Drücken Sie sich falsch aus? Mit diesen 7 Tipps kommunizieren Sie richtig!

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Ist digitale Kommunikation

die Lösung eines alten oder Teil eines neuen Problems? Unsere 7 Tipps sorgen für mehr Effizienz und weniger Zeitverschwendung im Arbeitsalltag.

 

51 % DER ANGESTELLTEN FÜHLEN SICH DURCH DIGITALE KOMMUNIKATION BELASTET

Nach einer gängigen Definition ist Kommunikation das Teilen und Verteilen von Information. Aber daran, betrachtet man die laufende Diskussion, scheint es im Büro allenthalben zu hapern. Und dabei haben wir doch all diese neue Informations- und Kommunikationstechnologien am Workplace eingeführt. Dazu noch transparente Strukturen und flache Hierarchien. Was läuft also falsch?

Denn dass etwas falsch läuft, legen auch wissenschaftliche Studien nahe. So bilanziert Professor Daniel Markgraf von der AKAD Hochschule Stuttgart, dass sich inzwischen 51 % der Angestellten durch E-Mails bei der Arbeit eher be- als entlastet fühlen - vor 5 Jahren sind es nur 42 % gewesen. Die Befragten geben weiter an, dass etwa 10 % Ihrer Arbeitszeit durch die E-Mail Flut verschwendet werden. Fast ebenso hoch liegt die Arbeitszeitverschwendung durch ineffiziente Besprechungen …


Neue „Werkzeuge“ allein reichen also nicht zur Kommunikationsoptimierung. Sie müssen richtig genutzt und ihr Gebrauch intelligent koordiniert werden. Und sie müssen natürlich auf die Menschen im Büro zugeschnitten sein. Unsere sieben Praxis-Tipps sollen Ihnen Anregungen geben, wie Sie die interne Kommunikation in die richtigen Bahnen lenken können. Hin zu mehr Effizienz, weniger Zeitverschwendung und mehr Spaß an der Arbeit.

 

7 TIPPS FÜR BESSERE KOMMUNIKATION

1. Gute Kommunikation braucht Regeln

Regeln sollen kein Selbstzweck sein. Gute Regeln machen die Kommunikation im Team effizienter und transparenter. So muss allen Mitarbeitern klar sein, ob Privatkommunikation - etwa in sozialen Netzwerken - im Betrieb erlaubt ist oder nicht. Und wenn ja, zu welchen Gelegenheiten und Zeiten. Bei internen E-Mails müssen alle wissen, in welchem Zeitrahmen eine Bearbeitung oder Antwort erwartet wird, auch wenn die Nachricht keine Deadline enthält. Legen Sie fest, welche Nachrichten mit wem geteilt werden und wer in E-Mails in den CC (kurz für „carbon copy“ und auf Deutsch: „Durchschrift“) gesetzt werden sollte. So verhindern Sie, dass wichtige Mails in einer einsamen Inbox stecken bleiben oder in der Flut der eingehenden Nachrichten untergehen.

 
 
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2. Treffen Sie den richtigen Ton

Kommunikation verlangt Kompetenz, und das nicht nur bei den Inhalten. Wenn Sie bei Ihrem Gegenüber nicht den richtigen Ton treffen, führt das fast zwangsläufig zu Irritationen und Missverständnissen - Gift für jede gute Verständigung. Versuchen Sie, angemessen zu kommunizieren. Angemessen dem Gegenstand und dem Mitarbeiter gegenüber. Übertriebene Förmlichkeit beim Slack-Chat kann ebenso befremdlich wirken wie drei Emojis in einer E-Mail mit Arbeitsanweisungen vom Vorgesetzten. 

 
 

3. Die Aufgaben bestimmen das Medium

Der beliebte Slack-Chat ist ein praktisches Kommunikationstool, welches gut geeignet ist für die Abstimmung innerhalb eines Projekt-Teams. Allerdings nichts für Mitteilungen, die Sie und andere später schriftlich brauchen. Unterscheiden Sie Situationen, in denen schnelle Reaktionen und Rückmeldungen gefordert sind, von solchen, in denen komplexe Inhalte im Team bearbeitet werden müssen. Bei ersteren kann eine Chat-Software das richtige Kommunikationsmittel sein, bei letzteren wäre zum Beispiel die Projektmanagement-Software ein geeignetes Arbeitsmittel.

 
 

4. Nutzen Sie Bilder für Ihre Botschaft

Kommuniziert wird nicht nur über die Sprache. Machen Sie sich diese Einsicht persönlich zu Nutze und bringen Sie Ihre Botschaft zukünftig besser und einprägsamer an die Kollegen. Lassen Sie Bilder sprechen! Eine Umfrage von TechSmith und OnePoll unter Millenials hat ergeben, dass viele von diesen jüngeren Angestellten den herkömmlichen Kommunikationsstil im Büro für veraltet halten. 64 % der Befragten geben an, dass sie Inhalte besser und schneller begreifen, wenn Sie visuell dargestellt werden. Merke: Screenshots und kurze Videos sagen oft mehr als viele Worte, sind direkt verständlich und eindrücklich.

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5. Setzen Sie Ihre Persönlichkeit ein

Vergessen Sie niemals, wie wirkungsvoll ein persönliches Gespräch sein kann. Studien zeigen, dass persönliche Ansprache in der Regel weitaus effektiver ist als eine E-Mail – allerdings auch zeitintensiver. Setzen Sie diese Kommunikationsform also zielgerichtet ein. Und denken Sie daran, dass ein solches Gespräch für einige Teammitglieder Stress bedeuten kann. Besonders, wenn es um Beurteilung oder Leistungsbewertung geht.

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6. Wiederholen Sie sich ruhig

In der Informationsflut geht manch wichtiges Detail verloren oder wird falsch verstanden. Wenn Ihre Botschaft sicher alle Adressaten erreichen soll, dann wiederholen Sie sie ruhig. Fassen Sie etwa nach Besprechungen noch einmal alle wichtigen Punkte und Ergebnisse explizit zusammen. Durch eine solche Wiederholung erhöht sich das Verständnis für das Gesagte.

 
 

7. Keine Angst vor neuen Ideen!

Ihr Stil der Mitarbeiterkommunikation kann Kreativität anregen oder erlöschen. Wenn Sie Vorschläge nur diskutieren lassen, um danach eigene Vorstellungen durchzusetzen, dann verschwenden Sie Zeit und vernichten die Motivation Ihres Teams. Freuen Sie sich über neue Ideen und Impulse. Sie zeigen, dass Ihre Mitarbeiter sich Gedanken über ihr Tun machen und Verbesserungen für möglich und erstrebenswert halten.

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Wo immer Menschen zusammenarbeiten und kommunizieren, gibt es Missverständnisse und falsche Vorstellungen, gerade im Büro. Mit unseren Tipps können Sie die Kommunikation im Team aktiv gestalten. Das Ergebnis: weniger Frust für die Mitarbeiter durch effizienteres Miteinander.