse Bilder sprechen! Eine Umfrage von TechSmith und OnePoll unter Millenials hat ergeben, dass viele von diesen jüngeren Angestellten den herkömmlichen Kommunikationsstil im Büro für veraltet halten. 64 % der Befragten geben an, dass sie Inhalte besser und schneller begreifen, wenn sie visuell dargestellt werden. Merke: Screenshots und kurze Videos sagen oft mehr als viele Worte, sind direkt verständlich und eindrücklich.

5. Setz Deine Persönlichkeit ein

Vergiss niemals, wie wirkungsvoll ein persönliches Gespräch sein kann. Studien zeigen, dass persönliche Ansprache in der Regel weitaus effektiver ist als eine E-Mail – allerdings auch zeitintensiver. Setze diese Kommunikationsform also zielgerichtet ein. Und denke daran, dass ein solches Gespräch für einige Teammitglieder Stress bedeuten kann. Besonders, wenn es um Beurteilung oder Leistungsbewertung geht.

6. Wiederhole Dich ruhig

In der Informationsflut geht manch wichtiges Detail verloren oder wird falsch verstanden. Wenn Deine Botschaft sicher alle Adressaten erreichen soll, dann wiederhole sie ruhig. Fasse etwa nach Besprechungen noch einmal alle wichtigen Punkte und Ergebnisse explizit zusammen. Durch eine solche Wiederholung erhöht sich das Verständnis für das Gesagte.

7. Keine Angst vor neuen Ideen!

Kommunikation im Office verbessern

Ihr Stil der Mitarbeiterkommunikation kann Kreativität anregen oder erlöschen. Wenn Du Vorschläge nur diskutieren lässt, um danach eigene Vorstellungen durchzusetzen, dann verschwendest Du Zeit und vernichtest die Motivation Deines Teams. Freue Dich über neue Ideen und Impulse. Sie zeigen, dass Deine Mitarbeiter*innen sich Gedanken über ihr Tun machen und Verbesserungen für möglich und erstrebenswert halten.

Wo immer Menschen zusammenarbeiten und kommunizieren, gibt es Missverständnisse und falsche Vorstellungen, gerade im Büro. Mit unseren Tipps kannst Du die Kommunikation im Team aktiv gestalten. Das Ergebnis: weniger Frust für die Mitarbeitenden durch effizienteres Miteinander.